OA變成工作的一部分—— ＂有事發(fā)我OA＂

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  "快去把這份會(huì)議通知下發(fā)給集團(tuán)各公司，速度要快，明天就要開(kāi)會(huì)了。"
      拿著這份會(huì)議題，開(kāi)始聯(lián)系各公司的老總。"這一上午不用干別的人，光打電話發(fā)傳真了。"廣州、上海、北京、杭州……各分公司的老總都得通知，老天呀，真恨不得有雙章魚(yú)手（8爪魚(yú)）呀，8爪都不夠呀。
      10個(gè)電話，5個(gè)占線，2個(gè)不在服務(wù)區(qū)，傳真沒(méi)人接，老天呀，他們都在干什么呀，這都要急死了，我這個(gè)總部辦公人員，我容易嗎，我。打電話，不停的打，打打打……。看著同事們下班回家的身影，郁悶呀。
      現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)都這么發(fā)達(dá)了，憑什么我的工作還這么辛苦，要自強(qiáng)，要革命，這么下去我會(huì)憋死的。發(fā)電子郵件呀，可是哪有他們的郵件地址呀，就是發(fā)了也不知道們們看沒(méi)看呀，還是沒(méi)效率?；叵肫鹎皫滋彀l(fā)完郵件，對(duì)方確說(shuō)沒(méi)收到，被領(lǐng)導(dǎo)一頓教訓(xùn)的情景，心中的熱情就這樣被澆滅了。不甘心呀，開(kāi)建論壇、QQ群組、MSN，但是都不行，平臺(tái)不統(tǒng)一，保密性差，沒(méi)有安全感，這可不行呀，這些文件是有保密性的，難道還要回到打電話的這種"原始社會(huì)"嗎，真的不甘心呀。
      幾番探索之后，一個(gè)叫"OA辦公系統(tǒng)"的東東出現(xiàn)在我的視線中。終于有了理論依據(jù)了，OA協(xié)同軟件有內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，有即時(shí)的消息傳遞，還有公文流程處理。向領(lǐng)導(dǎo)斗膽建議上OA，"OK！"我大喜不已，但是協(xié)同軟件的技術(shù)、服務(wù)、價(jià)格都要好好的考慮呀，面對(duì)如此眾多的OA辦公軟件選哪個(gè)呢？這不可是兒戲，只準(zhǔn)成功不準(zhǔn)失敗。
      多數(shù)的軟件報(bào)價(jià)10萬(wàn)以上，有的還要分多少個(gè)用戶的，我哪知道要多少用戶呀，公司變化這么快。都什么年代了，還在玩C/S結(jié)構(gòu)那一套，分多少客戶端，升級(jí)起來(lái)特麻煩，現(xiàn)在滿大街流行的都是B/S，無(wú)需客戶端，有IE就行了。會(huì)電腦的人不多，但會(huì)上網(wǎng)的人可是多多呀。有的軟件報(bào)價(jià)2萬(wàn)多元，但是需要加一套正版的微軟的產(chǎn)品，也不知道我是買OA還是買那個(gè)"毫不講理"的微軟EXCHANGE，OA卻成了微軟的贈(zèng)品，也太沒(méi)志氣了，這樣的軟件一定會(huì)受微軟件"欺負(fù)"的。有的軟件價(jià)格看起來(lái)十分誘人，6000多元，服務(wù)可外包，可是那個(gè)東東的功能也太少了。更要命的是服務(wù)，說(shuō)不好哪天你連軟件公司都找不到，誰(shuí)給你維護(hù)呀。像這種外包型的企業(yè)信息化產(chǎn)品一定要選有實(shí)力的公司。
      經(jīng)過(guò)與各公司一家家的洽談、比較、試用，根據(jù)企業(yè)自己的情況，我們終于確定自己的OA選型標(biāo)準(zhǔn)：
      首先，該OA商的服務(wù)應(yīng)特別好，不但隨叫隨到，而且有技術(shù)人員通過(guò)MSN或QQ、電話、遠(yuǎn)程等工具能隨時(shí)進(jìn)行交流講解，讓人感到非常親切，做為軟件使用者，我要的就是這種感覺(jué)。
      其次，這款軟件采用的應(yīng)是B/S結(jié)構(gòu)，操作簡(jiǎn)便，會(huì)上網(wǎng)就會(huì)用OA。另外要具有可擴(kuò)展性和穩(wěn)定性，完全滿足辦公的需要，這種特性比較適合未來(lái)企業(yè)的成長(zhǎng)需要。
      再次，這款軟件應(yīng)是國(guó)產(chǎn)軟件，做為中國(guó)人，我們還是要多支持我們的民族軟件企業(yè)的發(fā)展的，同時(shí)價(jià)格要公道，性價(jià)比要高，能長(zhǎng)期支持服務(wù)，我們不需要繁瑣復(fù)雜的功能，多則無(wú)用。
      因?yàn)槲覀冎来蠖嚅_(kāi)發(fā)單位和企業(yè)進(jìn)行溝通時(shí)往往都是站在軟件的角度進(jìn)行思考的，把軟件的功能說(shuō)得十分強(qiáng)大，而很少在真正理解企業(yè)需求后結(jié)合軟件來(lái)談問(wèn)題。這樣導(dǎo)致很多企業(yè)把系統(tǒng)應(yīng)用起來(lái)后發(fā)現(xiàn)原來(lái)那么多功能，根本就用不到，或者說(shuō)不好用。
      經(jīng)過(guò)反復(fù)比較、考證，最后我們將目光鎖定在用友致遠(yuǎn)OA的A8協(xié)同管理軟件上。
   
OA變成工作的一部分—— "有事發(fā)我OA"

      接下來(lái)的事，就是安裝這套軟件，進(jìn)行普及培訓(xùn)了。由于大家都會(huì)用一些網(wǎng)上的工具，普及起來(lái)還是很快的。我們借助總裁辦公會(huì)的機(jī)會(huì)專門組織了一次OA辦公系統(tǒng)演示，向各位領(lǐng)導(dǎo)及同事們展示我們提出的新的辦公方式，把用戶名和密碼發(fā)給大家。當(dāng)時(shí)我們僅僅是給一些領(lǐng)導(dǎo)和文秘人員開(kāi)設(shè)了用戶名，小范圍的進(jìn)行普及。
      但是沒(méi)想到微機(jī)室的電話和我的OA短信中大量的信息是：快快給我個(gè)OA密碼，我們還要幾個(gè)OA號(hào)。哇噻，兩周的時(shí)間OA用戶從30多人發(fā)展成120多人，就連開(kāi)會(huì)時(shí)一些忙于業(yè)務(wù)的老總在會(huì)后都提出：再給我們公司再加幾個(gè)OA用戶吧，這樣他們給我傳文件就方便了。
      這個(gè)短信息就更精彩了，由于集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中管理，向下屬公司派駐的財(cái)務(wù)總監(jiān)都是集團(tuán)總部的財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，他們?cè)谕饷娣浅５男量?，尤其是遠(yuǎn)離這些平常在一起工作的總部人員，平時(shí)如果想溝通只能打電話，但是大額的電話費(fèi)又讓人們不能盡情的表達(dá)自己內(nèi)心的感受。但是通過(guò)用友OA辦公系統(tǒng)，每當(dāng)看到大家在線時(shí)，再也忍不住要和總部進(jìn)行溝通的心情，"在忙什么呢"、"最近工作順不順利"、"馬上給你發(fā)報(bào)表"。這即交流了感情又把工作得以順利完成。在年末的聚會(huì)上，駐外的財(cái)務(wù)人員深有感觸的說(shuō)到："雖然我們遠(yuǎn)隔千里，但是有OA把我們緊密相連，看到在線的各位同事，感到我們還是在一個(gè)大家庭中，我們之間并不遙遠(yuǎn)！"
      還有那個(gè)OA論壇，在那里大家演繹著現(xiàn)化信息交流的精采故事，"情似狂潮"、"風(fēng)卷旌旗舞"、"秋山野客"這些個(gè)性鮮明的網(wǎng)名在論壇不斷發(fā)表自己的內(nèi)心感受和轉(zhuǎn)載新鮮的故事。有過(guò)爭(zhēng)吵，有過(guò)感觸，在那里思維的碰撞特別的強(qiáng)烈。有些問(wèn)題的討論已經(jīng)成為："不服，不服到論壇里侃，我在論壇等你！
      現(xiàn)在我們同事之間傳遞消息的方式已經(jīng)成為"我給你發(fā)OA了"、"有事OA我"、"做好報(bào)表后發(fā)到我OA里"。雖然這種叫法有些不準(zhǔn)確，但是它已經(jīng)反映出，我們的工作已經(jīng)離不開(kāi)OA辦公軟件了，這已經(jīng)達(dá)到了我們的預(yù)期效果了。即然達(dá)到效果了，也無(wú)須糾正這種口誤了，反正大家已經(jīng)心領(lǐng)神會(huì)了。公司OA還在不斷的進(jìn)行升級(jí)，不斷的進(jìn)行發(fā)展，當(dāng)公司人員看到OA又發(fā)生了新的變化時(shí)會(huì)說(shuō)："OA又加新的功能了，一次可以加多個(gè)附件了，界面變得更清新簡(jiǎn)潔，連短信也會(huì)發(fā)出聲來(lái)。不錯(cuò)，微機(jī)室的這些人還是很能干的嘛。"說(shuō)得我們信息部有點(diǎn)不好意思了，這主要是軟件公司的功勞呀，但是心里還是美滋滋的。
   
     "對(duì)癥下藥"再上一層樓
     在應(yīng)用推廣OA中，我發(fā)現(xiàn)了幾點(diǎn)共性問(wèn)題，提出一些解決方法，以共同促進(jìn)公司OA辦公系統(tǒng)的完善與提升，并以饗同行。
     其一，做為企業(yè)的信息化建設(shè)，OA是一個(gè)企業(yè)信息化建設(shè)的必備工具，但同時(shí)許多企業(yè)在上了OA后時(shí)常面臨著單位內(nèi)部不同軟件整合的問(wèn)題，而整合不成功，各個(gè)軟件性能將互相沖突，大損其值。
     公司設(shè)計(jì)了一種人事檔案管理軟件，但是由于信息的保密性，又不想不所有人都看到，就要設(shè)置用戶名和密碼，但是這類軟件一多的話，左一個(gè)用戶名，右一個(gè)用戶名，太多，太繁雜，能不能借用OA中的用戶名密碼管理，做一接口掛接相關(guān)的業(yè)務(wù)軟件統(tǒng)一管理，以更加豐富OA的功能，統(tǒng)一平臺(tái)，方便工作？而這點(diǎn)是一個(gè)軟件優(yōu)劣與否一個(gè)表現(xiàn)，用友OA這方面表現(xiàn)較為強(qiáng)勢(shì)，能對(duì)不同軟件進(jìn)行有效整合，能成為我們的工作接口了，可改變以前的文件傳遞方式，更加系統(tǒng)化用數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行信息傳遞，減少數(shù)據(jù)冗余，提高查詢速度，達(dá)到信息的升值。
     其二，我們?cè)谄綍r(shí)調(diào)研選型時(shí)太強(qiáng)調(diào)OA系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)了而過(guò)少考慮OA協(xié)同辦公究竟能為企業(yè)帶來(lái)些什么實(shí)際東西。我們發(fā)現(xiàn)應(yīng)用OA遇到的最大的問(wèn)題是一些報(bào)表數(shù)據(jù)的收集整理、查閱、統(tǒng)計(jì)不便，工作跟蹤信息反饋不及時(shí)等。因此應(yīng)努力想想如何解決這些問(wèn)題了。關(guān)于報(bào)表數(shù)據(jù)收集的問(wèn)題，原來(lái)單位使用EXCEL來(lái)做報(bào)表，每天都有三張不同報(bào)表，再打印后進(jìn)行審批，每日的耗紙量就不說(shuō)了，關(guān)鍵是到月底年底要進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總分析時(shí)那麻煩就大了，所有人都在把紙質(zhì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)一一輸入新的EXCEL表中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，效率慢不說(shuō)，還容易出錯(cuò)。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，當(dāng)時(shí)我想為什么不用OA的工作流模塊來(lái)進(jìn)行報(bào)表錄入呢？這樣不僅能解決數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)問(wèn)題，而且能按一定的規(guī)則找出想要的報(bào)表，也避免原來(lái)報(bào)表打印和存檔所產(chǎn)生的不便？要做到這一點(diǎn)，需要OA本身?yè)碛袕?qiáng)大的工作流。我利用用友OA系統(tǒng)后，現(xiàn)在我們單位的日常報(bào)表已全部在工作流中進(jìn)行，現(xiàn)在大家到月底就不用為了大量需要重新錄入的數(shù)據(jù)心煩了。
     其三，為什么中小企業(yè)OA項(xiàng)目失敗率如此之高，就是OA水土不適，沒(méi)有量體裁衣。這一點(diǎn)企業(yè)一直沒(méi)太注意。首先中小企業(yè)沒(méi)有大企業(yè)那樣的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，對(duì)于OA項(xiàng)目的投入非常有限，其次中小企業(yè)的規(guī)模、扁平化的管理、辦事機(jī)構(gòu)相對(duì)集中，決定了信息的傳遞不易產(chǎn)生瓶頸，這幾個(gè)特性決定了中小企業(yè)不能像大企業(yè)那樣有大量的投入請(qǐng)來(lái)專業(yè)的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)單位進(jìn)行量身定制，并且OA的一些優(yōu)秀特性也不能在中小企業(yè)中得到很好的發(fā)揮。這意味著如果將大企業(yè)成功的OA模式，不經(jīng)選擇地強(qiáng)行應(yīng)用于中小企業(yè)的話難免會(huì)發(fā)生"消化不良"。因此與其動(dòng)輒花幾十萬(wàn)、十多萬(wàn)買個(gè)大而無(wú)用的OA，還不如買一個(gè)合身合體、經(jīng)濟(jì)簡(jiǎn)捷的OA實(shí)在。這點(diǎn)用友OA絕對(duì)是中小OA軟件的典型代表，可參照選用。
     另外，我想，OA項(xiàng)目的實(shí)施不是集中在一段時(shí)間就可以完成的，我認(rèn)為成功的OA項(xiàng)目沒(méi)有所謂項(xiàng)目結(jié)束的概念，只要企業(yè)不斷發(fā)展OA辦公系統(tǒng)就不會(huì)結(jié)束--立項(xiàng)、調(diào)研、選型之后是部署修改，再部署再修改，再來(lái)就是維護(hù)和新業(yè)務(wù)的整合再修改或?qū)εf業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，如此不已。一勞永逸的想法是不可取。