政府OA辦公系統(tǒng)實(shí)施時(shí)需要關(guān)注的五個(gè)環(huán)節(jié)

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    在各種信息化項(xiàng)目中，OA辦公系統(tǒng)相對(duì)來說是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的應(yīng)用。但是目前來說，在政府單位中，OA辦公系統(tǒng)的使用效果卻并不是很理想。根據(jù)筆者的了解，一般情況下，一個(gè)OA辦公系統(tǒng)只要能夠起到二成左右的效果就已經(jīng)算是不錯(cuò)的了。對(duì)OA辦公系統(tǒng)來說，為什么理想與現(xiàn)實(shí)有這么大的差距呢?是軟件不好嗎?并不見得。筆者認(rèn)為，現(xiàn)在的OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)是比較成熟了。其主要的癥結(jié)還在于項(xiàng)目的實(shí)施上。對(duì)此，筆者建議，政府單位在實(shí)施OA辦公系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該關(guān)注以下五個(gè)環(huán)節(jié)。
    一、實(shí)施政府OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該發(fā)揮用戶執(zhí)行力的優(yōu)勢(shì)
    在政府單位，雖然部門與部門之間會(huì)有扯皮的現(xiàn)象。但是同一個(gè)部門上下級(jí)之間，執(zhí)行力卻是很高的。這比一般企業(yè)要高的多。這是筆者在政府單位執(zhí)行了多個(gè)信息化項(xiàng)目之后感受到的一個(gè)很深刻的印象。一般領(lǐng)導(dǎo)上午交待的命令，下面的員工會(huì)馬上就會(huì)落實(shí)。
    在OA辦公自動(dòng)化項(xiàng)目推動(dòng)中，這種執(zhí)行力是非常必要的。作為政府OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，應(yīng)該巧妙的借助這種力量，來推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度。如筆者在實(shí)施項(xiàng)目時(shí)，一般都會(huì)讓單位的一把手來作為項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。雖然一把手經(jīng)常會(huì)沒有時(shí)間。但是就是掛著個(gè)名，也要把他掛上。每次一個(gè)決議，或者一個(gè)通知，只要領(lǐng)導(dǎo)簽了字，其效力就好像是圣旨一樣，能夠很快的被落實(shí)下去。
    既然在政府單位中有這個(gè)執(zhí)行力的優(yōu)勢(shì)，那么我們就需要盡量的發(fā)揮這個(gè)優(yōu)勢(shì)。在不得已的時(shí)候有二把手來擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人時(shí)，最好也能夠從一把手那邊獲取尚方寶劍，以增加決議的效率，將執(zhí)行力貫徹到實(shí)處。
    二、實(shí)施政府OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該加大項(xiàng)目的考核力度
    正所謂“國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)”，在信息化項(xiàng)目中，一套行之有效的考核制度是必不可少的。相對(duì)一般的公司、中小企業(yè)來說，政府單位一般都是財(cái)大氣粗的。在實(shí)際項(xiàng)目中，政府單位往往可以為OA辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目申請(qǐng)到一筆可觀的項(xiàng)目資金。俗話說，“重賞之下必有勇夫”。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，在政府單位中，由于有資金作為保障，項(xiàng)目的考核制度一般都會(huì)比較好操作。
    例如，在OA辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目推進(jìn)過程中，可以充分貫徹“多獎(jiǎng)少罰”的政策。一般獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰的比例在8：2之間。如罰款200元，那么獎(jiǎng)勵(lì)就要在800元。項(xiàng)目經(jīng)理可以在項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)中設(shè)置不同的獎(jiǎng)金。如項(xiàng)目會(huì)議全勤獎(jiǎng)、需求調(diào)研突出員工獎(jiǎng)、業(yè)務(wù)流程梳理突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)、項(xiàng)目經(jīng)理獎(jiǎng)等等。雖然說獎(jiǎng)賞并不是目的，但是通過物質(zhì)的獎(jiǎng)勵(lì)，在很大程度上確實(shí)可以激發(fā)用戶的積極性，保障項(xiàng)目的正常實(shí)施。
    不過在制定考核制度時(shí)，筆者還是建議要“多獎(jiǎng)少罰”。對(duì)于有條件的企業(yè)，如果能夠做到“多獎(jiǎng)不罰”就更好了。畢竟實(shí)施信息化項(xiàng)目帶來的額外工作，需要占用員工大量的時(shí)間，有些甚至是需要加班加點(diǎn)來完成的。另外有一點(diǎn)需要注意的是，在條件允許的情況下，最好考核的體現(xiàn)能夠在當(dāng)天即生效。如某個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的工作完成了，在完成當(dāng)天就根據(jù)考核制度給與相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)。這可以提高考核制度的效果。
    三、實(shí)施政府OA辦公系統(tǒng)不可忽視關(guān)鍵用戶的力量
    政府企業(yè)單位是一個(gè)鐵飯碗。通常情況下，用戶很少有流動(dòng)。這與一般的企業(yè)單位員工高流動(dòng)率形成了一個(gè)鮮明的對(duì)比。員工的高度穩(wěn)定性，對(duì)于信息化項(xiàng)目推進(jìn)來說(當(dāng)然包括OA辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目)，是一筆很寶貴的財(cái)富。
    既然在政府單位中有這么一個(gè)優(yōu)勢(shì)，那么項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自然應(yīng)該好好利用起來。筆者認(rèn)為，在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在最大程度內(nèi)發(fā)揮關(guān)鍵用戶的力量。這是什么意思呢?如實(shí)施顧問在需求調(diào)研、系統(tǒng)培訓(xùn)等各個(gè)環(huán)節(jié)中，只需要跟企業(yè)的中高層管理人員打交道即可。從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成上來看，就是項(xiàng)目組管理人員以及關(guān)鍵用戶即可。而終端用戶的培訓(xùn)，則可以由關(guān)鍵用戶來完成。
    雖然在一般企業(yè)單位中，也可以貫徹這種實(shí)施方法。但是效果卻可能不會(huì)很理想。因?yàn)橐话愕墓酒髽I(yè)的員工流動(dòng)一般都比較大，一個(gè)關(guān)鍵用戶還沒有培訓(xùn)完成，這個(gè)用戶就可能已經(jīng)走了?；蛘哒f，項(xiàng)目剛上線，關(guān)鍵用戶就離職了，等等。所有很多情況下，實(shí)施顧問還需要對(duì)終端用戶去培訓(xùn)。但是由于實(shí)施顧問的時(shí)間是固定的，所以實(shí)施顧問忙于培訓(xùn)，而很少有時(shí)間在流程優(yōu)化等方面下功夫了。而在政府事業(yè)單位的OA辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目中，這種情況就很少發(fā)生。關(guān)鍵用戶一般都不會(huì)發(fā)生變化。為此實(shí)施顧問就可以抽身出來，做流程優(yōu)化等附加值更高的工作。
    四、實(shí)施政府OA辦公系統(tǒng)時(shí)部門之間的協(xié)調(diào)工作需要重視
    政府部門的垂直指揮線效率是很高的。一般執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定都不會(huì)過夜。但是跨部門之間的作業(yè)，扯皮的現(xiàn)象就會(huì)比較嚴(yán)重。在實(shí)施項(xiàng)目過程中，筆者對(duì)于上級(jí)給下級(jí)的任務(wù)并不是很擔(dān)心，擔(dān)心的就是部門之間的協(xié)作問題。
    如經(jīng)過業(yè)務(wù)分析，可能認(rèn)為某個(gè)業(yè)務(wù)另外一個(gè)部門做更加合適。遇到這種情況時(shí)，實(shí)施顧問需要特別的謹(jǐn)慎。雖然從總體上來說，這么調(diào)整可以提高工作效率。但是從部門來說，無疑是增加了一個(gè)部門的工作量、而減少了另外一個(gè)部門的工作量。遇到這種情況時(shí)，除非有特別的必要，否則的話，最好不要這么操作。因?yàn)槔硐腚m然是好的，但是在具體操作時(shí)，會(huì)遇到很大的難度。
    如果經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)研究討論之后，確實(shí)需要更改的，那么最好能夠協(xié)同這兩個(gè)部門的共同上級(jí)來推行新的流程與操作方式。這可以有效的避免兩個(gè)部門之間扯皮的現(xiàn)象，從而保障新的流程能夠得到具體的落實(shí)。這與普通企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施不同。一般企業(yè)比較看重整體的效果。雖然部門之間也會(huì)出現(xiàn)互相推托的現(xiàn)象，但是遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有政府單位這么嚴(yán)重。
    五、實(shí)施政府OA辦公系統(tǒng)時(shí)流程限制要比較固化
    在政府部門中，辦事的流程一般固定的都比較嚴(yán)格。如審批某張單據(jù)，需要經(jīng)過多少流程，就必須要經(jīng)過多少步驟。少一步都不可以。這對(duì)于實(shí)施OA辦公系統(tǒng)時(shí)，既是一個(gè)優(yōu)勢(shì)，也是一個(gè)挑戰(zhàn)。優(yōu)勢(shì)是流程固定了，在系統(tǒng)中只需要進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置即可。由于少了用戶機(jī)動(dòng)的環(huán)節(jié)，中間犯錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)就少。此時(shí)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的效果就比較容易體現(xiàn)。
    對(duì)OA辦公系統(tǒng)的挑戰(zhàn)就是系統(tǒng)要有比較靈活的實(shí)現(xiàn)機(jī)制。用戶提出來要怎么操作，就要怎么操作。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，一般它們都不會(huì)接納變通的處理方法。如果系統(tǒng)中無法按用戶現(xiàn)有的需求實(shí)現(xiàn)，就需要進(jìn)行大量的二次開發(fā)。而過多的二次開發(fā)，對(duì)于系統(tǒng)后續(xù)的升級(jí)也會(huì)遇到比較大的困擾。為此筆者建議，政府在進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)選型時(shí)，就最好選擇那些平臺(tái)型的產(chǎn)品，如泛普EAP平臺(tái)這樣的產(chǎn)品，這樣可以為后續(xù)項(xiàng)目的實(shí)施奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。