CIO:溝通解決項目頻繁延期的困局

摘要： 為什么一個項目會變得糟糕的最大的一個原因是缺乏溝通。我見過很多項目的失敗僅僅就是因為一個人沒有理解要去做什么，而且接受不到對于項目當前進度的溝通。這樣，不可避免的，會導(dǎo)致項目的失敗。

夏天的午后，天空烏云密布，風在躁動，一副風雨欲來的架勢。隆成集團CIO張力站在窗邊，心浮氣躁的他透過窗戶看著外面的暴雨將至，回想剛剛和高層開會的場景，不由得思緒萬千。

　　“什么？erp系統(tǒng)免費下載項目還要再延期？這已經(jīng)是第三次延期了？我不接受你的解釋，我不需要再聽理由和解釋。你要明確給我一個答復(fù)，什么時候是最后上線期限！”張力頭痛地嘆了口氣，想起剛剛大老板大發(fā)雷霆的話。

　　作為公司的CIO，也是erp系統(tǒng)免費下載項目的負責人，現(xiàn)在最讓張力頭痛的就是erp系統(tǒng)免費下載項目上線的最后期限總是一延再延，導(dǎo)致預(yù)算超支、老板不滿、團隊人心渙散。erp系統(tǒng)免費下載項目延期一直認為是一個資金黑洞，而張力在這次erp系統(tǒng)免費下載項目中碰到兩大困局，第一個就是項目延期，還有一個就是成本超出預(yù)算，不能夠在預(yù)算框架里完成。

　　項目延期之困局

　　在這次erp系統(tǒng)免費下載項目開始實施的時候，張力打算精打細算，避免項目在時間上延期和在成本上預(yù)算超支。然而在項目初期，總是需要添加一些原先規(guī)劃沒有的東西。項目組成員大都覺得“反正我們都要花時間和資金，就再增加幾樣?xùn)|西吧，這會讓我們的項目錦上添花。”由于大家都是希望把項目進行到最好，花費也不是很多，因此張力也就沒有在意。

　　第一次項目總結(jié)的時候，張力意識到自己的預(yù)算超支和項目滯后了。本來是計劃周密的進程，但幾個月下來平均每個月的工作量比預(yù)期擴大了20%。不僅消耗了時間，而且也模糊了最初的需求，更嚴重的是，項目需求范圍已經(jīng)擴展到公司真正需要的范圍之外。

　　經(jīng)過初期的教訓(xùn)，張力變得更加小心翼翼了，誰知道沒過多久，新問題又來了。在項目進行到一半時，張力發(fā)現(xiàn)由于在項目開始時沒有很好地正確估算工時、成本和時間表，并且前期的準備工作太過拖沓，導(dǎo)致現(xiàn)在的進度遠遠落后于時間表。于是，為了按期完成項目，張力不得不投入更多的項目組人員。這些后來者不僅增加了項目成本，而且對項目不夠熟悉，也不能迅速跟上項目組的速度。

　　面對增長的人員和由于項目延期增加的預(yù)算，在公司高層會議中受到批評的張力感到很無奈——自己已經(jīng)很小心處理了，項目還是滯后，預(yù)算還是超支了。難道erp系統(tǒng)免費下載項目延期和預(yù)算超支就真的難以避免嗎？

　　需求多變是延期禍根

　　風雨欲來之時，erp系統(tǒng)免費下載項目不能如期完成，撲面而來的指責、財務(wù)壓力、都使張力感到疲憊不堪。在第一次里程碑項目進度總結(jié)時，他對項目延期的原因進行分析。其中主要一個是：需求不明確，反復(fù)調(diào)整需求，結(jié)果導(dǎo)致工作不能按計劃，并有返工和浪費，必然導(dǎo)致工期延誤。

　　由于公司經(jīng)營環(huán)境變化，需求調(diào)整是必然的。為了應(yīng)對業(yè)務(wù)、流程、環(huán)境和市場的變化，刪減、增加或者改變項目設(shè)計，都會致使工期發(fā)生相應(yīng)的調(diào)整。因此，第一次總結(jié)后，張力確立的根本原則就是，堅持基本業(yè)務(wù)流程需求為主干，不再致力于遙不可及的業(yè)務(wù)范疇，避免將實施范圍擴大化，將不確定和復(fù)雜多變的需求排除在實施策略之外，要把整個項目實施進行嚴格需求控制。

　　張力給項目重新作了定義，將需求定義為“必須的需求”、“應(yīng)當具備的需求”和“錦上添花的需求”，嚴格堅守核心功能。并在項目過程中一直不斷跟蹤，以便將預(yù)算保持在控制范圍之內(nèi)。

　　后來事實證明，只有做到了需求范圍明確才能避免項目延期和預(yù)算超支。一般來說，有經(jīng)驗的CIO是不會回避需求和預(yù)算的爭論，有爭論才有明確的項目需求范圍。只有在項目需求范圍已經(jīng)明確的情況下，后續(xù)工作才是可控的，才有可能得到穩(wěn)定的過程和期望的結(jié)果。

　　工時估算偏差

　　此時，窗外的雨點拍打著玻璃，發(fā)出密集的叮咚響聲。張力回想起項目剛剛啟動的時候，迎接他的就是一盆冷水。因為經(jīng)驗不足，對項目計劃的工時耗費估算嚴重偏差。讓張力沒想到的是，看起來經(jīng)營不錯的隆成集團在項目剛開始，就遇到了很多意想不到的事，其中最關(guān)鍵的是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)根本不準確和完備。為了避免返工、浪費更多時間，張力決定寧可到后面趕進度，也要把數(shù)據(jù)整理做好、做扎實。項目組的人加班加點，咬牙堅持了一個半月，終于過了數(shù)據(jù)關(guān)。

　　在erp系統(tǒng)免費下載項目的實施過程中，前期數(shù)據(jù)的整理工作往往十分繁重。涉及的原材料就成千上萬，由于過去的經(jīng)營管理對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性并沒有太高的要求，所以在實施erp系統(tǒng)免費下載項目時基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理耗時相對更多。

　　erp系統(tǒng)免費下載項目的工時估算是一項很復(fù)雜的工作，必須綜合數(shù)據(jù)整理階段、工作的復(fù)雜程度、歷史經(jīng)驗等因素，將一些定性的內(nèi)容定量化。對工時的重要性認識不足，經(jīng)常用拍腦袋的方式草算，是最常見的錯誤表現(xiàn)。有些是工作任務(wù)工時規(guī)劃不切實際，有些工作任務(wù)和工作環(huán)節(jié)按照規(guī)劃的時間，客觀上無法完成，或者限于項目所在企業(yè)的人力、資源等客觀條件無法按時完成，其他工作環(huán)節(jié)也受到影響，導(dǎo)致工期后延。因此，不能正確估算公司的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和整理工作量，就不可能有正確的規(guī)劃，就會為項目延期埋下禍患。

　　因此，對于erp系統(tǒng)免費下載項目進度的把握往往經(jīng)驗比技術(shù)來得重要，避免這種問題的關(guān)鍵就在于規(guī)劃和時間任務(wù)的安排，切實了解企業(yè)的信息化基礎(chǔ)、清晰界定需求。

　　溝通解開項目軟繩索

　　就在張力正要甩開膀子往前趕進度的時候，業(yè)務(wù)部門的人又添亂子。前段時間，數(shù)據(jù)整理把大家弄得苦不堪言，業(yè)務(wù)部門的某些人已經(jīng)開始“消極抵抗”了。表面上聽從張力的指揮，實際上陽奉陰違，根本沒有行動，甚至故意掣肘。張力這下真著急了，連晚上做夢也是趕進度，拼命跑?？墒牵睔w著急，他也沒有想出什么辦法。眼睜睜看著項目延期又要成定局，張力不禁感慨萬千：到底是哪一步出了差錯呢？為什么項目又要“拖”下去呢？

　　項目相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員在項目實施過程中的協(xié)作不利，這往往是拖住erp系統(tǒng)免費下載項目工期的軟繩索，擺在桌面上有點說不清道不明，實際上卻極富韌性。不僅拖住了工期，甚至阻礙了進程，是項目進展的有力殺手。

　　員工對于新系統(tǒng)的接受需要有一個心理認同和操作熟練的過程。如果新系統(tǒng)的使用大大的加重他們的工作，就會產(chǎn)生強烈的抵觸情緒，對實施過程中遇到的問題被放大。而在erp系統(tǒng)免費下載實施過程中初始階段工作量加大幾乎成了一個無法回避的問題。另外新的管理方式對于人員素質(zhì)提出了更高的要求，引起部分人的崗位危機；新的管理方式還會觸犯一部分人的既得利益，嚴重的會引起各層面的政治紛爭。在這種情況下如果領(lǐng)導(dǎo)沒有表示堅定不移的態(tài)度，這些人就會采用詆毀的態(tài)度讓項目進行不下去。

　　因此，在erp系統(tǒng)免費下載實施過程中，必須由內(nèi)而外消除人際因素的影響，加強溝通工作，才能為做好erp系統(tǒng)免費下載的進度控制鋪平道路。同時還需要時時注意鼓舞員工士氣，項目延期會給員工的士氣帶來很大打擊，相伴而來的是團隊的挫敗感和低迷的士氣，這對所有參與者來說都是沉重打擊。

　　避免項目延期的措施

　　但是，項目延期的問題并不是不可以避免的，如何避免項目延期，保證erp系統(tǒng)免費下載項目如期完成？根據(jù)分析，大多數(shù)項目延期的問題可以分成兩個部份，一是技術(shù)性問題，二是非技術(shù)性的問題。以下與大家分享五點總結(jié)，前面三點是技術(shù)性問題，后面二點是非技術(shù)性問題。

　　①編制合理的項目進度計劃。項目進度計劃的編制，看起來似乎是件容易的事，但其實要對項目的各個環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容與工作量都要有深入了解，是一項很重要的工作。一個好的項目進度計劃應(yīng)該是可以得到隨時調(diào)整但是并不影響項目最終的結(jié)束時間。

　　②明確鎖定需求，避免無休止的客戶化。每一個項目都需要工作開展之前鎖定用戶的需求。不這樣做必將會導(dǎo)致項目失敗。在項目實施的過程中，多多少少都會發(fā)生一些范圍變更，一定要嚴格控制這些變更，對這些變更有一個應(yīng)對方案，綜合平衡分析變更的必須性，把變更范圍控制在可控范圍內(nèi)，不然便會出現(xiàn)很多并發(fā)癥，由此引起進度方面的調(diào)整、費用增加等，導(dǎo)致項目在進度和經(jīng)濟利益上受到損失。

　　erp系統(tǒng)免費下載失敗的另一個主導(dǎo)原因是無休止的客戶化，就是軟件被無休止地修改。據(jù)權(quán)威專家認為，一套相對成熟的erp系統(tǒng)免費下載軟件系統(tǒng)，如果被改動30％，那么該軟件的性能及穩(wěn)定性將會受到嚴重損害。而被改動30％以上有兩種可能：一是軟件產(chǎn)品不夠成熟；另一種情況是，產(chǎn)品成熟但軟件廠商為了爭取早日回款，從而迎合企業(yè)無原則地二次開發(fā)。

　　③高效項目績效考核和報告工具。erp系統(tǒng)免費下載項目的糟糕的計劃和估算會帶來在成本和進度兩方面上的失敗，這將最終導(dǎo)致整個erp系統(tǒng)免費下載項目的失敗。同時，項目報告文件的非持續(xù)性和不完備狀態(tài)將會是有問題隱藏的表現(xiàn)，并應(yīng)視為警示信號。很多失敗的項目中的教訓(xùn)揭示了能夠充分地描述項目進度并作為一個溝通渠道的工作報告文件簡直太少了。

　　項目進度計劃編制出來后，并不是萬事大吉，還必須有相應(yīng)的控制措施以保證計劃的實施。例如可以制定一些獎懲制度，獎勵是主要，懲罰是輔助手段，調(diào)動起所有人員的積極性來，并訂立相應(yīng)的業(yè)績評估指標，把項目實施作為項目參加人員的重要工作業(yè)績進行考核監(jiān)督，避免因為少部分人不配合工作導(dǎo)致項目整體延誤，從制度上保障項目的順利實施。

　　很多時候，項目進度在沒有監(jiān)督和跟蹤時會變得失控。經(jīng)常發(fā)生的是，項目經(jīng)理沒有迅速解決出現(xiàn)的問題，這就導(dǎo)致了項目進度超出限期。在這里筆者建議定期檢查項目的進度，建立完善的進度報告管理程序，定期舉行會議。

　　④優(yōu)秀的項目管理。要很好地完成erp系統(tǒng)免費下載項目，必須要有一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理，進行有序的項目管理才能夠?qū)崿F(xiàn)。從本質(zhì)上說erp系統(tǒng)免費下載項目是管理項目，而不是技術(shù)工程項目，所以項目經(jīng)理的人選不單要具備專業(yè)的技術(shù)知識，還要有很強的管理能力，要有分析并解決問題的能力。

　　項目經(jīng)理要抓住項目實施過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，密切注意進展情況，一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)該馬上能拿出切實可行的措施。如果沒有進行定期的項目評審報告會，和沒有及時把握進度，表面上項目進展順利而實際上也有可能隱藏著危機。項目經(jīng)理不能簡單輕信下屬的報告，而應(yīng)該加以判斷和核實。當出現(xiàn)嚴重問題時，項目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段狀況重新評價需求分析結(jié)果、工數(shù)估算、設(shè)計結(jié)果等。切勿匆忙采取頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的措施，致使問題更嚴重。

　　筆者建議CIO將項目目標成果分解開來，要求項目團隊每兩個星期就要完成一部分有價值且可衡量的成果。這樣成果會逐漸越積越多。對于風險較高的項目來說，這個時間可以設(shè)得更短一些。對可交付成果進行管理使得erp系統(tǒng)免費下載項目監(jiān)管變得更加容易，同時也能在不斷交付的成果上對風險進行管理。

　　⑤高效的溝通。為什么一個項目會變得糟糕的最大的一個原因是缺乏溝通。我見過很多項目的失敗僅僅就是因為一個人沒有理解要去做什么，而且接受不到對于項目當前進度的溝通。這樣，不可避免的，會導(dǎo)致項目的失敗。

　　當問到為何項目會失敗時，一般來說肯定有這個回答“問題主要出在溝通上，與高層關(guān)于項目合理預(yù)期計劃沒有溝通好。”項目進展中沒有得到來自高層的支持和溝通。通常獲取公司高層的支持有兩種行之有效的方法：一是設(shè)立指導(dǎo)委員會，二是讓業(yè)務(wù)高管成為項目的發(fā)起人或倡導(dǎo)者。