企業(yè)檔案知識管理之三：企業(yè)檔案知識管理的系統(tǒng)實現(xiàn)

　　1、 企業(yè)檔案知識管理系統(tǒng)實現(xiàn)的思路要點

　　1.1實現(xiàn)檔案管理知識資源化、信息化的思路

●把過去數(shù)據(jù)型檔案資料看成“歷史”資料信息，按信息管理方式在系統(tǒng)中分類，供查詢搜索；

　　1.2知識資源及時支持領(lǐng)導決策的思路

●了解分析領(lǐng)導或管理決策的事項及過程，對其進行規(guī)范化認識，明確其決策的環(huán)節(jié)或形式；

　　1.3知識資源及時支持員工學習的思路

●了解組織結(jié)構(gòu)各崗位上的人員知識結(jié)構(gòu)要求和培訓發(fā)展計劃；

　　1.4知識資源及時支持員工工作的思路

●了解分析各項業(yè)事務工作，內(nèi)容及過程，對其進行規(guī)化認識明確其過程的節(jié)點，并按知識結(jié)構(gòu)的獨立性分解節(jié)點及節(jié)點內(nèi)作業(yè)程序；

　　1.5知識資源管理IT平臺化的思路

●用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計，隨時隨地用游覽器訪問應用系統(tǒng)平臺；

　　1.6知識資源管理的安全化思路

●在企業(yè)的各個地區(qū)機構(gòu)，分布設(shè)立訪問服務器，在總部設(shè)立應用系統(tǒng)服務器，各服務器之間設(shè)立VPN聯(lián)接；

　　1.7知識資源管理制度化思路

●首先用制度的形式確定知識資源管理的組織機構(gòu)；

　　2、知識資源管理應用系統(tǒng)IT平臺結(jié)構(gòu)方案

　　 根據(jù)前述知識資源管理的思路，我們看到整個解決思路明確了應用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，如圖示：

　　其中：知識資源應用功能系統(tǒng)的主要功能有：

●知識訂閱：決策知識訂閱，業(yè)事務工作知識訂閱

　　資源庫委托收集、整理系統(tǒng)的主要功能有：

● 委托收集流程

　　知識資源庫管理系統(tǒng)的主要功能有：

● 知識關(guān)聯(lián)分類

　　3、知識資源管理的組織建設(shè)方案

　　按照知識資源管理系統(tǒng)平臺運行的要求，以知識資源管理工作推進與保障要求，其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計為：

　　其中：

　　知識資源管理部：負責知識資源庫管理系統(tǒng)的日常維護和操作。

　　知識應用規(guī)劃部：負責跟蹤集團公司、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務工作、事務工作的變動，調(diào)查規(guī)劃知識體系、知識地圖結(jié)構(gòu)，以及知識資源內(nèi)容建設(shè)。

　　 專業(yè)人員虛擬團隊：是各部門、各專業(yè)的骨干人員，接受委托后在網(wǎng)上對知識資源做收集、整理或出題。

　　專家顧問虛擬團隊：他們是公司聘請的內(nèi)外專家，接受委托后在網(wǎng)上對知識資源收集、整理等工作進行審查、判斷。

　　4、知識資源管理的制度建設(shè)方案

　　按照知識資源管理系統(tǒng)推進和組織建設(shè)的要求，其保障制度體系應包括：

　　以上制度的作用和意義都比較明確，但要根據(jù)實際進行調(diào)整和細化。

　　5、實施中的主要問題及解決思路

　　前面的分析、設(shè)計的系統(tǒng)方案要實現(xiàn)，并產(chǎn)生實際作用，將遇到以下問題：

　?。?） 檔案知識資源體系化規(guī)劃和整理的問題

　　因為過去的檔案管理工作已有基礎(chǔ)，如何從檔案分類及檔案類型過渡到知識資源管理，就首先要進行一次調(diào)研和規(guī)劃工作，得到一個體系，那么整理和規(guī)劃就有了標準；

　?。?） 檔案知識資源與領(lǐng)導決策工作結(jié)合的問題

　　要建立起知識資源對領(lǐng)導決策工作的支持，關(guān)鍵是要確定領(lǐng)導決策的事項及其程序。這需要通過細致的調(diào)查、分析、再綜合得到；

　　 （3） 檔案知識資源與員工學習結(jié)合的問題

　　這個問題的難點在對組織崗位知識結(jié)構(gòu)的定義，以及崗位成長發(fā)展的相關(guān)知識需求的設(shè)計。這需要人力資源管理部門的大力配合，還有業(yè)務、事務專家的幫助；

　?。?） 檔案知識資源與業(yè)事務工作結(jié)合的問題

　　要建立起對業(yè)事務工作的支持，關(guān)鍵是要確定各業(yè)事務工作內(nèi)容和過程，進而確定節(jié)點工作的支持知識。這也要通過細致的調(diào)查、分析、設(shè)計來達到；

　　（5） 組織機構(gòu)變動(合并、分拆、撤銷)的影響問題

　　當解決檔案知識資源與決策、學習、工作結(jié)合后，知識資源就緊緊地與組織結(jié)構(gòu)、組織崗位關(guān)系在一起了。如果組織機構(gòu)變動，意味著原來“關(guān)系”就沒有效了，這個問題不解決，會給知識資源的應用造成混亂。實際上，這個問題是技術(shù)上的問題，需要在IT系統(tǒng)設(shè)計時考慮機構(gòu)變動前后相關(guān)知識資源的“遷移”；

　?。?） 專家、專業(yè)人員團隊建立的問題

　　從系統(tǒng)的方案中，我們看到專家和專業(yè)人員在整個管理中起著很重要的作用，但他們?nèi)绾纹刚垼咳绾巫R別他們的能力？而且團隊人員還要是互補的。這系列問題都要通過認真調(diào)研、分析和判斷來解決；

　?。?） 原檔案管理組織與人員職責變動問題

　　這個問題很實際，按現(xiàn)在檔案管理的組織，牽涉到很多原有工作人員的工作內(nèi)容與職責的大幅度變動。如何處理好這個問題，也是知識資源管理系統(tǒng)推動工作能否成功的關(guān)鍵。對此，要在轉(zhuǎn)變工作人員思想的基礎(chǔ)上，對原工作人員進行分層次系統(tǒng)培訓，使他們適應新系統(tǒng)運行的要求。開始的時候，可以考慮他們中多數(shù)人員經(jīng)過培訓后充任“專家和專業(yè)人員”團隊，即：將專家團隊和專業(yè)人員團隊先辦成實體組織，讓他們承擔一部分專家或?qū)I(yè)人員的職責；

　?。?） 檔案知識資源管理的思想認識問題

　　從前述，已經(jīng)看到，知識資源管理最核心的是管理思想和理念，如果沒有建立起這樣的認識，要進行或推動知識資源管理幾乎是很難的。對此，我們只能通過培訓、廣播的多種渠道，不厭其煩地宣灌知識資源管理。同時，在應用過程中讓大家逐漸體會它的價值。