erp系統(tǒng)免費(fèi)下載的成功：實(shí)施文檔一個(gè)都不能少

窗外, 寒冷冬日正散發(fā)著暖暖陽光味道, 空氣中帶著微醺。但一陣?yán)滹L(fēng)吹過，讓我頓生寒意。最近接手一個(gè)實(shí)施到一半的erp系統(tǒng)免費(fèi)下載項(xiàng)目，接手這個(gè)項(xiàng)目時(shí)只有片言片語的幾份簡單文檔，沒有詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，更沒有詳細(xì)的實(shí)施記錄。此項(xiàng)目讓我深深感受到?jīng)]有實(shí)施文檔的痛苦，所有的一切都要自己重新摸索,客戶不耐煩埋怨我們實(shí)施顧問內(nèi)部沒有溝通好的態(tài)度和神情,讓我百感交集，這里說一下我對實(shí)施文檔的體會。

什么是實(shí)施文檔?

當(dāng)我從前任負(fù)責(zé)實(shí)施同事手中接過“薄薄兩頁紙”的實(shí)施文檔時(shí)，我難以置信的看著他問“沒有了嗎?只有這些?”，我同事尷尬的點(diǎn)點(diǎn)頭，然后他再說了一句讓我吐血的話“實(shí)施計(jì)劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢。”這完全是對實(shí)施文檔的誤解，也是許多erp系統(tǒng)免費(fèi)下載實(shí)施顧問的通病。

項(xiàng)目實(shí)施文檔是用來記錄、描述、展示實(shí)施過程中一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項(xiàng)目活動過程或結(jié)果進(jìn)行描述、定義、規(guī)定及報(bào)告。例如分階段實(shí)施計(jì)劃文檔，標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程文檔，標(biāo)準(zhǔn)編碼及數(shù)據(jù)文檔，標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)設(shè)置文檔，功能操作指南文檔。這些文檔將會伴隨著erp系統(tǒng)免費(fèi)下載實(shí)施的各個(gè)階段逐漸充實(shí)、完善,也同時(shí)記載了整個(gè)實(shí)施的過程和成果。

作為實(shí)施顧問人員，在實(shí)施過程中應(yīng)將各種標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施文檔提交給企業(yè)，以確保erp系統(tǒng)免費(fèi)下載實(shí)施項(xiàng)目的質(zhì)量。也就是說，實(shí)施顧問與企業(yè)之間的工作與文檔的提交息息相關(guān)，它描述項(xiàng)目實(shí)施過程的每一個(gè)細(xì)節(jié)。因此，從某種程度上講，項(xiàng)目管理的核心其實(shí)就是文檔管理。

(1)項(xiàng)目文檔有助于項(xiàng)目管理水平的提高。從內(nèi)容上說，項(xiàng)目文檔大致可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項(xiàng)目可交付物的一個(gè)組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項(xiàng)目管理進(jìn)程中的各種信息，為實(shí)施人員提供決策依據(jù)，以保證項(xiàng)目的順利實(shí)現(xiàn);另一方面，過程文檔也是實(shí)施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對過程文檔進(jìn)行歸納和分析，可以對實(shí)施項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)了然于胸，從而使后續(xù)項(xiàng)目運(yùn)作更加有的放矢。

(2)項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目成果的體現(xiàn)形式。項(xiàng)目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，由此人們熟知的一句話 "項(xiàng)目的運(yùn)作在一定程度上是由文檔驅(qū)動的"是有道理的。從文檔的角度來看，erp系統(tǒng)免費(fèi)下載項(xiàng)目的實(shí)施過程就是一個(gè)文檔制作與實(shí)施的過程。在erp系統(tǒng)免費(fèi)下載項(xiàng)目實(shí)施的過程中，每項(xiàng)工作的事前計(jì)劃、事中實(shí)施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應(yīng)的文檔，文檔包括與項(xiàng)目相關(guān)的資源及其使用情況。因此，實(shí)施文檔是erp系統(tǒng)免費(fèi)下載項(xiàng)目的一部分，沒有正式文檔的項(xiàng)目實(shí)施，就不是規(guī)范的erp系統(tǒng)免費(fèi)下載實(shí)施。文檔的編制和管理在erp系統(tǒng)免費(fèi)下載實(shí)施中占有突出的地位和相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量地編制、變更、修正、管理和維護(hù)文檔，對于提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量和客戶滿意度有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

文檔對項(xiàng)目實(shí)施起到什么作用?

與本項(xiàng)目前任負(fù)責(zé)同事溝通中了解到，他對實(shí)施文檔的作用存在非常多的誤解，認(rèn)為實(shí)施的事情本來就多，有許多客戶抱怨的事情要處理，根本沒有時(shí)間來寫文檔。有了這樣的想法，就開始忽略文檔，怎么忽略呢?認(rèn)為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細(xì)寫。當(dāng)需要匯報(bào)的時(shí)候，好吧，我講給你聽，動嘴肯定簡單多了。實(shí)際上，實(shí)施文檔是一種工具，古語云“磨刀不誤砍柴功”。

(1)提高項(xiàng)目實(shí)施過程的能見度。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、齊全的文檔會詳細(xì)記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的事件，便于實(shí)施人員掌握項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、實(shí)施質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配。同時(shí)，文檔有助于實(shí)施人員與企業(yè)人員明確了解各自的職責(zé)，信息互通，共同把握實(shí)施過程的節(jié)奏。

(2)提高項(xiàng)目的實(shí)施效率。項(xiàng)目成員用一定時(shí)間編制、整理軟件文檔，可以使實(shí)施人員對各個(gè)階段的工作都進(jìn)行周密思考和理順、找出存在的問題，從而減少差錯(cuò)，提高項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。通過對文檔的檢查，在項(xiàng)目實(shí)施早期發(fā)現(xiàn)文檔錯(cuò)誤和不一致，加以及時(shí)糾正，可以減少深入項(xiàng)目而導(dǎo)致的大問題的出現(xiàn)和為糾正失誤而付出的更大的成本。

(3)便于項(xiàng)目成員之間的交流與合作。描述清楚、完備的文檔便于企業(yè)了解實(shí)施過程中的各項(xiàng)指標(biāo)，為企業(yè)與實(shí)施顧問之間架起的一座橋梁。文檔是一種無聲的語言，它記錄了項(xiàng)目實(shí)施過程中有關(guān)軟件配置、運(yùn)行、維護(hù)和培訓(xùn)等方面的信息，有利于管理人員、實(shí)施人員、操作用戶之間的交流和合作。

(4)操作指南文檔可幫助最終用戶規(guī)范化操作，強(qiáng)化培訓(xùn)效果。操作人員對erp系統(tǒng)下載的認(rèn)識更多地是來自使用說明文檔，這些文檔可以提高操作人員正確、快速地操作軟件。

(5)有利于項(xiàng)目實(shí)施的監(jiān)控作用。erp系統(tǒng)免費(fèi)下載實(shí)施是一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)很高的工程，需要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻?xiàng)目監(jiān)控。階段性的檢查、評審和文檔化成果是重要的方法之一，詳盡而規(guī)范的實(shí)施文檔成果不僅有利于監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，也利于項(xiàng)目驗(yàn)收。