注重細(xì)節(jié) erp系統(tǒng)下載批號(hào)管理六問(wèn)

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批號(hào)管理是企業(yè)進(jìn)行物料追蹤與控制的一個(gè)重要工具。如現(xiàn)在的食品、藥物等外包裝盒上都會(huì)有一個(gè)批號(hào)。如果管理恰當(dāng)，通過(guò)這個(gè)批號(hào)可以查詢(xún)出產(chǎn)品的出貨日期、完工日期、在哪條生產(chǎn)線(xiàn)上生產(chǎn)的、原材料是哪個(gè)供應(yīng)商在什么時(shí)間提供的、產(chǎn)品與原材料的檢驗(yàn)信息等等?？梢?jiàn)，批號(hào)管理可以幫助企業(yè)管理者追蹤物料的詳細(xì)情況。不過(guò)由于中間信息過(guò)多，如果通過(guò)手工來(lái)管理批號(hào)的話(huà)，工作量非常大。為此在手工管理階段，很少有企業(yè)會(huì)使用批號(hào)管理。在erp系統(tǒng)下載中，相關(guān)的批號(hào)作業(yè)都是有系統(tǒng)完成的。人工操作的工作量相當(dāng)?shù)纳?。為此隨著erp系統(tǒng)下載的普及，批號(hào)管理也將得到廣泛的應(yīng)用。筆者認(rèn)為，要做好批號(hào)管理，需要注重細(xì)節(jié)。

　　一、哪些物料需要進(jìn)行批號(hào)管理？

　　項(xiàng)目管理員需要根據(jù)企業(yè)物料的重要性確定批號(hào)管理的范圍。即使是像藥物、食品等國(guó)家強(qiáng)制要進(jìn)行批號(hào)管理的企業(yè)，也并不是需要對(duì)所有的物料都進(jìn)行批號(hào)管理。如外包裝盒上的塑料薄面就不需要進(jìn)行癖好管理。所以企業(yè)需要根據(jù)物料的重要性(如物料的價(jià)值、物料對(duì)成品的影響程度)來(lái)確定需要進(jìn)行批號(hào)管理的物料。

　　在這個(gè)過(guò)程中，需要注意一個(gè)問(wèn)題。即國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求。對(duì)于食品、醫(yī)療等行業(yè)，國(guó)家都有規(guī)定，對(duì)于哪些物料需要進(jìn)行批號(hào)的管理。此時(shí)在考慮批號(hào)管理的范圍時(shí)，就要兼顧到國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。

　　二、erp系統(tǒng)免費(fèi)下載項(xiàng)目前是否有批號(hào)管理工具？

　　有些企業(yè)，在沒(méi)上之前，就已經(jīng)有了批號(hào)管理的信息化系統(tǒng)。不過(guò)這個(gè)系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立的，只記錄了批號(hào)相關(guān)的信息。企業(yè)準(zhǔn)備上erp系統(tǒng)下載后，項(xiàng)目管理員就需要考慮，怎么對(duì)待原有的癖好管理系統(tǒng)？對(duì)此項(xiàng)目管理員有三個(gè)選擇。

　　一是讓批號(hào)管理系統(tǒng)與erp系統(tǒng)下載并存。即相關(guān)帳務(wù)與物料控制在EPR系統(tǒng)中進(jìn)行，而批號(hào)則仍然通過(guò)批號(hào)管理系統(tǒng)來(lái)控制。這么操作，顯然會(huì)增加用戶(hù)的工作量。因?yàn)橛脩?hù)同時(shí)需要負(fù)責(zé)兩套信息的數(shù)據(jù)。通常情況下，如果企業(yè)需要進(jìn)行批號(hào)管理等范圍并不是很大，可以考慮采用這種方式。否則的話(huà)，并不推薦使用。

　　二是將erp系統(tǒng)下載與現(xiàn)有的批號(hào)管理系統(tǒng)進(jìn)行整合。通過(guò)一定的方式（如開(kāi)發(fā)接口等等），將批號(hào)管理系統(tǒng)與erp系統(tǒng)下載進(jìn)行整合。這是一種比較不錯(cuò)的處理方式。其可以降低重新推行批號(hào)管理系統(tǒng)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，降低項(xiàng)目成本。不過(guò)采取這種方式的話(huà)，往往受到一定的限制條件。如需要評(píng)估批號(hào)管理系統(tǒng)與使用的erp系統(tǒng)下載之間的兼容性、企業(yè)需要支付額外的支出來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的整合等等。而且整合的效果到底好不好，也要根據(jù)企業(yè)實(shí)際的情況來(lái)進(jìn)行評(píng)估。如果企業(yè)要進(jìn)行這個(gè)方面的整合，筆者建議最好先評(píng)估一下，這家erp系統(tǒng)免費(fèi)下載提供商以前有沒(méi)有類(lèi)似的成功案例。如果有成功先例的話(huà)，那么整合的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)小許多。

　　三是廢除原先的批號(hào)管理系統(tǒng)、利用erp系統(tǒng)下載的批號(hào)管理模塊來(lái)代替。這是筆者強(qiáng)烈推薦的一種處理方式。雖然非常原先的批號(hào)管理系統(tǒng)，有點(diǎn)浪費(fèi)。但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，這還是值得的。而且企業(yè)已經(jīng)有了批號(hào)管理的理念，推行erp系統(tǒng)下載中的批號(hào)管理模塊也是比較輕松的。企業(yè)需要付出的，就是購(gòu)買(mǎi)批號(hào)管理模塊的成本，以及承擔(dān)比較小的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然為了安全起見(jiàn)，在實(shí)施erp系統(tǒng)免費(fèi)下載項(xiàng)目時(shí)，原有的批號(hào)管理系統(tǒng)要與erp系統(tǒng)下載的批號(hào)管理模塊并行運(yùn)行一段時(shí)間，以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　三、批號(hào)管理的編碼原則是什么？

　　要進(jìn)行批號(hào)管理，必須先建立批號(hào)管理的編碼原則。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，批號(hào)管理的編碼原則是否合理，直接關(guān)系到批號(hào)作業(yè)的成敗。批號(hào)的編碼原則其實(shí)跟物料信息的編碼規(guī)則一樣的重要?；蛘哒f(shuō)，批號(hào)就相當(dāng)于是物料的另外一種編碼形式。在考慮編碼時(shí)，通常要兼顧如下幾個(gè)方面的信息。

　　一是是否需要將日期信息顯示在其中。從原材料到最終的產(chǎn)品，都會(huì)有一定的交易日期。項(xiàng)目管理員需要考慮，企業(yè)對(duì)于物料的管理是否有保質(zhì)期控制的要求。如果有的話(huà)，那么就可以在批號(hào)管理中將日期信息包含進(jìn)去。如此的話(huà)，就不需要額外采用保質(zhì)期管理模塊。可以在批號(hào)中采用8位作為日期信息。然后在判斷是否過(guò)期時(shí)，可以通過(guò)一定的規(guī)則獲取批號(hào)中的日期信息來(lái)進(jìn)行判斷。這也是食品行業(yè)中常用的一種編碼方式。

　　二是需要考慮前后之間的關(guān)聯(lián)。如從原物料到成品，顯然其批號(hào)會(huì)發(fā)生改變，但是需要建立一定的聯(lián)系。如果通過(guò)批號(hào)來(lái)反映這兩者之間的關(guān)聯(lián)，這是在批號(hào)原則設(shè)計(jì)時(shí)需要考慮的內(nèi)容。如有些企業(yè)在批號(hào)設(shè)計(jì)時(shí)，會(huì)在主要原材料的后面加入日期碼和流水號(hào)來(lái)代表成品的批號(hào)。

　　四、批號(hào)管理的控制方式如何？

　　批號(hào)管理顯然是跟物料緊密聯(lián)系在一起的。在考慮批號(hào)的控制方式時(shí)，也要跟物料的控制手段結(jié)合起來(lái)考慮。如物料在發(fā)料時(shí)，是先進(jìn)先出還是后進(jìn)先出。不同的企業(yè)對(duì)此往往采用不同的方式。如有些企業(yè)的物料有保質(zhì)期的限制，或者存放久了會(huì)造成比較大的損耗，此時(shí)就會(huì)考慮采用先進(jìn)先出的控制方式。注意這里的先進(jìn)先出跟庫(kù)存成本統(tǒng)計(jì)時(shí)的先進(jìn)先出是不同的。庫(kù)存成本中的先進(jìn)先出主要談的是帳務(wù)的處理，而實(shí)物不一定是先進(jìn)先出。而某些企業(yè)由于原材料比較笨重，如鋼板等等。往往是后進(jìn)的原材料是堆放在外面的。此時(shí)發(fā)料時(shí)，就采取的是后進(jìn)先出的方式。同理，這里談到的后進(jìn)先出指的是實(shí)物，而不是帳務(wù)上的處理。

　　同樣，批號(hào)管理也有先進(jìn)先出和后進(jìn)先出兩種處理方式。具體采用什么樣的方式，項(xiàng)目管理員需要跟相關(guān)用戶(hù)進(jìn)行協(xié)商確認(rèn)。如果企業(yè)以前有批號(hào)管理的經(jīng)驗(yàn)，這比較容易確認(rèn)。如果沒(méi)有的話(huà)，就比較麻煩，很難向用戶(hù)說(shuō)明這兩者之間的區(qū)別。此時(shí)筆者建議，實(shí)施顧問(wèn)要結(jié)合系統(tǒng)的操作，向用戶(hù)演示這兩個(gè)控制方式的差異，并協(xié)助用戶(hù)進(jìn)行合理的判斷。

　　五、批號(hào)管理如何進(jìn)行追蹤？

　　批號(hào)主要用來(lái)進(jìn)行物料的追蹤。那么企業(yè)到底要將這個(gè)追蹤做到哪個(gè)環(huán)節(jié)呢？不同的企業(yè)對(duì)此往往有不同的要求。如有些企業(yè)，只需要將批號(hào)追蹤做到成品出貨環(huán)節(jié)即可。而有些企業(yè)則要求比較高，需要追蹤到原材料的進(jìn)貨情況。有些甚至需要追蹤到生產(chǎn)的人員、生產(chǎn)線(xiàn)等等。很難說(shuō)哪種程度最好。筆者只能夠說(shuō)，適合企業(yè)的管理水平才是最好的。

　　企業(yè)需要根據(jù)自己的管理需要，選擇合適的追蹤程度。如果企業(yè)是第一次接觸批號(hào)管理系統(tǒng)，則建議從簡(jiǎn)單做起。不過(guò)在設(shè)計(jì)編碼原則時(shí)，則需要統(tǒng)籌考慮。

　　六、批號(hào)管理作業(yè)的復(fù)核流程？

　　批號(hào)管理作業(yè)在erp系統(tǒng)下載上線(xiàn)之后需要進(jìn)行不定期的復(fù)核。復(fù)核的方法很簡(jiǎn)單。只需要隨意抽取一個(gè)批號(hào)，然后進(jìn)行反向追蹤，判斷追蹤到的物料信息與實(shí)際的情況是否相符。如通過(guò)成品的批號(hào)，可以追蹤到檢驗(yàn)人員、生產(chǎn)設(shè)備、原材料的供應(yīng)商等信息。將追蹤到的這些信息跟企業(yè)的日記帳進(jìn)行比對(duì)，看看是否存在差異。

　　企業(yè)的管理流程出現(xiàn)比較大的變動(dòng)（如添加了新的生產(chǎn)線(xiàn)、調(diào)整了生產(chǎn)作業(yè)流程），以及erp系統(tǒng)免費(fèi)下載上線(xiàn)的兩年之內(nèi)，最好對(duì)批號(hào)每個(gè)月抽查一次。之后可以每個(gè)季度抽查一次。以確保批號(hào)管理的效果。