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數(shù)據(jù)管理工作是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，特別在實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理時(shí)更需要以 科學(xué)的方法來對(duì)待各項(xiàng)工作。檔案資料的設(shè)定是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)工作， 因此需要認(rèn)真對(duì)待。
系統(tǒng)為了使各項(xiàng)檔案資料的管理明確化、準(zhǔn)確化，采用了級(jí)次管理及 編碼管理的方式。
級(jí)次管理：新增相關(guān)檔案資料時(shí)，區(qū)分為“新增同記錄”或“新增子 記錄”，以支持資料的分級(jí)管理。各級(jí)之間用連字符“一” 連接，且各級(jí)之間可直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)以根據(jù)需要進(jìn)行級(jí)次 修改。
編碼管理：在檔案資料中，涉及到許多編碼(如顏色、物料等)，所有 的編碼都具有以下特點(diǎn)：
(1)所有的編碼編號(hào)不能重復(fù)(名稱可重復(fù))或?yàn)榭?
(2)編碼設(shè)定時(shí)要簡單通用及有一定的規(guī)則，最好為英文字母 或數(shù)字的組合;
(3)已經(jīng)被引用的編碼不能被刪除。
第一節(jié) 銷售資料
銷售資料分為地區(qū)、貨幣資料、運(yùn)輸方式、收付款方式及銷售定價(jià)方 式，該資料是銷售管理模塊運(yùn)行的基礎(chǔ)。
二、貨幣資料
三、運(yùn)輸方式
四、收付款方式
五、銷售定價(jià)方式
第一節(jié) 客戶/供應(yīng)商資料
在交易的過程中彼此基于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的往來必須得到真實(shí)、詳細(xì)的記錄。 對(duì)于供應(yīng)商、客戶及其它合作伙伴的檔案、彼此的優(yōu)惠條件、結(jié)算方式、 往來帳款都需要詳細(xì)的核算和管理，以便充分合理地利用資源進(jìn)行銷售、 生產(chǎn)或物料等方面的管理。
一、客戶/供應(yīng)商類別
二、客戶/供應(yīng)商詳細(xì)資料
系統(tǒng)允許用戶有選擇地錄入客戶/供應(yīng)商的詳細(xì)資料，對(duì)更多聯(lián)系人、 公司簡介、產(chǎn)品介紹及活動(dòng)列表等資料窗口使用者也可根據(jù)需要選擇是否錄入。
系統(tǒng)將客戶/供應(yīng)商資料分為列表及卡片兩種顯示形式，用戶可自行選 擇需查看的方式。
第二節(jié) 物料資料
本模塊提供分類的物料編碼方式，作為生產(chǎn)物料清單、物料需求、采 購出入倉等模塊的必備字典資料。
一、度量單位
不同的物料需用到不同的度量單位，須先在該窗口中錄入各個(gè)度量單 位的相關(guān)信息。在該窗口中，可以輸入不同的度量單位以及和基本度量單 位之間的兌換值。
二、物料類別
物料類別是用來將具體的物料(主料、輔料、成品等)進(jìn)行分類管理 所設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，軟件使用者可根據(jù)公司的物料核算和控制的需要進(jìn)行設(shè)置， 通過這些設(shè)置，可以在相關(guān)的模塊及報(bào)表中進(jìn)行分類查詢。
三、物料來源
用戶根據(jù)公司實(shí)際情況，將各種物料的來源進(jìn)行劃分，如自購、客供、 自產(chǎn)、委托加工等。
四、倉庫資料
用戶根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)公司各個(gè)倉庫的類別名稱及所在位置進(jìn)行分級(jí)
式設(shè)定。通過這些設(shè)置，可以在相關(guān)的模塊和報(bào)表中分倉庫進(jìn)行查詢或統(tǒng) 計(jì)。
五、物料編碼
物料編碼在整個(gè)系統(tǒng)中有很重要的作用，在做物料編碼之前，必須先 根據(jù)公司的情況詳細(xì)規(guī)劃物料編碼的結(jié)構(gòu)，對(duì)編碼要做到分類明晰，一目 了然，并且一定要遵循統(tǒng)一的規(guī)則，以方便記憶及錄入。
打開物料編碼之后，窗口的左邊是物料的樹型分類，右邊是每種分類下 所包含的具體物料信息。通過工具欄，用戶可對(duì)各種具體物料進(jìn)行新增、 修改等相應(yīng)操作。
在輸入物料信息時(shí)，對(duì)包含顏色、包含尺碼及庫存數(shù)據(jù)保存制單號(hào)這 幾個(gè)選項(xiàng)，必須根據(jù)該物料的實(shí)際使用情況進(jìn)行認(rèn)真選擇，該選項(xiàng)將會(huì)影 響到以后的物料管理。
包含顏色、尺碼：如該物料顏色、尺碼同制單顏色、尺碼，則選中此 項(xiàng)，否則不選。
庫存數(shù)據(jù)保存制單號(hào)：如該物料需根據(jù)訂單量進(jìn)行采購及使用，則選 中此項(xiàng)，否則不選。
第三節(jié) 生產(chǎn)資料
顏色
使用者根據(jù)實(shí)際需要在該處錄入所有的顏色編碼及其名稱資料。
第四節(jié) 生產(chǎn)資料
顏色
使用者根據(jù)實(shí)際需要在該處錄入所有的顏色編碼及其名稱資料。
四、工序類別
此處使用者根據(jù)公司實(shí)際情況自訂規(guī)則，將公司所用的所有具體工序 進(jìn)行分類，以便于對(duì)龐大的工序名稱進(jìn)行方便的查詢及控制。
五、技能等級(jí)
使用者根據(jù)公司實(shí)際情況將技能分等級(jí)管理并設(shè)定每一等級(jí)的技能系 數(shù)，便于以后區(qū)分各道工序的難度及結(jié)合考勤、工票管理來查閱員工效率。
六、工序字典表
打開工序字典表，窗口左邊是工序類別的樹狀結(jié)構(gòu)，右邊則是使用工 具欄的各項(xiàng)按鈕對(duì)工序代號(hào)、名稱、等級(jí)、工價(jià)等相關(guān)的工序資料進(jìn)行操 作后的工序列表。此處工序字典的各項(xiàng)相關(guān)資料對(duì)生產(chǎn)情況、工資管理等 模塊有直接聯(lián)系，因此須認(rèn)真錄入。
七、部位字典
此處設(shè)定部位名稱，便于以后在生產(chǎn)管理模塊中對(duì)生產(chǎn)制作中各個(gè)部 位作出詳細(xì)的尺碼及工藝要求
八、生產(chǎn)進(jìn)度字典
此處可輸入生產(chǎn)中需追蹤地每一進(jìn)度的名稱及其詳細(xì)資料九、質(zhì)量檢驗(yàn)字字典
輸入生產(chǎn)中需做質(zhì)量檢驗(yàn)的每個(gè)項(xiàng)目的名稱及其問題率等資料
九、質(zhì)量檢驗(yàn)字字典
輸入生產(chǎn)中需做質(zhì)量檢驗(yàn)的每個(gè)項(xiàng)目的名稱及其問題率等資料
十、款式種類
此處將公司經(jīng)常要做的款式分類。打開此窗口，左邊是所有已錄入 的款類的列表，右邊是每個(gè)款類的基本制作說明和配料說明。
款式種類資料與系統(tǒng)后面的生產(chǎn)管理模塊相關(guān)聯(lián)，在生產(chǎn)管理模塊 中新增制作明細(xì)單，選擇款式類別的時(shí)候，它的制造說明和配料說明也 會(huì)同時(shí)攜帶到新的制單，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是：首先將該款類的制造說明和 配料說明的基本要點(diǎn)編寫好，每新增一個(gè)制單，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)攜帶過去， 然后根據(jù)具體的新單再進(jìn)行編輯，這樣既可以減少人為疏忽而導(dǎo)致的錯(cuò) 誤，也可以減少工作量，避免重復(fù)錄入。
十一、樣板類別
根據(jù)公司實(shí)際情況對(duì)樣板單的類別進(jìn)行劃分
十二、樣板單生產(chǎn)進(jìn)度字典
輸入樣板單需跟蹤的生產(chǎn)進(jìn)度項(xiàng)目名稱及其相關(guān)資料
第五節(jié) 會(huì)計(jì)資料
該模塊包括財(cái)務(wù)管理的成本核算、應(yīng)收應(yīng)付款管理、憑證及日記帳的 錄入，因此需先在該模塊中錄入基本的會(huì)計(jì)資料。
一、銀行資料
二、成本字典
三、科目類型
四、科目字典
成都公司：成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號(hào)1層9號(hào)
重慶公司：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓
