TCL移動：從OA辦公到昆明OA信息化!

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　　TCL移動通信有限公司是一家致力于手機等移動信息終端產品的研發(fā)、設計、制造、銷售和服務的現(xiàn)代化高科技企業(yè)，在TCL集團中被列為第二大支柱產業(yè)。它用4 年的時間，已經完成了康柏、戴爾等國際 I T 巨頭 8 年時間完成的經濟規(guī)模。連續(xù)三年營業(yè)額增幅高達263.3倍。2002年，德勤會計事務所舉辦的首屆亞太區(qū)高科技高成長500強企業(yè)中，TCL移動排行榜首，成為亞太地區(qū)成長最快的高科技企業(yè)。2003年，TCL移動手機銷售額近100億人民幣，穩(wěn)居中國手機市場三甲，名列國產手機第一。 

　　賣手機如同賣海鮮

　　賣手機就像賣海鮮一樣存在風險。原因很簡單，TCL通信前面有諾基亞、摩托羅拉、索愛在堵，而后面，波導、迪比特、廈新等國產廠商在后面狂追不舍，一浪接一浪地勁推新品，價格戰(zhàn)此起彼伏，相當多的機型利潤率在短期內大幅縮水，可能月底價格已經是月初的六七成，如果不能及時出貨，積壓庫存如何消化？

　　產品更新速度和手機平均利潤的下降正在考驗這個國產手機的年輕人。30家分公司、156家辦事處，200多個分銷商，3000多家營銷網(wǎng)點，3000多員工，隨著組織規(guī)模正在不斷發(fā)展壯大，業(yè)務的日漸增多和企業(yè)文化的逐步成熟，隨之而來的是各種業(yè)務運作和管理事務的日漸繁多與復雜。TCL移動通信信息部副部長鄺光輝介紹說，“光總部就有80多個文職秘書人員來負責日常文件的擬稿、傳送與報送。”可即便是這樣，一個文件8天、10天也不一定能跑下來。為了和幾公里之外生產基地及時溝通，公司還開通了一臺穿梭BUS，每天往返總部和基地三、四次。作為一家高科技的公司，老總們經常出差在外，要審批的報告，要報銷的憑證沒法及時批復，信息傳遞的速度與效益低下，已嚴重影響和制約了企業(yè)策略的執(zhí)行，延誤了寶貴的市場戰(zhàn)機，，大大降低了公司的“以速度搶占先機，以規(guī)模沖擊市場”的競爭策略的執(zhí)行力。

　　與許多步入成熟期的企業(yè)一樣，TCL移動通信公司一方面內部對于加快辦公運作效率與實現(xiàn)信息資源共享的要求日益強烈；另一方面對外界強大競爭壓力也越發(fā)產生危機感，迫切要求通過一種工具來改善、優(yōu)化已有的辦事流程，修煉企業(yè)內功以保持競爭優(yōu)勢。如何盡快、迅速提高公司業(yè)務和人員運作效率，增強公司的生命力和競爭力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關注的焦點。 

　　選型注重可升級

　　從TCL移動通信公司企業(yè)信息化建設來說，近幾年，互聯(lián)網(wǎng)已得到普及，企業(yè)網(wǎng)絡基礎設施搭建較為完備，在2002年已成功實施了Oracle的ERP、財務等系統(tǒng)。自系統(tǒng)上線運行以來，已經取得了一定的效果，隨著公司的不斷發(fā)展，提升TCL移動通信公司協(xié)同辦公、信息管理和溝通效率已迫在眉睫。企業(yè)必須建立起一套面向所有員工的有效處理企業(yè)日常運作和管理的辦公協(xié)同系統(tǒng)，結合強大的門戶技術、通訊技術和工作流技術，對企業(yè)各種信息進行集成和有效地共享，加快企業(yè)的信息流轉速度，支持所有員工及時有效獲取和應用信息資源，提高工作效率和企業(yè)的整體反應能力。

　　“公司希望信息反饋及時，還要用文字表達以避免信息失真；這于這樣一個龐大的組織，技術的可靠性和擴展性也是非常強調的。”具體負責這個項目實施的信息部張偉說。因此，系統(tǒng)建設的目標也很明確：通過更高效率的集成協(xié)同應用來提高企業(yè)的整體創(chuàng)新和應變能力，使企業(yè)內外實現(xiàn)高效信息溝通、網(wǎng)絡無紙化辦公，最終實現(xiàn)規(guī)范化管理，促進企業(yè)從彼此獨立、被動的管理模式轉向一體化、信息共享的統(tǒng)一管理模式，從而實現(xiàn)公司的知識型、學習型企業(yè)的轉變和升華。

　　他們考察了市場上多家主流廠商的產品，又去華為、中興去進行觀摩調研，接著和TCL集團及兄弟單位做好統(tǒng)一規(guī)劃，以便將來能方便地實現(xiàn)集團內企業(yè)互連互通。TCL通訊、TCL金能、TCL電工三家兄弟單位都對深圳藍凌的KOA  V4.2產生了興趣，因為它基于IBM Dorimmo 6.5群件技術，在系統(tǒng)的成熟度、可靠性、擴展性上更勝一籌。深圳藍凌還是國內優(yōu)秀的OA、知識管理和電子協(xié)作產品專業(yè)服務商、IBM Lotus軟件金牌增值開發(fā)商，技術上成熟、先進，在應用系統(tǒng)集成領域有豐富的設計和施工經驗，他們向TCL移動通信公司提供了基于知識管理（KOA）的企業(yè)信息門戶系統(tǒng)解決方案。  

　　從人力資源開始切入

　　正如其他企業(yè)的OA實施一樣，以流程為主線，卡人卡時間。因而流程電子化和事務權責明確化成為項目建設的關節(jié)點。

　　KOA 系統(tǒng)實施過程中，TCL遇到了技術與業(yè)務兩方面阻礙。首先在技術方面，為了與已經上線的人力資源系統(tǒng)實現(xiàn)有效的對接與集成，TCL決定實現(xiàn)賬號單點登錄，由于人力資源系統(tǒng)采用的是微軟的數(shù)據(jù)庫產品，如何實現(xiàn)IBM Lotus目錄服務與微軟數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)集成是企業(yè)面臨的一大技術難題。TCL通過與各方合作伙伴的溝通與交流，共同攻關，最終解決了異構平臺的數(shù)據(jù)集成問題，成功實現(xiàn)了SQL Server 數(shù)據(jù)庫與IDS目錄服務的同步，使OA系統(tǒng)內的組織架構及人員基本信息均來源于HR系統(tǒng)，確保了人員及組織變化能及時反應到OA系統(tǒng)中來，并為企業(yè)建立了一套單點登錄目錄服務體系。

　　“而業(yè)務方面則遭遇的最大障礙，則來自于公司原有的崗位責權不完善，基礎資料零散不準確”。張偉介紹，以往，人力資源部對每個員工的責權并沒有詳細的崗位說明書，員工只是按照傳統(tǒng)的習慣性做法進行工作。如果員工工資不變，人力資源部門就不會在系統(tǒng)里做更新。為了解決這一歷史遺留問題，項目組實施人員會同人力資源部，在時間緊任務急的情況下，建立起了公司崗位管理體系，明確每位員工的崗位職責。將事務流程和權限分配對應到崗位，以適應企業(yè)人員的頻繁變動。

　　此外，項目組還對原有的業(yè)務流程進行優(yōu)化調整，找出各業(yè)務流程的關鍵點，依據(jù)簡潔高效、責任明確的原則，精簡掉無關的處理節(jié)點。對于那些尚存爭議或暫不具備上線條件的專有流程，項目組則通過設計出多套相對通用的通用流程模板的方式來解決，這種流程模板中的各流程節(jié)點審批人員及處理方式均可由起草人自行定義，此種方法較好地解決了公司所有流程的上線審批難題，確保了OA系統(tǒng)的快速啟用上線，在實施過程中不斷整理完善新的流程，在使用過程中不斷形成新的、更為優(yōu)化的流程。

　　這無異于一次管理變革。如何減少阻力，推進項目進展？信息部門在組建項目實施組的時候，特意邀請公司最高層領導做項目領導小組組長，各業(yè)務主管副總作副組長，并匯同公司戰(zhàn)略執(zhí)行部、人力資源部、總經辦等公司行政管理部門一起，組成一支強有力的項目實施團隊。，系統(tǒng)上線前，項目組首先出臺了公司的第一個業(yè)務流程：“KOA業(yè)務流程上線審批”流程，它規(guī)范了業(yè)務流程的產生、修訂、發(fā)布、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)，業(yè)務流程一旦通過系統(tǒng)審批上線，即等同于公司的規(guī)章制度，業(yè)務人員必須按流程要求執(zhí)行，此舉極大地降低了項目實施推廣過程的難度，為項目組梳理業(yè)務流程提供了強大的支持和保障。 

　　提高企業(yè)智商

　　3G前夜的移動通信市場暗流涌動，人才和資源的競爭日趨加劇。面對日益頻繁的人員流動，如何將員工頭腦中的知識、技能和經驗轉變成為企業(yè)智慧，是高科技企業(yè)提高核心競爭力的一個最為緊迫的問題。

　　TCL正在向國際化邁進，與阿爾卡特合資后，TCL移動通信董事長萬明堅博士曾表示，要用四年時間“融化”阿爾卡特。近期，TCL在海外大舉招兵買馬，近千名“海外盟軍”也即將進入TCL。對于TCL來說，內蒙工廠與惠州總部南與北的溝通交流，“融合”成為了TCL移動企業(yè)文化的必修課。

　　要讓重新設計的流程正常運作，TCL就面臨著整個組織對新流程的適應和學習的大問題，而這正是知識管理系統(tǒng)所能起到的提高企業(yè)“智商”和避免“組織失憶”的作用。

　　“如果每個人都按照新的流程體系去思考和分析，那么大家就會有越來越多的共同點，就會提高決策的速度和準確性。但是過去，我們花了很多時間和財力去做一件事情，成功之后，需要總結和歸納出來時，隨著人員的離職和流失，這些經驗和知識卻很自然地流失了，這樣就會使組織的效率受到影響。而知識管理可以避免這一現(xiàn)象的發(fā)生?！编椆廨x說，通過公司內部的培訓、考試分享知識，也大大地減少了員工在組織學習上的重復勞動。他舉例說，最簡單的請假流程，大家平時很少用。但一定要用起來，怎么辦？什么事情可以請多少天假，誰來批準審批，流程是怎么樣？在系統(tǒng)里早就規(guī)范好了。對研發(fā)部門來說，沉淀和積累知識的效益更不用說了。

　　目前，TCL移動的OA系統(tǒng)對一些公告和通知，員工可依據(jù)權限，可以訪問、下載、另存。對于公章式的通告，如人事任免，董事會決議等，一經發(fā)出，不可改動。張偉介紹說，員工進入系統(tǒng)，它會告訴你今天有多少待辦事宜，如果你逾期沒有辦理，系統(tǒng)還會發(fā)手機短信再次通知。此外，TCL移動正在構建將手機和電子簽名結合，實現(xiàn)文件的移動簽署，這樣，無論領導在哪，只要通過手機登錄特定網(wǎng)站，，就可以進入OA系統(tǒng)完成審批流程。而知識分享系統(tǒng)也已經初具雛形，TCL移動總結出了一些成功和失敗的案例，供員工參考和借鑒；同時，對于檔案管理，或是ISO文控管理、或是對銷售人員的新產品特性都分類保存在系統(tǒng)里；還可以在網(wǎng)上設置不同類別的考試題，測試總部和所有分支機構的員工對新技術或新業(yè)務掌握到什么樣的水平。

    “我們正在設置一套激勵辦法，讓員工踴躍地提供有價值的可以共享的資料，沉淀更多的知識。”TCL移動通信信息部副部長鄺光輝最后說。