電子文檔管理系統(tǒng)瓶頸何在？

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盡管知識(shí)管理的理想效果被寄予厚望，但是大多數(shù)企業(yè)所面對(duì)的卻是相反的現(xiàn)實(shí)境況：有些公司的知識(shí)管理就是一個(gè)圖書(shū)館，大量的知識(shí)沉淀在藏書(shū)閣中少人問(wèn)津，真正遇到問(wèn)題卻難以取之用之；一些公司則將知識(shí)管理單純做成了企業(yè)培訓(xùn)，盡管不吝財(cái)力精力邀請(qǐng)一些學(xué)術(shù)大腕來(lái)進(jìn)行演講，但員工收獲寥寥，曲高和寡。

可以說(shuō)，這些都是知識(shí)管理的單一手段，卻不是知識(shí)管理的全部?jī)?nèi)涵，著名知識(shí)管理專(zhuān)家達(dá)文波特就認(rèn)為大多數(shù)企業(yè)只是處于知識(shí)管理的第一階段：企業(yè)象管理其有形資產(chǎn)一樣來(lái)對(duì)其知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理，獲取資產(chǎn)并將其“存放”在能夠夠被很容易獲取的地方。

但正如聯(lián)想集團(tuán)原首席知識(shí)官?gòu)埡髥⑺f(shuō)的“怎樣實(shí)現(xiàn)知識(shí)庫(kù)的動(dòng)態(tài)化是讓知識(shí)管理真正成功的最難點(diǎn)。”

對(duì)一個(gè)在社會(huì)中運(yùn)轉(zhuǎn)的企業(yè)而言，一種非常重要的知識(shí)是在生產(chǎn)實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生并存在于這種過(guò)程之中的，其中一部分沉淀升華到了企業(yè)的制度、流程之中，另一部分則動(dòng)態(tài)地存在于業(yè)務(wù)或生產(chǎn)過(guò)程之中。這種過(guò)程知識(shí)由于其場(chǎng)景性強(qiáng)而存在極高的價(jià)值，并且在管理上難度最大。

這也是達(dá)文波特所強(qiáng)調(diào)的知識(shí)管理的第二階段，知識(shí)管理必須融入貫穿工作的始終。使它成為整個(gè)工作的不可分割的一部分，當(dāng)需要知識(shí)時(shí)，從外部導(dǎo)入知識(shí)；而當(dāng)知識(shí)被創(chuàng)造出來(lái)或獲取到時(shí)，又可以及時(shí)地將其導(dǎo)出給組織的其他部門(mén)。

聯(lián)想就曾以“知識(shí)管理和業(yè)務(wù)流程相結(jié)合”建立了服務(wù)知識(shí)庫(kù)：通過(guò)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接，自動(dòng)沉淀高價(jià)值CASE，快速轉(zhuǎn)化為知識(shí)文檔；自動(dòng)通過(guò)知識(shí)在業(yè)務(wù)流程中的應(yīng)用情況來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)有效性的評(píng)估，成為知識(shí)更新和轉(zhuǎn)化的衡量依據(jù)。

要實(shí)現(xiàn)有效的知識(shí)管理，有幾個(gè)步驟是必要的：將企業(yè)員工的個(gè)人知識(shí)轉(zhuǎn)化為公司知識(shí)，并建立企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)；建立企業(yè)知識(shí)分類(lèi)體系，知識(shí)按部門(mén)、業(yè)務(wù)、載體類(lèi)別歸類(lèi)，以方便新來(lái)的員工熟悉、利用；構(gòu)建隱性知識(shí)的顯性化方法和流程；建設(shè)知識(shí)共享方式與工具，實(shí)施知識(shí)貢獻(xiàn)的激勵(lì)方法；建設(shè)知識(shí)管理組織和機(jī)構(gòu)；建立知識(shí)地圖和知識(shí)社區(qū)。