印刷erp基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集8個方法（三）

第七步：將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)
錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。

接下來的的錄入工作是艱巨而枯燥的重復(fù)工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導(dǎo)入這兩種。這些方法各有利弊。
（1）所有軟件都提供錄入界面，可以調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或者利用軟件的復(fù)制功能復(fù)制類似的數(shù)據(jù)，然后進行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的印刷 erp系統(tǒng)軟件可在錄入的同時自動查錯，大多數(shù)前期未查出的錯誤可以在錄入時被系統(tǒng)提示并禁止錄入，由此保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這種方法的缺點是工作量大，完成時間和記錄條數(shù)是倍數(shù)的關(guān)系。如果數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。
（2）如果項目組中有數(shù)據(jù)庫高手，并且用人工錄入在人力和時間上都不能實現(xiàn)，可以采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫的方法，這樣做的優(yōu)點是效率高，完成時間與數(shù)據(jù)表個數(shù)成倍數(shù)關(guān)系。缺點是隱含錯誤多，不易檢查，曾經(jīng)有個客戶在上線幾個月后發(fā)現(xiàn)有問題，反復(fù)檢查后發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)中有個字段空缺造成的，但是錄入的數(shù)據(jù)是可以由系統(tǒng)自動填寫默認(rèn)值的。如果采用此方法，應(yīng)該在前面的檢查工作中設(shè)定嚴(yán)格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對重要字段要逐個檢查，這項工作可以利用各種軟件技術(shù)輔助人工進行。
（3）另外一種方法結(jié)合了以上兩種方法的優(yōu)點。曾經(jīng)有一個客戶開發(fā)了一個程序模擬人工工作，基本原理是首先從電子表格中讀一條記錄的第一個字段（模仿人眼看數(shù)據(jù)的功能），然后在印刷erp系統(tǒng)錄入界面中的相應(yīng)字段錄入該數(shù)據(jù)（模擬人手的操作），再次讀下個字段，再次錄入程序……此記錄完成后轉(zhuǎn)下一條記錄。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯功能，同時和數(shù)據(jù)導(dǎo)入相比，不需要人工干預(yù)，可以一天24小時的工作，速度也是很高的，不過需要高水平的程序員，至今還只見過一個客戶成功采用過此方法。

第八步：系統(tǒng)檢核
完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時最好的方法是利用軟件程序測試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫備份成一個新的數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫中做一遍，通過檢查結(jié)果的正確性來驗證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。

在收集和整理這兩個步驟中，各企業(yè)根據(jù)自身員工的技術(shù)和特長，通常會用一些工具軟件輔助數(shù)據(jù)收集和整理工作，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工具軟件不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優(yōu)勢是能夠查錯，下幾條簡單指令就可以發(fā)現(xiàn)大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，所需的時間和工作量都是企業(yè)無法承受的。

以上談了印刷erp系統(tǒng)項目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的流程，具體項目還要在實施方顧問的指導(dǎo)下進行，另外制度的保障也要及時跟上，曾經(jīng)有企業(yè)在做數(shù)據(jù)整理工作前，采納了實施方的建議，建立了獎懲制度，輸入一條數(shù)據(jù)按0.02元計算，輸入數(shù)據(jù)經(jīng)過檢查發(fā)現(xiàn)錯誤，扣0.04元，一條制度即提高了輸入人員的積極性，同時也督促錄入人員在錄入的同時進行認(rèn)真的檢查。

印刷erp系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備這項工作的重點不是在數(shù)據(jù)本身，嚴(yán)密的計劃和合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。