如何使用oa辦公軟件

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　　OA系統(tǒng)雖然已經(jīng)逐漸被國內(nèi)用戶所認知，但對于OA系統(tǒng)能做什么事情，能給使用者帶來什么?能理智對待的人卻不多。概括來說，好的OA系統(tǒng)能利用現(xiàn)有的符合實際的辦公硬件、利用電子信息技術(shù)構(gòu)成人機信息系統(tǒng)，最大限度地改善辦公決策的自動化，改善辦公環(huán)境，輔助辦公人員進行辦公活動。不同公司的OA系統(tǒng)其性能側(cè)重點也不相同，所以選擇OA系統(tǒng)時，關(guān)鍵是要清楚自己的企業(yè)需要什么樣性能的OA系統(tǒng)，下面是企業(yè)在使用OA系統(tǒng)時應(yīng)該考查的幾個重要方面。

　　適用與安全

　　由于OA系統(tǒng)是一個面向最終用戶的管理系統(tǒng)，客戶在選擇OA系統(tǒng)的時候首先應(yīng)考慮產(chǎn)品的成熟度和適用性，是否有成功的實施經(jīng)驗，能否真正解決用戶的日常辦公和業(yè)務(wù)處理的問題。其次是考慮安全性，OA系統(tǒng)覆蓋面廣，處理信息多，因此設(shè)計完善的安全性保護方案對于OA系統(tǒng)非常重要。安全性應(yīng)該既能有效地阻止用戶之間的非法侵入、非授權(quán)訪問等，同時要保證不同用戶高效、快速地訪問控制授權(quán)范圍內(nèi)的系統(tǒng)資源。

　　兼容與標準

　　同樣是Ofice軟件，不同產(chǎn)品和版本之間，仍不免因為版本不兼容而出現(xiàn)文件打不開、格式錯誤等問題，造成延誤工作甚至重復(fù)工作的情況。因此辦公軟件產(chǎn)品產(chǎn)生的文件格式能否能被對方接受(即格式兼容問題)，是企業(yè)用戶關(guān)注OA系統(tǒng)的焦點。還有OA系統(tǒng)主要和文字有關(guān)，所以字庫很重要，選擇OA系統(tǒng)要注意該產(chǎn)品的字庫是否符合國家標準，能否解決編排文擋時無法輸入和顯示生僻人名、地名、漢字等問題。

　　價格與決策

　　用戶在選擇OA系統(tǒng)時不要覺得越貴越好，那種期望通過大投資，立竿見影地提高管理水平，立刻有經(jīng)濟回報的想法是不實際的。選擇OA系統(tǒng)還要注意其辦公決策能力，OA系統(tǒng)要考慮到使用者的基本信息環(huán)境，包括MRPIl、ERP、CRM、MIS等，為其提供高效率的接口或提供優(yōu)秀的集成方案，有效地利用有用信息為其服務(wù)。

　　通用與開放

　　現(xiàn)在OA系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀及存在的主要問題是公共基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，信息交換困難，導致用戶感覺使用不便，進而使企業(yè)重復(fù)開發(fā)系統(tǒng)，造成資源浪費。所以企業(yè)選擇OA系統(tǒng)時，首先要關(guān)注所選系統(tǒng)是否具有通用性，看它是否能滿足企業(yè)內(nèi)各類辦公人員的辦公與管理需求，其次是看其開放性與可擴展性，以方便今后進行系統(tǒng)升級和擴充。

　　習慣與維護

　　在應(yīng)用OA系統(tǒng)過程中，必然會對原有的一些辦公習慣、辦公制度有所沖擊。建議企業(yè)在選擇OA系統(tǒng)時，一方面要調(diào)整自身企業(yè)的工作流程，同時也要挑選那些和自己原有辦公習慣和辦公制度相適應(yīng)的系統(tǒng)。還有很關(guān)鍵的是可維護性，好的OA系統(tǒng)要具備故障診斷和分析工具，能幫助維護人員判斷故障原因，具備有效的維護工具和系統(tǒng)自動恢復(fù)工具。