重慶泛普OA辦公軟件系統(tǒng)詮釋對(duì)公司運(yùn)行產(chǎn)生某種法律后果或影響的

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一、法務(wù)類對(duì)外文書類型
 

類   型	文書及格式	適用格式及流程	備   注
催告型文書	1．要求履行某項(xiàng)義務(wù)的函告，一般采用工作聯(lián)系函格式(附件6)；付款通知采用付款通知單格式(附件7)	付款通知適用OA系統(tǒng)中“付款通知批準(zhǔn)流程”； 其他適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”	該類文書主要指在在合同約定的條件成就或某項(xiàng)義務(wù)即將屆期或已經(jīng)屆期（逾期）的情況下，為了達(dá)到以下目的而發(fā)送的文書：①明確某項(xiàng)義務(wù)的具體履行要求；②提醒對(duì)方按約定履行某項(xiàng)義務(wù)；③告知對(duì)方已違約并要求限期整改；④告知對(duì)方已違約并按約終止合同；等等。送達(dá)時(shí)須有經(jīng)對(duì)方簽收的用以證明送達(dá)的回執(zhí)。
	2．要求限期整改的函告，采用工作聯(lián)系函格式	適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”
	3．終止合同的函告，采用工作聯(lián)系函格式	適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”
確認(rèn)型文書	1．成果交付確認(rèn)書	適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”	該類文書指在我方向?qū)Ψ浇桓赌稠?xiàng)成果（資產(chǎn)、資料等）或要求對(duì)方確認(rèn)某項(xiàng)事項(xiàng)的情況下，要求對(duì)方書面確認(rèn)以示完成、送達(dá)或認(rèn)可的文書。該類文書必須經(jīng)雙方或多方蓋章確認(rèn)。
	2．其他內(nèi)容的確認(rèn)書	適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”
承諾型文書	1．承諾書	適用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書審批流程”	該類文書指我方在要求業(yè)務(wù)單位行使某項(xiàng)職責(zé)的情況下，應(yīng)業(yè)務(wù)單位要求，就對(duì)應(yīng)的某些事項(xiàng)作出承諾的文書。該類文書不以送達(dá)回執(zhí)為必要條件。
廣告型文書	1．廣告圖文	適用OA系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程”	該類文書在一般情況下為要約邀請(qǐng)，但是若其中就商品房開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說明和允諾，并對(duì)商品房買賣合同的訂立以及房屋價(jià)格的確定有重大影響的，則視為要約。該說明和允諾即使未載入商品房買賣合同，亦應(yīng)當(dāng)視為合同內(nèi)容，若有違反，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)違約責(zé)任。

二、非法務(wù)類對(duì)外文書類型
非法務(wù)類對(duì)外文書類型主要包括行政類文書(因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門作出的請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等、技術(shù)類文書等)、技術(shù)類文書(工程、設(shè)計(jì)等方面的純技術(shù)內(nèi)容的文書)及其他普通文書等。
 
三、對(duì)外文書審批流程的原則
(一) 因非法務(wù)類對(duì)外文書與法務(wù)類對(duì)外文書因在實(shí)際區(qū)分過程中存在一定困難，所以在實(shí)際用章審批過程中大部分非法務(wù)類文書也歸屬法務(wù)部管轄(即須經(jīng)過法務(wù)部審核)，為了便于區(qū)分，現(xiàn)就對(duì)外文書按發(fā)文對(duì)象進(jìn)行區(qū)分，可分為發(fā)往政府職能部門的文書和發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書兩類，現(xiàn)就該兩類文書的審批流程原則確定如下：
    1．發(fā)往政府職能部門的文書
    發(fā)往政府職能部門的法務(wù)類文書(指因合同關(guān)系而發(fā)生的對(duì)合同的履行結(jié)果會(huì)產(chǎn)生影響的文書)和行政類文書(因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門作出的請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等)須按OA流程中的“對(duì)外文書審批流程”執(zhí)行，即必須通過法務(wù)部審核。
發(fā)往政府職能部門技術(shù)文書、證照年檢申請(qǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事報(bào)表(評(píng)定)或其他按政府部門固定格式填寫的表單等非法務(wù)、行政類文書無須通過法務(wù)部審核，適用資產(chǎn)類的“用章審批流程”。
    2．發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書
任何發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書，無論屬法務(wù)類文書還是技術(shù)類文書，均需按“對(duì)外文書審批流程”或其他兩個(gè)固定流程(廣告發(fā)布、催款通知)執(zhí)行，必須通過法務(wù)部審核。
 
(二) 適用 “對(duì)外文書審批流程”須遵循的原則
該流程目前已定義了以下各步：即發(fā)文→部門負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)審核→總經(jīng)理審核→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→蓋章→存檔，其中部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)審核、蓋章及存檔為固定保留的環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核環(huán)節(jié)視文書內(nèi)容可選擇是否“跳過”，凡是文書所涉內(nèi)容涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、收付款或稅收等方面與財(cái)務(wù)有關(guān)內(nèi)容的，則“財(cái)務(wù)審核”環(huán)節(jié)不可跳過；文書屬于某一特定項(xiàng)目的，則“總經(jīng)理審核”也不可跳過；如文書內(nèi)容涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容或與公司經(jīng)營相關(guān)的重大內(nèi)容的，則“分管領(lǐng)導(dǎo)審核”環(huán)節(jié)不可跳過。
 
(三) 有特定固定流程文書的審批流程
1．付(催)款通知單審批流程
（1）主辦會(huì)計(jì)按規(guī)范格式起草付款通知單，明確付款依據(jù)、付款金額（如有利息，須計(jì)算準(zhǔn)確的利息）以及付款時(shí)間，要求依據(jù)、時(shí)間明確，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；
（2）財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確；
（3）部門（子公司）負(fù)責(zé)人審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否完整、明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確；
（4）資金部主管審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確；
（5）法務(wù)主管審核付款通知單中的文字表述是否準(zhǔn)確、合法；
（6）董事長批準(zhǔn)。
2．廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程
（1）策劃部負(fù)責(zé)制作或委托廣告策劃公司制作廣告圖文，并提交審核；
（2）策劃部負(fù)責(zé)人審核文案內(nèi)容是否就開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說明和允諾，并對(duì)商品房買賣合同的訂立以及房屋價(jià)格的確定有重大影響，若有該方面的內(nèi)容，須確認(rèn)是否與房屋開發(fā)的事實(shí)相符；
（3）項(xiàng)目總經(jīng)理審核確認(rèn)文案內(nèi)容是否就開發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說明和允諾，并對(duì)商品房買賣合同的訂立以及房屋價(jià)格的確定有重大影響，若有該方面的內(nèi)容，須確認(rèn)是否與房屋開發(fā)的事實(shí)相符；
（4）法務(wù)主管審核確認(rèn)文案內(nèi)容是否存在引起不良法律后果的可能；
（5）分管副總經(jīng)理審核；
（6）董事長審批。
 
四、對(duì)外文書發(fā)送過程中的相關(guān)注意事項(xiàng)
1．法務(wù)類對(duì)外文書在今后可能發(fā)生的訴訟中將產(chǎn)生重要的證據(jù)效力，所以必須給予高度重視。對(duì)外文書的原件必須及時(shí)存檔(復(fù)印件在訴訟中將失去證據(jù)效力)，發(fā)往對(duì)方的文書必須有對(duì)方有權(quán)簽字人簽收的回執(zhí)(工作聯(lián)系函及催款通知單的回執(zhí)詳見附件7、8，其他文書類型的回執(zhí)詳見附件9，或直接在需存檔的一份文書原件下簽收)，若對(duì)方拒絕簽收，則可以EMS形式送達(dá)，但須重點(diǎn)提出的是，必須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中寫明文書的關(guān)鍵內(nèi)容提要(文書中涉及要求對(duì)方履行具體義務(wù)、支付相應(yīng)款的，必須在“內(nèi)件品名”中注明義務(wù)內(nèi)容、具體金額及相應(yīng)的期限)，回執(zhí)和郵件詳情單必須與文書的原件一起交檔案室存檔(無有效回執(zhí)的原件亦會(huì)在訴訟或仲裁中失去證據(jù)效力)。
2．特別說明：除上述對(duì)外文書外，合同履行過程中合同各方召開的有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的會(huì)議對(duì)于合同的履行起著非常重要的作用，均應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。會(huì)議召開后，合同各方與會(huì)人員均須在會(huì)議記錄或經(jīng)整理后的會(huì)議紀(jì)要上簽字確認(rèn)，否則該會(huì)議記錄或紀(jì)要將失去應(yīng)有效力。