印刷erp基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集8個(gè)方法（二）

第四步：BOM結(jié)構(gòu)的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）
如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計(jì)劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級(jí)次關(guān)系，這步工作的難點(diǎn)是半成品設(shè)定的問題。如果半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計(jì)分析就不能細(xì)化；如果半成品設(shè)定多，就會(huì)大大增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對(duì)半成品建立庫(kù)存賬、或者采用安全庫(kù)存管理、半成品對(duì)外銷售或用于售后服務(wù)，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統(tǒng)，BOM 每多一層，相應(yīng)增加BOM數(shù)據(jù)量的同時(shí)還會(huì)增加物料信息的數(shù)據(jù)量，我個(gè)人的觀點(diǎn)是盡量少的BOM階次可以使這項(xiàng)工作處于可控狀態(tài)。

第五步：收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中
在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項(xiàng)，字段就包括生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)的信息。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個(gè)部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個(gè)部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應(yīng)注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時(shí)開始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個(gè)部門完成一小部分后就傳遞給下個(gè)部門。同時(shí)，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號(hào)（唯一），并在部門間交接時(shí)作好記錄，這樣不僅可以控制進(jìn)度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。

第六步：數(shù)據(jù)檢查
（1）完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整?？梢哉?qǐng)企業(yè)中有經(jīng)驗(yàn)的人員復(fù)查或計(jì)算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時(shí)還要檢查字段的完整性，所有的印刷 erp系統(tǒng)軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會(huì)造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，如物料的提前期、默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對(duì)企業(yè)今后的業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區(qū)等。
（2）正確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說明，可以由企業(yè)自己根據(jù)需要制定檢查原則。有些錯(cuò)誤如會(huì)計(jì)科目是資產(chǎn)類型的，但是因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤輸入成負(fù)債類型的，再比如有的物料是采購(gòu)來的，但是錄入成自制件，這樣的錯(cuò)誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。
（3）唯一性檢查：數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個(gè)角度檢查，常見錯(cuò)誤有多個(gè)實(shí)物編成同一個(gè)編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的印刷erp系統(tǒng)軟件會(huì)提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時(shí)一個(gè)實(shí)物對(duì)應(yīng)多個(gè)編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯(cuò)誤印刷erp系統(tǒng)軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會(huì)發(fā)生多個(gè)賬務(wù)錯(cuò)誤。

在改正錯(cuò)誤的同時(shí)，要做好資料版本的控制，這個(gè)工作在多部門參與的數(shù)據(jù)整理工作中尤為重要。曾經(jīng)有個(gè)客戶，多個(gè)部門都在同時(shí)修改一份相同的資料，修改之后的文檔中只有自己的一部分?jǐn)?shù)據(jù)是正確的，其他部門數(shù)據(jù)還是錯(cuò)誤的。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，無論以誰的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)都是不行的，必須用正確的數(shù)據(jù)替換錯(cuò)誤數(shù)據(jù)后進(jìn)行合并才行。由此可見，針對(duì)每類數(shù)據(jù)都應(yīng)該設(shè)置負(fù)責(zé)部門和負(fù)責(zé)人員，每次修改后由負(fù)責(zé)人員將文檔的版本更新，同時(shí)舊版本數(shù)據(jù)也要保存。這樣做可將誤操作的損失降低到最小。