天勤萬象外貿(mào)erp:為小松機械信息化“量體裁衣”

“天勤萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)”的可擴展性配置功能使企業(yè)項目實施能夠按照企業(yè)的特殊流程進行設計，滿足企業(yè)報表、傭金、賬齡分析、業(yè)務流程等的特殊需求，真正做到了為企業(yè)“量體裁衣”。

小松產(chǎn)業(yè)機械(以下簡稱“小松機械”)是日本株式會社小松制作所的全資子公司。公司成立于1921年，主要進行鈑金機械、鍛壓機械的開發(fā)、生產(chǎn)、銷售和服務。小松機械國內(nèi)分公司是專門從事進出口貿(mào)易業(yè)務并從事國內(nèi)銷售的進口內(nèi)銷型企業(yè)。這類企業(yè)具有三個明顯特點：一是關稅交納分攤。產(chǎn)品從保稅區(qū)倉庫調(diào)撥到普通倉庫時，需要交納關稅，而且關稅需要買賣雙方按適當?shù)谋壤謹?。二是運費分攤。產(chǎn)品從倉庫運往客戶處的交通費．需要買賣雙方按適當?shù)谋壤謹?。三是代理商要按照協(xié)定獲得業(yè)務傭金。以上特點使這類企業(yè)單據(jù)、報表需求較普通企業(yè)更加復雜，且隨企業(yè)不同而有很大差異。

小松機械雖早在2012年就采用了中山市天勤科技有限公司(以下簡稱天勤科技”)的財務軟件對企業(yè)的財務管理進行了統(tǒng)一的整合和規(guī)劃．但其業(yè)務主體一直是完全依賴手工操作，部門間數(shù)據(jù)的流轉靠EXCEL報表進行傳遞，效率極其低下．而且業(yè)務數(shù)據(jù)分散、龐雜。單純的EXCEL操作，不支持不同部門、不同單據(jù)數(shù)據(jù)間的相互計算．業(yè)務數(shù)據(jù)極為混亂．管理者也無法從雜亂的數(shù)據(jù)中得到有效的判斷；關稅、運費的分攤以及傭金的提取，增加了單據(jù)的復雜性和手工操作的失誤率，繁雜的單據(jù)處理流程也浪費了大量人力；財務系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)的不一致使企業(yè)數(shù)據(jù)嚴重脫節(jié)，制約了企業(yè)數(shù)據(jù)流通和業(yè)務效率的進一步提高；各地分公司的庫存信息不能及時交流，影響了定量庫存器械的相互調(diào)用，妨礙了業(yè)務開展。在這種情況下，小松機械迫切需要一套既能實現(xiàn)信息化建設，又能保持其企業(yè)特色的外貿(mào)erp。

在外貿(mào)erp系統(tǒng)選型過程中，小松機械除考慮系統(tǒng)通用的功能模塊外．還提出了許多日資企業(yè)普遍關注的特殊需求．來滿足企業(yè)獨特的管理方式和流程設置。作為天勤科技的老客戶，小松機械一直十分信賴天勤科技的軟件產(chǎn)品。天勤科技的新一代外貿(mào)erp系統(tǒng)自主平臺——萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)推出以后．很快得到小松機械的認同。尤其是萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)平臺還具有可配置、多層次的功能擴展特性。這使用戶能獨立完成自主平臺的維護，升級及開發(fā)工作，極大地降低了外貿(mào)erp系統(tǒng)建設的投入成本，為用戶節(jié)省了大量的軟件后續(xù)服務費用。通過對產(chǎn)品的設計理念、技術架構及系統(tǒng)功能的多方考察，小松機械決定通過萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)建設一套具有“小松”特色的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)。

天勤科技對小松機械的信息化解決方案基本上分兩步走：首先通過外貿(mào)erp系統(tǒng)自主平臺的標準模塊整合小松機械業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，完成手工處理向信息化自動處理的過渡；然后根據(jù)企業(yè)的特殊需求在萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)擴展層上配置特殊的業(yè)務流程，滿足企業(yè)的個性化要求。

在業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)的整合上，萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)平臺根據(jù)業(yè)務發(fā)展隨需應變．滿足小松機械單據(jù)、邏輯、流程．查詢、報表的動態(tài)變更，保障業(yè)務發(fā)生變化時信息化系統(tǒng)的同步調(diào)整。同時利用綜合查詢、報表和OLAP為一體的智能決策信息．幫助企業(yè)進行經(jīng)營決策．并以工作流引擎作為核心自動流程的業(yè)務驅動．讓業(yè)務或待辦事宜自動流向相關部門或業(yè)務操作人員，保證企業(yè)物流、信息流、價值流與責任流的有機集成；系統(tǒng)還把企業(yè)分散的信息系統(tǒng)連接起來，克服了單純EXCEL操作造成的各個部門報表表單的不一致，并與以前的財務系統(tǒng)集成，形成系統(tǒng)、規(guī)范的操作。

天勤科技認為，小松機械的特殊業(yè)務流程主要體現(xiàn)在三個方面：一是采購過程中。小松機械需要將采購過程中發(fā)生的關稅、運費分攤計入產(chǎn)品成本，這使統(tǒng)計難度增加。二是在產(chǎn)品訂單成本表方面。鑒于業(yè)務特珠性的需要，公司需要在同一張單據(jù)里分類顯示預計的成本(收益)和實際發(fā)生的成本(收益)，并結合費用、收入、毛利等字段，作具體的差異分析。三是傭金提取方面。對于后期產(chǎn)品維護，小松機械日方總部不直接在國內(nèi)駐入，只通過國內(nèi)分公司提供技術支持，因此國內(nèi)公司要從利潤中提取業(yè)務傭金。但傭金的提取又因國內(nèi)分公司業(yè)務、日本總部業(yè)務不同的技術支持而存在差異。

萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)根據(jù)小松機械業(yè)務流程的特珠情況設置了兩種不同的業(yè)務流程，當業(yè)務發(fā)生時，首先確認該業(yè)務合同是國內(nèi)公司還是日本總部的。國內(nèi)業(yè)務按照正常的產(chǎn)品銷售出庫，開銷售發(fā)票。確認應收款．對于服務產(chǎn)生的收入，將具體的服務項目細分后設置編碼分別區(qū)分，按照實際的服務發(fā)生收取費用。對于特殊格式的報表、單據(jù)，萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)通過系統(tǒng)獨特的配置功能為企業(yè)進行特殊設置，以滿足企業(yè)的個性需求。如某一張單據(jù)不僅需要在同一張訂單里面確定該產(chǎn)品的常規(guī)信息，還要確定依照傭金率國內(nèi)公司獲得的傭金額，并預設付款日期，等該單據(jù)收到付款后，再將收款日回沖到本單據(jù)。系統(tǒng)根據(jù)單據(jù)的自我配置功能．在同一張單據(jù)里設置特珠的格式程內(nèi)容．不僅包含了普通單據(jù)的常規(guī)內(nèi)容．也滿足了對于付款日、付款預定日、傭金、稅率等內(nèi)容的特殊需求。

作為貿(mào)易型企業(yè)，小松機械的客戶群非常復雜．需要對不同的客戶采取不同的賬齡分析，而傳統(tǒng)的外貿(mào)erp系統(tǒng)只能設定不同的賬齡分析期．卻不能根據(jù)不同客戶針對性的設置其賬齡分析期．萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)通過自主化的配置．依照不同客戶的資信水平有針對性地設置賬齡分析期。如：A客戶的賬齡設為60天，B客戶的賬齡設為90天．則在相同的當前日期與付款日期之差的情況下，A客戶、B客戶列入不同的賬齡分析期。此外，萬象外貿(mào)erp系統(tǒng)標準模塊還能滿足企業(yè)財務、工資、采購、銷售、庫存等業(yè)務流程的信息化需求，把企業(yè)原本分散的部門、流程管理系統(tǒng)有機地聯(lián)系在一起．實現(xiàn)了企業(yè)從銷售到財務的全程自動化管理。

實踐證明，該系統(tǒng)標準模塊的實施徹底改變了小松機械手工操作費時、費力、錯誤率高的弊端，使企業(yè)分散的業(yè)務流程變得統(tǒng)一有序：不同部門間表單的相互計算大大簡化了基礎業(yè)務的操作程序；系統(tǒng)強大的分析功能，提高了業(yè)務效率；遠程控制的庫存管理實現(xiàn)了異地庫存信息的及時溝通和共享，為小松機械全國業(yè)務的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)提供了實時的數(shù)據(jù)支持。目前，小松機械的技術人員已經(jīng)基本掌握自主平臺配置工具的配置功能，能夠在無需軟件廠商技術支持的情況下，實現(xiàn)對單據(jù)、報表、業(yè)務流程的自主配置以及系統(tǒng)功能的擴展，獨立完成日后系統(tǒng)的維護工作。

發(fā)布：2007-03-23 10:59 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]