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政府協(xié)同辦公管理系統(tǒng)
當今社會中,已越來越強調(diào)對組織中的知識進行全面管理,首先把信息和知識作為企業(yè)重要的資源來看待,其次把企業(yè)的信息和知識作為企業(yè)的財富和核心,強調(diào)企業(yè)內(nèi)部知識的分離和重用,發(fā)揮企業(yè)員工和集體的智慧,在知識創(chuàng)新中謀求企業(yè)發(fā)展的機會。企業(yè)員工獲得知識的方法、途徑,知識的來源、整理和傳播、運用以及與之相關的價值流,知識與價值的分配,知識的利用方法等構成了企業(yè)中知識管理所要面對的主要問題。
隨著信息膨脹和工作節(jié)奏的日益加快,企業(yè)正面臨著前所未有的挑戰(zhàn),信息化和無紙化辦公作為一種有效應對手段而被越來越多的企業(yè)所采用。傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法完成知識管理所承擔的任務,原來傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)無法滿足辦公現(xiàn)代化的需要,辦公自動化系統(tǒng)作為提高工作效率、規(guī)范辦公制度、降低辦公成本、方便領導決策的重要工具,越來越受人們的重視,將信息知識管理工作借助于計算機來完成的需求變得非常迫切,電子辦公將是現(xiàn)代辦公的發(fā)展方向。
人們普遍使用計算機和網(wǎng)絡來提高工作效率,但是現(xiàn)在更多的時候是需要協(xié)同工作的,我們主要的是通過網(wǎng)絡通訊的基礎平臺,建設一個安全、可靠、開放而高效的信息網(wǎng)絡的辦公自動化系統(tǒng)。為管理部門提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合服務,實現(xiàn)企業(yè)各部門日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、標準化,增強員工間的協(xié)同工作能力,實現(xiàn)各種文檔的在線查看、編輯和借閱,最終實現(xiàn)“無紙化”辦公。
一、應用解決方案
(一)系統(tǒng)概述
辦公自動化系統(tǒng)(Office Automation System,OA)是指:基于先進的網(wǎng)絡互聯(lián)的分布式軟件系統(tǒng),通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布,達到提高工作效率,較低勞動強度,減少重復勞動的目的。它強調(diào)人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作,以及相互之間有效地交流、溝通。OA系統(tǒng)作為一個信息化工具,提供了一種全新的工作方式,幫助企業(yè)更快速、更輕松、更徹底、更方便的工作,實現(xiàn)資源共享、流程規(guī)范、推動工作的執(zhí)行力。最終強化企業(yè)組織的內(nèi)部管理,促進企業(yè)目標戰(zhàn)略的實現(xiàn)。
本公司的OA辦公自動化系統(tǒng)基于B/S構架,采用了.NET技術,保持了良好的兼容性和擴展性。系統(tǒng)中的模塊權限、工作流權限、待辦事宜權限等權限控制,可以細致地進行人員權限的控制,保證了系統(tǒng)的可用性與安全性。
泛普軟件有限公司OA辦公自動化系統(tǒng)致力于為用戶提供性價比最高的產(chǎn)品,本著結構先進、功能實用、操作簡單、持續(xù)升級的四大原則,采用先進的技術和構架,最大限度的滿足客戶需求。
(二)模塊及功能
1.電子公文:
電子公文就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文全部轉換成電子信息的形式在網(wǎng)上傳遞,包括公文的撰寫,發(fā)送,審批等,并且在這一過程中不同職位擁有不同的權限,公文審批合格后可以在全公司范圍內(nèi)發(fā)送給任何人,保證了公文傳遞的及時性和準確性,同時節(jié)省了很大一部分資源。
2.個人通訊
個人通訊就是在OA系統(tǒng)中開辟電子郵箱,員工只要開通OA就擁有一個電子郵箱,只要連接內(nèi)網(wǎng)就可以在全公司范圍內(nèi)發(fā)送內(nèi)部電子郵件,避免無法連接外網(wǎng)是帶來的溝通不便,同時新郵件直接出現(xiàn)在OA系統(tǒng)中,方便了員工在工作中的交流協(xié)作。
3.日常辦公
日常辦公包含四部分: ①日程安排:添加個人備忘錄,及時進行提醒; ②公司通訊錄:展示公司各部門的組織構架和人員的基本信息; ③名片夾:制作個人名片,存在系統(tǒng)中,方便查找; ④通告錄入:提供一個非公文的信息發(fā)布平臺;
4.工作流
工作流是針對日常工作中一些需要向上級部門申請審批的工作流程,通過申請、上報、審批等操作來完成整個工作流程,并通過設置相應的流轉路徑和接受者,實現(xiàn)申請審批的自動化。
二、實施與服務
1.前期準備:
公司需要制定產(chǎn)品詳細目錄,以及業(yè)務員檔案,客戶檔案,部署情況等。屆時,我公司會委派專人負責前期調(diào)研。
2.硬件投資:
(1)服務器:可租用我公司服務器或自行組建。
(2)電腦:各管理崗位需要配備電腦,具體數(shù)量因?qū)嶋H情況而定。
(3)網(wǎng)絡:保證網(wǎng)絡正常,各電腦能正常上網(wǎng)。
3.培訓、實施:
(1)我公司委派專人,負責具體培訓、實施工作。
(2)公司組織各部門管理人員及業(yè)務員等參加培訓,時間為2~3天。
(3)實施時間需根據(jù)具體情況來定(軟件開發(fā)程度、硬件設施配備情況等)。但實施期間不影響公司業(yè)務的正常進行。
(4)24小時技術支持。
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