外貿(mào)erp管理系統(tǒng)

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 　　泛普外貿(mào)erp系統(tǒng)是一款專業(yè)的ERP管理軟件。軟件能實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)信息的掌控，包括從產(chǎn)品管理、詢價(jià)、報(bào)價(jià)、接單、采購(gòu)、出貨、追蹤、賬款、統(tǒng)計(jì)分析，各流程間皆涉及了繁瑣的溝通工作。

　　外貿(mào)ERP系統(tǒng)是一種繼承了先進(jìn)管理思想與信息技術(shù)的軟件，通過它可以改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。 但是，不同規(guī)模的賣家，對(duì)外貿(mào)ERP的匹配需求也不盡相同。例如，小型賣家，找一個(gè)小工具就可以了;中型賣家一般需要找標(biāo)準(zhǔn)版的訂單管理軟件;大型賣家則需要標(biāo)準(zhǔn)版+定制。 各取所需，只求最適合。

　　對(duì)于中小企業(yè)來說，如果你的產(chǎn)品特點(diǎn)是多樣性，復(fù)雜性，每天操作的數(shù)據(jù)，工藝，訂單量特別多，人員更迭比較頻繁，單靠員工個(gè)人的力量不容易全盤操作運(yùn)營(yíng)的話，外貿(mào)ERP軟件是個(gè)不錯(cuò)的選擇。流程化的管理，用流程規(guī)范去控制人，避免人為不遵守流程而犯錯(cuò)。數(shù)據(jù)記錄詳細(xì)，便于查詢，統(tǒng)計(jì)，分析。但中立來說，也難免會(huì)存在一些疏漏，不夠靈活，很多時(shí)候跨境ERP會(huì)影響效率，系統(tǒng)維護(hù)數(shù)據(jù)工作比較繁重。

　　erp外貿(mào)管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)方管理

　　系統(tǒng)中的關(guān)聯(lián)方是客戶、供應(yīng)商、工廠、合作伙伴等不同業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位的總稱.關(guān)聯(lián)方信息管理作為泛普外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)的一個(gè)必不可少的支撐點(diǎn)，日益受到用戶的關(guān)注和重視.因?yàn)樗墓芾碇苯雨P(guān)系到一個(gè)企業(yè)的銷售業(yè)績(jī)，泛普外貿(mào)erp管理系統(tǒng)可以重新整合企業(yè)的關(guān)聯(lián)方信息資源，使有價(jià)值的商業(yè)資料得到最大限度的保留.同時(shí)，使原本“各自為戰(zhàn)”的不同部門的人員開始真正地協(xié)調(diào)合作，并與關(guān)聯(lián)方建立起持續(xù)、友好的個(gè)性化聯(lián)系，成為圍繞著“滿足客戶需求”這一中心要旨的強(qiáng)大團(tuán)隊(duì).

　　1.關(guān)聯(lián)方類別管理

　　系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)使用同一個(gè)關(guān)聯(lián)方數(shù)據(jù)表，關(guān)聯(lián)方的統(tǒng)一編碼，保證了系統(tǒng)的高度集成.泛普系統(tǒng)管理關(guān)聯(lián)方的多種信息，如名稱、地址與聯(lián)系人等，但根據(jù)關(guān)聯(lián)方性質(zhì)不同，系統(tǒng)將關(guān)聯(lián)方區(qū)分為國(guó)外(內(nèi))客戶、國(guó)外(內(nèi))供應(yīng)商、加工企業(yè)、國(guó)外(內(nèi))合作方等，一個(gè)關(guān)聯(lián)方可以具有多種性質(zhì)(即角色)。同時(shí)，不同性質(zhì)的關(guān)聯(lián)方可以對(duì)應(yīng)不同的外貿(mào)業(yè)務(wù)，例如國(guó)外客戶對(duì)應(yīng)出口合同.通過關(guān)聯(lián)方分類，企業(yè)可以構(gòu)建規(guī)范的關(guān)聯(lián)方信息庫(kù)，整合關(guān)聯(lián)方信息資源，使統(tǒng)計(jì)查詢更加準(zhǔn)確清晰，同時(shí)便于追蹤關(guān)聯(lián)方服務(wù)情況.

　　2.關(guān)聯(lián)方多層管理

　　系統(tǒng)采用的關(guān)聯(lián)方管理模式為多層管理，即“系統(tǒng)關(guān)聯(lián)方--部門(個(gè)人)關(guān)聯(lián)方”，這樣既保證了關(guān)聯(lián)方資源的公司化，在全公司內(nèi)部達(dá)到資源共享，也保護(hù)了業(yè)務(wù)員本人對(duì)關(guān)聯(lián)方私人資料的保密性(嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置保證關(guān)聯(lián)方資料絕無泄密的可能)。從而為關(guān)聯(lián)方提供更快速周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，吸引和保持更多的關(guān)聯(lián)方做出保證.

　　通過嚴(yán)格的權(quán)限，可以達(dá)到業(yè)務(wù)員之間，或部門之間的保密性.

　　3.關(guān)聯(lián)方評(píng)價(jià)系統(tǒng)

　　通過泛普外貿(mào)erp系統(tǒng)，可以(自定義)建立關(guān)聯(lián)方的評(píng)價(jià)指標(biāo)和評(píng)價(jià)體系，利用關(guān)聯(lián)方的基礎(chǔ)信息(如生產(chǎn)能力反饋、經(jīng)營(yíng)情況調(diào)查等)，以及泛普外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)中的相關(guān)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息(如商品檢驗(yàn)、應(yīng)收帳款等數(shù)據(jù))，對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。

　　工廠、供應(yīng)商評(píng)價(jià):主要評(píng)價(jià)其履約(生產(chǎn)、供貨)能力、商品質(zhì)量、公司資質(zhì)、企業(yè)資信等.

　　銷售客戶評(píng)價(jià):對(duì)銷售客戶應(yīng)收帳款及逾期帳款、放帳額度、退貨情況、履約情況、客戶資信等進(jìn)行評(píng)價(jià).

　　服務(wù)商評(píng)價(jià):對(duì)貨代公司、保險(xiǎn)公司等進(jìn)行資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)滿意度等進(jìn)行評(píng)價(jià).

　　系統(tǒng)能夠根據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)方的評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行自動(dòng)控制，如自動(dòng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的動(dòng)態(tài)情況對(duì)工廠的生產(chǎn)能力、對(duì)客戶的放帳期限等的預(yù)警提醒.

　　4.關(guān)聯(lián)方授信額度管理

　　通過泛普erp外貿(mào)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)聯(lián)方進(jìn)行不同授信額度的控制，信用額度能夠根據(jù)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況自動(dòng)控制，合同簽署執(zhí)行或發(fā)貨時(shí)占用對(duì)應(yīng)客戶額度，合同收匯時(shí)自動(dòng)釋放該客戶對(duì)應(yīng)額度，系統(tǒng)能夠即時(shí)體現(xiàn)客戶額度占用情況.

　　客戶額度實(shí)現(xiàn)連續(xù)滾動(dòng)控制.

　　客戶額度可分為客戶賒銷額度和客戶非賒銷額度.

　　額度釋放時(shí)，累計(jì)收匯金額大于合同金額時(shí)，按合同金額釋放額度.業(yè)務(wù)終結(jié)后自動(dòng)釋放所占用額度.

　　業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中超過客戶額度的時(shí)候，系統(tǒng)能夠進(jìn)行提醒并進(jìn)行特殊審批處理.

　　可以查詢客戶額度占用表.

　　5.關(guān)聯(lián)方信息傳遞

　　系統(tǒng)提供了一套科學(xué)的關(guān)聯(lián)方管理方法和手段.基于系統(tǒng)，業(yè)務(wù)人員可以非常方便的按照業(yè)務(wù)需要編輯、處理關(guān)聯(lián)方的狀態(tài)、屬性信息.在操作權(quán)限允許的前提下，可以對(duì)關(guān)聯(lián)方的關(guān)鍵信息根據(jù)企業(yè)需要進(jìn)行綜合管理，并進(jìn)行定向的發(fā)布、傳遞、共享.

　　6.其他基礎(chǔ)信息

　　系統(tǒng)對(duì)銀行、幣種、匯率、倉(cāng)庫(kù)貨位、國(guó)別地區(qū)、港口城市、海關(guān)關(guān)區(qū)等基礎(chǔ)信息的規(guī)范設(shè)置，既實(shí)現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)一價(jià)值資料健全完整，又能夠使業(yè)務(wù)員更加得心應(yīng)手的處理日常工作.

　　7.費(fèi)用類型定義

　　可自定義進(jìn)出口業(yè)務(wù)的費(fèi)用類型.

　　可設(shè)定費(fèi)用類型是否參與業(yè)務(wù)的利潤(rùn)核算、是否作為利潤(rùn)項(xiàng)目單獨(dú)顯示或者歸并至“其它費(fèi)用項(xiàng)目”顯示.

　　定義好新的費(fèi)用類型后，系統(tǒng)可自動(dòng)在“盈虧測(cè)算”、“付款申請(qǐng)費(fèi)用類型“、”單票業(yè)務(wù)利潤(rùn)核算“中，添加相應(yīng)的費(fèi)用項(xiàng)目.

　　8.審批工作流定義

　　嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)管理要求設(shè)置逐級(jí)審批權(quán)限，各業(yè)務(wù)單據(jù)一經(jīng)審批，則任何人不能隨意修改;同級(jí)業(yè)務(wù)員之間也不得隨意互相修改查詢他人數(shù)據(jù).

　　業(yè)務(wù)審批流程與用戶權(quán)限管理緊密結(jié)合，使業(yè)務(wù)管理更加正規(guī)、科學(xué)與自動(dòng)化.

　　系統(tǒng)按其審批性質(zhì)分為業(yè)務(wù)審批(合同協(xié)議審批、外運(yùn)單審批、核銷單領(lǐng)用審批等)、付款審批(出口費(fèi)用付款審批、內(nèi)購(gòu)貨款付款審批等)。業(yè)務(wù)審批實(shí)際上涉及到業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，比如說合同從預(yù)算到執(zhí)行，最后終結(jié)的審批.

　　對(duì)同一合同、單證或付款等內(nèi)容，可同時(shí)進(jìn)行多人匯審，并簽署個(gè)人意見.

　　審批功能設(shè)置時(shí)除考慮到職務(wù)上的差別，還考慮到不同人員審批金額與審批類型(不同類型的合同、不同性質(zhì)的付款)的不同，比如超過部門經(jīng)理審批金額上限的合同會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)交上級(jí)主管審核.

　　可根據(jù)公司的實(shí)際需要自行定義審批內(nèi)容，事實(shí)上，軟件可將所有的業(yè)務(wù)都加上審批設(shè)置，也可將所有的審批設(shè)置取消，使業(yè)務(wù)人員自由處理業(yè)務(wù).

　　提供可視化的審批流程定義工具.

　　對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)任意單據(jù)環(huán)節(jié)可以設(shè)定單獨(dú)的審批工作流程.同一審批項(xiàng)目按照不同的組織結(jié)構(gòu)可定義不同的審批流程.審批實(shí)現(xiàn)單審、選審、會(huì)審等多種審批方式.

　　根據(jù)審批項(xiàng)目的金額范圍可定義不同的審批過程.審批權(quán)利可以進(jìn)行授權(quán)處理.

　　審批環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)預(yù)警.

　　9.預(yù)警工作臺(tái)

　　預(yù)警系統(tǒng)的建立，自動(dòng)反映出業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中需要處理的工作內(nèi)容，保障了制度與執(zhí)行的一致性，提高工作效率，同時(shí)有效規(guī)避不規(guī)范業(yè)務(wù)的潛在風(fēng)險(xiǎn).

　　靈活的自定義功能:作為一個(gè)人機(jī)結(jié)合的應(yīng)用系統(tǒng)，只需定義各種業(yè)務(wù)規(guī)范條件，就可以輔助人為的操作幫助系統(tǒng)應(yīng)用者進(jìn)行系統(tǒng)控制.

　　標(biāo)準(zhǔn)化工具:預(yù)警系統(tǒng)的能自動(dòng)判斷的系統(tǒng)，工作條件是無人值守的，可以彌補(bǔ)認(rèn)為操作中無意或有意的錯(cuò)誤處理.

　　個(gè)人工作臺(tái):預(yù)警系統(tǒng)配合各業(yè)務(wù)流程，同時(shí)作為一個(gè)信息與數(shù)據(jù)流程的指導(dǎo)系統(tǒng)，它將適應(yīng)于各種類型的信息管理任務(wù)中.每個(gè)人員根據(jù)自身權(quán)限和工作范圍，就可以及時(shí)地了解到通過預(yù)警系統(tǒng)配合各系統(tǒng)反映出的個(gè)人的工作列表，然后根據(jù)主次處理工作，有效保證了工作的質(zhì)量和效率.

　　可實(shí)現(xiàn)對(duì)審批預(yù)警、期限預(yù)警、任務(wù)預(yù)警、數(shù)據(jù)合法性預(yù)警等.可以根據(jù)企業(yè)自定義設(shè)定預(yù)警內(nèi)容、預(yù)警觸發(fā)條件、預(yù)警環(huán)節(jié)設(shè)置、預(yù)警提示方式等.

　　系統(tǒng)提供個(gè)人工作臺(tái)，列出各部門、人員、崗位工作日志，個(gè)人工作臺(tái)可和預(yù)警系統(tǒng)、審批系統(tǒng)相聯(lián)系，制定、提示所要處理的工作信息.

　　10.內(nèi)部QQ

　　內(nèi)部QQ是一個(gè)任務(wù)和消息提示程序，具有個(gè)性化的個(gè)人任務(wù)提示和消息發(fā)布功能.

　　每個(gè)人在自己的計(jì)算機(jī)用自己的用戶名和口令登錄后，當(dāng)系統(tǒng)中有該人相關(guān)的審批任務(wù)、預(yù)警信息或發(fā)布的消息時(shí)，內(nèi)部QQ會(huì)在系統(tǒng)窗口下自動(dòng)彈出，提示現(xiàn)在有任務(wù)或消息需要完成.

　　內(nèi)部QQ在登錄系統(tǒng)后自動(dòng)啟動(dòng).

　　11.郵件管理

　　>郵件歸類:公司所有業(yè)務(wù)郵件資源全部自動(dòng)存放在系統(tǒng)中，并按照業(yè)務(wù)、客戶、合同、國(guó)別、性質(zhì)等業(yè)務(wù)內(nèi)容，進(jìn)行多級(jí)次的劃分，實(shí)行郵件統(tǒng)一管理，分類統(tǒng)計(jì)、查詢、管理，便于業(yè)務(wù)跟進(jìn)、業(yè)務(wù)歸檔和業(yè)務(wù)移交，對(duì)客戶、訂單的郵件進(jìn)行通閱，管理業(yè)務(wù)進(jìn)程.

　　郵件分發(fā):公司固定崗位的人員，可以將接收到的公司統(tǒng)一對(duì)外的郵箱中的郵件，分別轉(zhuǎn)發(fā)給具體的銷售人員、投訴處理部門等，實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng).

　　郵件群發(fā):公司新產(chǎn)品發(fā)布、客戶重點(diǎn)關(guān)心產(chǎn)品推介，以及公司產(chǎn)品目錄、市場(chǎng)宣傳資料等，都可以按照系統(tǒng)中的客戶郵件地址(可按照關(guān)注商品、地區(qū)、聯(lián)系人等條件過濾查找)，進(jìn)行郵件群發(fā).

　　郵件模板:隨附大量標(biāo)準(zhǔn)外貿(mào)商業(yè)函電格式，使公司對(duì)外聯(lián)系的商業(yè)用語、函電標(biāo)準(zhǔn)化，提高服務(wù)質(zhì)量.

　　和業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫鏈接:在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的功能模塊，可隨時(shí)、自動(dòng)啟用泛普郵件系統(tǒng).例如，出口報(bào)價(jià)、應(yīng)收催款等模塊，可以將結(jié)果自動(dòng)直接發(fā)送郵件.

　　安全機(jī)制:普通人員，對(duì)郵件(包括廢件箱內(nèi)容)無物理刪除權(quán)限;

　　只有系統(tǒng)管理員，才具有物理刪除郵件的權(quán)力.