ERP系統(tǒng)環(huán)境下的數(shù)據(jù)流異常

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　　高的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度和數(shù)據(jù)質(zhì)量是ERP系統(tǒng)成功運(yùn)行的基石。然而，人們對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度和數(shù)據(jù)質(zhì)量卻存在廣泛的誤解。最常見(jiàn)的誤解是：如果基本的數(shù)據(jù)編碼體系和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入業(yè)已完成，ERP系統(tǒng)也成功上線，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度和數(shù)據(jù)質(zhì)量便只與數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤和庫(kù)存數(shù)據(jù)誤差有關(guān)。其實(shí)拙劣的工作流程和做法是差強(qiáng)人意的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度和數(shù)據(jù)質(zhì)量的主要罪魁禍?zhǔn)?。例如，不可?zhí)行的生產(chǎn)訂單常常被迫半途中止，大量的半成品/在制品堆積在生產(chǎn)線上，直到生產(chǎn)訂單恢復(fù)生產(chǎn)才能夠被消耗和處理。當(dāng)前的ERP數(shù)據(jù)流肯定會(huì)一片混亂，變形扭曲，而變形扭曲的數(shù)據(jù)會(huì)誤導(dǎo)ERP使用者。結(jié)果呢，是更多的生產(chǎn)訂單不可行，盲目的采購(gòu)，恐慌性物料堆積，數(shù)據(jù)流變得更加混亂。于是，ERP使用者也開(kāi)始秘密使用自己“更方便和更可靠的”流程和做法，將ERP系統(tǒng)拋棄在一邊。這便是在ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)暗流。

　　然而，某種程度的數(shù)據(jù)變形雖然令人討厭，卻無(wú)法完全避免，因?yàn)橛捎诟鞣N原因，我們無(wú)法完全根除數(shù)據(jù)變形。因此，怎樣將數(shù)據(jù)變形控制在可容忍的程度之內(nèi)，盡力降低其對(duì)生產(chǎn)運(yùn)作的負(fù)面影響，就成了我們永遠(yuǎn)關(guān)注的焦點(diǎn)。在ERP環(huán)境下，怎樣通過(guò)消除拙劣的工作流程/做法和建立完善的工作流程來(lái)管理數(shù)據(jù)流呢(本文僅討論計(jì)劃與排產(chǎn)，采購(gòu)與庫(kù)存管理方面)。

　　要想試圖減輕這些由于拙劣的工作流程和做法帶來(lái)的數(shù)據(jù)變形，首先要正視這些實(shí)際存在的問(wèn)題。

審視拙劣的工作流程

　　在ERP環(huán)境下，什么是拙劣的工作流程/做法呢?簡(jiǎn)而言之，任何不能按計(jì)劃執(zhí)行，或者妨礙我們發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)中存在問(wèn)題的工作流程/做法即是拙劣的工作流程/做法。

不可執(zhí)行的生產(chǎn)排程引發(fā)數(shù)據(jù)地震

　　不可執(zhí)行的生產(chǎn)排程是一號(hào)企業(yè)公敵，因?yàn)樗粌H使生產(chǎn)極度不穩(wěn)定，浪費(fèi)企業(yè)寶貴的人工、生產(chǎn)能力等資源，還惡化數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度和數(shù)據(jù)質(zhì)量(光是處理和跟蹤散布在各個(gè)生產(chǎn)線上的在制品就令人頭痛)。

　　不可執(zhí)行的生產(chǎn)排程是數(shù)據(jù)地震的震中。之所以發(fā)生數(shù)據(jù)地震，是因?yàn)槲覀儧](méi)有充分意識(shí)到不可執(zhí)行的生產(chǎn)排程對(duì)實(shí)際經(jīng)營(yíng)運(yùn)作所帶來(lái)的巨大的破壞性影響以及其對(duì)ERP數(shù)據(jù)流的巨大沖擊。要解決這個(gè)問(wèn)題，必須強(qiáng)調(diào)紀(jì)律和追求更好的原則。

確定了的生產(chǎn)排程必須沒(méi)有缺料，而且通過(guò)了生產(chǎn)能力計(jì)劃CRP的檢驗(yàn)。

　　首先，“小批量多批次”原則使生產(chǎn)訂單精煉而敏捷：精煉而敏捷的生產(chǎn)訂單能夠在動(dòng)蕩環(huán)境中盡可能地穩(wěn)定生產(chǎn)和ERP數(shù)據(jù)流；其次，精煉而敏捷的生產(chǎn)訂單可以縮短生產(chǎn)訂單的完成周期，因而成品能夠及時(shí)入庫(kù)，數(shù)據(jù)流也更加透明。利用每天/每周的生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告就能夠及時(shí)反應(yīng)并指導(dǎo)實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)作；再次，精煉而敏捷的生產(chǎn)訂單可以方便企業(yè)在面對(duì)不斷變化的銷售需求時(shí)，更加富有彈性。

　　凸顯當(dāng)前生產(chǎn)訂單所需要的所有在訂物料：列出當(dāng)前生產(chǎn)訂單所需要的在訂物料，協(xié)力確保按期到達(dá)。一旦發(fā)生變動(dòng)，及時(shí)調(diào)整當(dāng)前的生產(chǎn)訂單排程。

　　積極主動(dòng)地識(shí)別和處理各種潛在的問(wèn)題：生產(chǎn)排程時(shí)，積極主動(dòng)地識(shí)別和處理任何潛在的阻止生產(chǎn)排程的問(wèn)題。比例說(shuō)，生產(chǎn)排程時(shí)發(fā)現(xiàn)，某一物料的可用現(xiàn)有庫(kù)存剛好等于或稍微大于滿足某生產(chǎn)訂單的數(shù)量要求。如果該物料所規(guī)定的可接受的庫(kù)存差異可能對(duì)生產(chǎn)訂單產(chǎn)生重大影響，這時(shí)就需積極主動(dòng)地作一番調(diào)查和必要的安排。要是不過(guò)問(wèn)就確定該生產(chǎn)訂單并交付生產(chǎn)線，如果等到生產(chǎn)線在生產(chǎn)途中才發(fā)現(xiàn)該物料實(shí)際上缺料，那就為時(shí)太晚了。

及時(shí)更新數(shù)據(jù)，警惕“暗流浮動(dòng)”

　　眾所周知，數(shù)據(jù)的價(jià)值是時(shí)間的函數(shù)，更新不及時(shí)或過(guò)時(shí)的數(shù)據(jù)就像走了氣的啤酒。而“走了氣”的數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)的扭曲或變形，不能正確、真實(shí)地反映企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作。這里的數(shù)據(jù)更新主要指兩種：一是更正不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，例如不準(zhǔn)確的庫(kù)存數(shù)據(jù)，失效的出貨期，BOM錯(cuò)誤等;二是周期性訂單修訂參數(shù)和其他系統(tǒng)參數(shù)的維護(hù)。不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)是一種端點(diǎn)數(shù)據(jù)變形，而系統(tǒng)參數(shù)維護(hù)不當(dāng)則是一種系統(tǒng)性的數(shù)據(jù)變形。

　　在有些公司，ERP系統(tǒng)已經(jīng)使用好幾年，但ERP使用者還在秘密地使用自己“更方便更可靠的工作流程/做法”。而管理層認(rèn)為既然沒(méi)有發(fā)生什么不妥，也就睜一只眼，閉一只眼。其實(shí)，任何繞道ERP系統(tǒng)的工作流程/做法都會(huì)產(chǎn)生ERP數(shù)據(jù)流之外的數(shù)據(jù)暗流。這種數(shù)據(jù)暗流會(huì)削弱企業(yè)對(duì)流程的控制，損害企業(yè)對(duì)流程的管理和進(jìn)一步優(yōu)化。不過(guò)，需要指出的是，任何利用ERP數(shù)據(jù)的支持決策系統(tǒng)，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)不屬于繞道ERP系統(tǒng)的“更方便更可靠的工作流程/做法”。

　　那么，我們又怎樣保證及時(shí)數(shù)據(jù)更新和避免繞道ERP的秘密的“更方便更可靠的工作流程/做法”呢?解決方案原則上很簡(jiǎn)單：持續(xù)提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率，定期維護(hù)訂單修訂等系統(tǒng)參數(shù)，以確保ERP產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流與實(shí)際運(yùn)作相符，通過(guò)基于ERP的工作流程的改進(jìn)，禁止任何繞道ERP的行為。

　　這樣精心設(shè)計(jì)的流程，首先解決了做正確的事情的問(wèn)題，更容易確保一切按計(jì)劃進(jìn)行。

標(biāo)本兼治的解決之道

　　當(dāng)然，說(shuō)來(lái)容易做來(lái)難。如何建立和完善工作流程，使得ERP體系不僅僅是個(gè)復(fù)雜的記錄各種財(cái)務(wù)、銷售和運(yùn)作交易的數(shù)據(jù)庫(kù)，而且還能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地分析，從而快速識(shí)別問(wèn)題，解決問(wèn)題呢?換句話說(shuō)，必須創(chuàng)造這樣一種環(huán)境，使ERP使用者能夠容易地將ERP數(shù)據(jù)流中各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系可視化，一旦出現(xiàn)異常的數(shù)據(jù)流，ERP使用者能夠被及時(shí)告之;此外，必須不斷培養(yǎng)、提高ERP使用者利用ERP有效地解決各種問(wèn)題的能力。只有這樣，拙劣的工作流程才有可能被完全根除，否則處理ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)流問(wèn)題就像兩只手按水上的多只皮球。通過(guò)建立基于ERP數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上可視化的物料供需及數(shù)據(jù)關(guān)系管理體系來(lái)支持企業(yè)對(duì)流程完善的需求。

物料供需掃描管理體系

　　ERP系統(tǒng)能夠?qū)⒃瓉?lái)各職能部門分散孤立的數(shù)據(jù)信息整合成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)流。利用這一點(diǎn)，可以建立物料供需掃描管理體系，為ERP使用者提供有價(jià)值的參考。下面是該體系的主要組成部分。

　　需求檔案：該檔案記錄物料(成品或原材料)的歷史需求信息，現(xiàn)有在訂需求信息，以及未來(lái)的預(yù)測(cè)需求信息，并做以下分析：

　　需求特性分析：識(shí)別需求的特性是真實(shí)的固定需求(確定了的銷售訂單)，還是安全庫(kù)存需求，還是根據(jù)預(yù)測(cè)作物料準(zhǔn)備。所有這些信息是將需求按優(yōu)先順序排序的重要考慮因素。

　　需求趨勢(shì)分析：綜合歷史需求，現(xiàn)有在訂需求和預(yù)測(cè)，對(duì)物料做需求趨勢(shì)分析。

　　需求穩(wěn)定性分析：記錄訂單變化的頻率，以及實(shí)際訂單數(shù)與預(yù)測(cè)的差異，反應(yīng)需求的穩(wěn)定性。

客戶/供應(yīng)商檔案：對(duì)成品來(lái)說(shuō)，該檔案列出的是有關(guān)該客戶的重要信息。例如，該客戶是否是VIP客戶，該成品是否與同一客戶訂購(gòu)的另一個(gè)成品配套，等等。對(duì)于采購(gòu)件來(lái)說(shuō)，該檔案列出該供應(yīng)商送貨及時(shí)率數(shù)據(jù)，以及可能影響該采購(gòu)件及時(shí)送貨的當(dāng)前約束狀況。

　　需求&供應(yīng)檔案：該檔案監(jiān)督在某一時(shí)段內(nèi)某一物料供需狀況的不斷變化：檢驗(yàn)是否存在過(guò)量生產(chǎn)/過(guò)量采購(gòu)；或者，檢驗(yàn)是否存在生產(chǎn)不足/采購(gòu)不足;是否某一成品/采購(gòu)件/自制件進(jìn)倉(cāng)太早或太遲；什么是當(dāng)前需要特別關(guān)注的麻煩物料/供應(yīng)商/客戶;是否有些客戶訂單無(wú)法滿足，是什么原因使其無(wú)法滿足，等等。

　　簡(jiǎn)而言之，該檔案幫助我們監(jiān)督和控制成品出貨進(jìn)度，采購(gòu)件/自制件的供應(yīng)狀況。并分析當(dāng)前庫(kù)存是否合理，是否有必要調(diào)整當(dāng)前的訂單修訂等ERP系統(tǒng)參數(shù)，以進(jìn)一步微調(diào)ERP的數(shù)據(jù)流，使其能更加真實(shí)地反應(yīng)實(shí)際的企業(yè)運(yùn)作。

　　事實(shí)上，物料供需掃描管理體系與物料數(shù)據(jù)關(guān)系管理體系密不可分，而且，他們所包括的幾乎所有的信息都可以在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的ERP系統(tǒng)中獲得。只是以集成的方式向ERP使用者提供一整套隨手可得的完整信息的確非常必要，因?yàn)檫@樣精心設(shè)計(jì)的流程，首先解決了做正確的事情的問(wèn)題，更容易確保一切按計(jì)劃進(jìn)行;而這些正確的事情在ERP中的反映肯定是相對(duì)穩(wěn)定和實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)流，也只有相互穩(wěn)定和實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)流才能夠更好地解決數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度和數(shù)據(jù)質(zhì)量的問(wèn)題。