律師事務(wù)所哈爾濱OA信息化實踐

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    知識管理是律師事務(wù)所最重要的戰(zhàn)略方面管理的項目之一，一個事務(wù)所想要長久發(fā)展，想要提高效率，想要在市場競爭中站住腳，并且取得領(lǐng)先的地位必須對知識管理進行重視。在這方面從金杜來講可能還會有一些更高的要求，比如說我們事務(wù)所的特點就是通過這些年的發(fā)展是一個部門合作，我們現(xiàn)在是 6 家部門，但是部門下面又有很多的領(lǐng)域，包括像公司并購部下面還有勞動、稅務(wù)、房地產(chǎn)、各種各樣的具體的業(yè)務(wù)人員，另外在全國又有 10 家分所，現(xiàn)在加起來差不多有 1800 多人，這樣一個所我們實行的管理體制是一個公司化的管理體制，事務(wù)所一直要求要一體化管理、專業(yè)化、標準化、做垂直理。不管是從財務(wù)、業(yè)務(wù)管理、利益沖突、人力資源各個方面都由總部統(tǒng)一進行管理。

    在這樣一種管理體制下，如果沒有一個好的信息化的平臺是根本做不到的，所以各種各樣的數(shù)據(jù)的收集、各種各樣客戶資源，包括電子文檔的管理、包括項目案件管理都需要有信息化，但是從知識管理的這個角度來講，實際上也是垂直化管理和為這些管理提供一個服務(wù)、和為他們提高工作效率的一個工具。

    我們所一開始就已經(jīng)有這種意識，大家有了這種共享文化，因為我們制度一開始設(shè)立不是一個提成制的，所以大家是要慢慢培養(yǎng)一種共享的東西，但是真正開始對知識管理咨詢重視是 2004 年，我們買了美國的一個電子文檔管理軟件，從那時候開始同年我們又從外所引進了一個做過知識管理的一個資深人員，讓他成立知識管理部。知識管理部初期主要還是為了協(xié)助業(yè)務(wù)部門做一些調(diào)研，因為他做調(diào)研檢索等方面是非常有能力的，逐步我們建立的一個圖書館系統(tǒng)和網(wǎng)上圖書館系統(tǒng)，這些東西只是一個很初期的東西，我們真正對知識管理的開始應(yīng)該是從 2008 年第一步是實行了全所統(tǒng)一的模板系統(tǒng)，模板系統(tǒng)更多可能大家覺得是和品牌形象聯(lián)系起來，因為各個所都知道，我們現(xiàn)在一般信頭紙大家設(shè)計了一個然后印刷出來，每次打印在信頭紙上，電子檔也是，每個人可能有自己個人的東西，里頭的字體用什么、字號用什么、行距是多少，它整個的結(jié)構(gòu)是什么，每個律師都有自己的特點，所以整體看上去很混亂，不能夠反映一個所的風格，缺少這種麥當勞、肯德基似的這種品牌形象。

    為 了做到這個我們引進了一個軟件，在這個基礎(chǔ)上進行了開發(fā)，生成了全所多部門、多語種的一個模板系統(tǒng)，把我們所有的信函、傳真、備忘錄、合同格式等都做了明確規(guī)定，字體、字號、英文是什么、中文是什么，行間距是什么，標點符號怎么用，縮進應(yīng)該是多少，都用自動化系統(tǒng)給它進行了一個設(shè)置，這樣律師每次在生成文件的時候統(tǒng)一生成都是金杜長相的文件，這個文件拿出去一看就是我們所的文件。這是第一步。

    這步做出來以后，我們就開始要建范本庫，范本就是大家說的事務(wù)所長期適用的很優(yōu)秀的一些版本，這個是需要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門和合伙人仔細審核，要加注、要加各種各樣的起草說明這樣的一套東西。這套東西每個業(yè)務(wù)部門都會自己有一些，但是在事務(wù)所整體層面來做仍然是一個非常非常大的工程，因為所有合伙人都是很忙的，你讓他們花時間來做一個不掙錢的事情，確實是很難為他們。但是因為這個東西對事務(wù)所長久發(fā)展來講非常重要，所以從管理層、各個層面都在大力推進這方面的工作。

    他不可能完全就用這些范本涵蓋住，肯定還有各種各樣的多變性、各種各樣的參考資料、各種的備忘錄、各種的東西，如果你從幾百萬的文件里面在系統(tǒng)里面進行檢索，如果是一個關(guān)鍵詞，比如說“反商業(yè)賄賂”，你一下檢索出來九千個文件，那等于和沒檢是一樣的，因為這個律師沒有時間具體在去摘。在這種情況下，要從我們文檔系統(tǒng)里面，就是我們 DM 系統(tǒng)里把正常的項目文件里比較有價值的東西挑出來，單獨放在一個庫里，這樣會讓業(yè)務(wù)部門的律師在工作過程中可以到這個庫里面去找一些參考文件，這個也是知識管理工作一個很重要的部分。

    我們能夠做到這個，實際上歸根到底還是因為有一個哈爾濱OA系統(tǒng)系統(tǒng)，因為那個系統(tǒng)能量還是很大的，它可以做中英文全文的檢索，所以你再他的系統(tǒng)里面輸出任何的關(guān)鍵詞，它就可以在你規(guī)定的這些庫里面和你授權(quán)的庫里面把所有含這些關(guān)鍵詞的文件都調(diào)出來，這樣讓我剛才說的有一個問題，如果業(yè)務(wù)文件量相當大，有一稿、二稿、終稿，還有各種各樣的草稿，在這個時候關(guān)鍵詞調(diào)出來東西的是參差不齊，還有一些是垃圾。知識管理的另外一個工作就是要把這些里頭最核心的一些有價值的東西挑出來，然后放到一個庫里面。

    除了這個之外還有很多外面的文章、調(diào)研資料和法規(guī)數(shù)據(jù)庫，我們訂購了一些法規(guī)數(shù)據(jù)庫可以查法規(guī)的，這時候我們又在 DM 系統(tǒng)里面建了一個網(wǎng)上圖書館，這樣大家根據(jù)不同的需要可以進不同的庫去找和它相關(guān)的一些東西，這是我們的一個目標。