有人問，在電商erp系統(tǒng)中應(yīng)該如何實(shí)現(xiàn)監(jiān)控采購未及

首先我們要清楚訂單流程：
1，采購備貨任務(wù)下達(dá)（來源于銷售訂單，銷售計(jì)劃，生產(chǎn)任務(wù)單或生產(chǎn)計(jì)劃單）；
2，備貨任務(wù)審核并安排采購（采購下單）；
3，采購訂單審核（單價(jià)及采購信息）；
4，采購訂單執(zhí)行（貨期確認(rèn)、發(fā)貨確認(rèn)、到貨確認(rèn)）
5，質(zhì)量檢驗(yàn)
6，倉儲(chǔ)入庫。
從以上流程中來看，采購是否及時(shí)下單，有兩方面的因素，
第一，銷售或生產(chǎn)環(huán)節(jié)是否及時(shí)向采購提交備貨任務(wù)單
第二，采購備貨任務(wù)單下達(dá)之后，采購員是否及時(shí)安排采購下單并執(zhí)行采購。
要想在電商erp中監(jiān)控到采購工作人員的這一工作成效，必須能像現(xiàn)實(shí)工作流程一樣：
1，工作人員可以在系統(tǒng)中直接提交“采購備貨任務(wù)”，無論是來源于“訂單”還是”計(jì)劃“，同時(shí)，電商erp還具備實(shí)時(shí)同步工作的能力，在銷售或生產(chǎn)提交了采購備貨任務(wù)之后，采購人員可以實(shí)時(shí)同步的接收到這一工作信息與相關(guān)備貨任務(wù)單；
2，同時(shí)，采購人員在電商erp中接收到的采購備貨任務(wù)單信息必須準(zhǔn)確全面及時(shí)，就像現(xiàn)實(shí)工作中一樣，否則只會(huì)浪費(fèi)雙方配合的時(shí)間和精力，因此，在中無論是銷售，生產(chǎn)，還是采購，都應(yīng)該同享一套標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)，同時(shí)電商 erp系統(tǒng)必須具備及時(shí)工作信息傳遞的功能，而不需要人工費(fèi)時(shí)費(fèi)力的去找對(duì)方；
3，采購備貨任務(wù)下達(dá)并到達(dá)采購人員個(gè)人終端后，采購人員能否及時(shí)處理，則不是電商erp能決定的，因此，必須在此環(huán)節(jié)滿足兩大條件，才可能避免采購人員的不作為，第一，電商erp必須具備定時(shí)提醒功能，提醒采購員及時(shí)處理，第二，公司必須制訂相應(yīng)的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作人員的不作為做出明確的處罰規(guī)定；
4，在采購員下單采購的環(huán)節(jié)的，電商erp還應(yīng)該像現(xiàn)實(shí)工作一樣，必須提供一個(gè)”相互配合的工作交流渠道“，一旦采購員無法執(zhí)行采購，在現(xiàn)實(shí)在他必須及時(shí)找到任務(wù)下達(dá)方請(qǐng)求工作配合，并明確不確定的因素，如果此時(shí)在電商erp中沒有專門的”溝通渠道“，就需要工作人員脫離電商erp系統(tǒng)進(jìn)行人工溝通，一旦人工溝通出現(xiàn)誤會(huì)，工作就可能停滯，甚至出現(xiàn)相互扯皮，領(lǐng)導(dǎo)也搞不清原因的狀況。但是如果電商erp能完全拋棄傳統(tǒng)的人工溝通方式，轉(zhuǎn)而在電商erp中進(jìn)行直接的”白紙黑字實(shí)時(shí)同步的溝通“，相關(guān)的信息，文字反饋，時(shí)間，人員，都一清二楚，誰是誰非一目了然，這樣才可以徹底的解決采購與銷售、生產(chǎn)部門間的工作配合誤會(huì)；
5，員及時(shí)下單之后，并不意味著一切正常，有可能”供應(yīng)商“給出的貨期并不十分令人滿意，到貨時(shí)間也有可能出現(xiàn)意外，這些屬于采購訂單執(zhí)行過程中常常出現(xiàn)的”突發(fā)事件“，因此，銷售、生產(chǎn)、采購一線工作人員之間必須要保持”實(shí)時(shí)全過程的溝通配合“，這一情況如同第4點(diǎn)所述一樣，如果同樣是脫離電商erp采用傳統(tǒng)的人工方式溝通，扯皮的事情依然一大堆，問題永遠(yuǎn)解決不了。如果由電商erp來接管，大家都在電商erp中實(shí)時(shí)同步溝通配合，問題就解決了。包含什么時(shí)候發(fā)貨，發(fā)多少，預(yù)計(jì)什么時(shí)候到貨，到了多少？整個(gè)過程，不用追著人問，都可以在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的獲取，這樣的效率就高得多了，如果某一信息不如意，工作人員也可以馬上知道并及時(shí)提出要求予以加急或改進(jìn)；
6，采購順利到貨后，采購員確認(rèn)到貨，轉(zhuǎn)到質(zhì)檢環(huán)節(jié)，這又出現(xiàn)一個(gè)常見的問題，就是質(zhì)檢的工作瓶頸，一般情況下，由于質(zhì)檢的嚴(yán)格要求，在業(yè)務(wù)量繁重的情況下，會(huì)出現(xiàn)質(zhì)檢人手不足，等待質(zhì)檢的貨品過多而造成”或銷售“人員等不及。這個(gè)環(huán)節(jié)一般沒有太好的信息化手段，只能靠企業(yè)根據(jù)自身業(yè)務(wù)量的大小調(diào)整質(zhì)檢人手，突破工作瓶頸，作為電商erp，則是把質(zhì)檢數(shù)據(jù)與結(jié)果數(shù)字化，信息化，更有利于企業(yè)的質(zhì)量控制，電商erp實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析質(zhì)檢記錄數(shù)據(jù)，從這一方面來講也大大減少了質(zhì)檢人員的工作量；
7，質(zhì)檢合格入庫，是整個(gè)采購備貨流程的最后一環(huán)，很顯然，前面幾個(gè)環(huán)節(jié)沒有錯(cuò)誤，入庫單從電商erp中的采購訂單自動(dòng)生成，采購訂單又是經(jīng)過業(yè)務(wù)主管審批的，采購備貨任務(wù)單與是從經(jīng)過審批的訂單或計(jì)劃單而來，因此，最后的入庫單就不再需要倉儲(chǔ)物流人員費(fèi)時(shí)費(fèi)力的去審核了，他的工作只有一個(gè)，就是確保入庫的產(chǎn)品數(shù)量及信息與”電商erp中自動(dòng)生成的入庫單“完全一致。手工賬也不用做了。
好了，要完成采購監(jiān)控管理這一工作，需要滿足什么條件，就已經(jīng)十分清楚了，任意一個(gè)環(huán)節(jié)，一個(gè)細(xì)節(jié)出錯(cuò)，其結(jié)果就是”采購不能滿足生產(chǎn)或銷售的需求“，不論采購員下單還是沒下單。而電商erp如果不能做到全過程，全細(xì)節(jié)的實(shí)時(shí)同步工作配合與監(jiān)控，那么它也根本不實(shí)用，能不能實(shí)用，就看電商erp系統(tǒng)能不能做到全過程，全細(xì)節(jié)，全自動(dòng)的工作、管理與監(jiān)控。

發(fā)布：2007-03-23 14:29 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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