科研項目經(jīng)費管理軟件

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 　　工程研究總院作為集團所屬研發(fā)機構(gòu)，在2015年獲得集團科研課題審批立項的數(shù)目占集團34家下屬各子集團公司的21%，是集團技術(shù)進步和科技創(chuàng)新的重要平臺，因此選取工程研究總院作為典型的系統(tǒng)需求設(shè)計對象。在對總院的科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)以下幾個問題：

　　科研人員過多承擔(dān)課題經(jīng)費的預(yù)算編制、經(jīng)費申請工作，經(jīng)費管理意識較低。雖然政府科研機構(gòu)已經(jīng)把科研經(jīng)費預(yù)算明細劃分得十分細致，但對于科研人員來說加大了經(jīng)費的管理難度，科研人員不得不把主要精力用在科研經(jīng)費的預(yù)算編制及科研經(jīng)費申請劃撥的工作上。這樣勢必造成科研效率低下、科研成本增加。其次，不同課題反復(fù)采購類同的設(shè)備，經(jīng)費利用率低，容易造成浪費。

　　科研經(jīng)費相關(guān)操作依靠人為既定流程執(zhí)行，相關(guān)審批周期較長，經(jīng)費管理難度大。目前，總院沒有采用先進的信息化手段對科研經(jīng)費進行管理，所有的表格、單據(jù)全部依靠打印后的紙面進行填報及簽章。對于經(jīng)費預(yù)算編制的審核也是通過集中會議評審的方式進行，審批效率低下且管理人員無法對預(yù)算編制的全局進行控制。財務(wù)人員對科研經(jīng)費工作不夠?qū)I(yè)。由于沒有專業(yè)化的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)支撐，科研人員僅注重科研項目進展而忽視了對經(jīng)費的合理使用;財務(wù)人員并非管理科研經(jīng)費的專門機構(gòu)，對于科研經(jīng)費的預(yù)算、核算等環(huán)節(jié)存在不科學(xué)、不規(guī)范的現(xiàn)象。

　　近年來，隨著國家對科研項目的大力支持，各省對科研項目資金撥付開啟綠色通道，科研經(jīng)費管理成了科研院所和高校的重中之重。各單位對科研經(jīng)費管理體制機制、制度建設(shè)以及經(jīng)費監(jiān)管能力都提出了更高的要求，在此基礎(chǔ)上，泛普軟件順應(yīng)趨勢，將現(xiàn)有的成熟產(chǎn)品——科研經(jīng)費管理系統(tǒng)做了定向開發(fā)，服務(wù)于每一個客戶。

　　靈活的預(yù)算編制模板與分析調(diào)整功能，全程把控，審批控制到位;

　　科研經(jīng)費管理系統(tǒng)

　　泛普公司通過多家科研院所的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，經(jīng)費預(yù)算問題永遠是最令人頭疼的問題，泛普公司針對行業(yè)痛點開發(fā)了經(jīng)費預(yù)算管理系統(tǒng)，靈活的預(yù)算編制模板功能讓經(jīng)費拆分不再成為麻煩，其他功能通力合作，環(huán)環(huán)相扣，全方面審批控制;

　　以項目為核心，預(yù)算為基礎(chǔ)，形成全面閉環(huán)經(jīng)費管理制度;

　　泛普經(jīng)費管理系統(tǒng)以項目為核心，預(yù)算為基礎(chǔ)，圍繞項目進行延伸，這也就進一步說明了項目管理系統(tǒng)和費用管理系統(tǒng)可以結(jié)合使用的原因，在一定程度上兩者相互輔助;整個系統(tǒng)以戴明環(huán)思想為設(shè)計指導(dǎo)，有效的把PDCA循環(huán)通過IT技術(shù)進程傳承和固化，使科研單位項目經(jīng)非管理能得到全面的閉環(huán)掌控;

　　支持多維度統(tǒng)計口徑、多形式報表展現(xiàn)機制，滿足多種管理需求;

　　不同層級的管理者在面對數(shù)據(jù)分析的時候需求各不相同，泛普費用管理系統(tǒng)針對這一情況，增加了靈活配置門戶的功能，用戶登錄系統(tǒng)后，可根據(jù)自己的需求靈活配置首頁門戶。數(shù)據(jù)統(tǒng)計支持圖形化模式，看起來簡潔美觀，重點分明，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供強有力的支撐;

　　便捷的穿透式費用查詢功能覆蓋整個系統(tǒng)，方便明了;

　　本系統(tǒng)采用穿透式查詢的方法，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想要知道賬戶的來源、構(gòu)成以及單據(jù)的具體情況的時候，點擊相應(yīng)的賬目數(shù)字，會顯示構(gòu)成該數(shù)字的協(xié)同表單，就像一個匯總的結(jié)果數(shù)字一層一層的穿透，方便領(lǐng)導(dǎo)直觀全面的了解整個項目經(jīng)費的狀態(tài)。

　　 系統(tǒng)功能設(shè)計

　　1、系統(tǒng)的主要功能和目標(biāo)

　　根據(jù)對工程研究總院的調(diào)研，集團科研經(jīng)費管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能有：經(jīng)費預(yù)算制定管理、經(jīng)費支出管理、經(jīng)費統(tǒng)計管理、經(jīng)費預(yù)警推送，系統(tǒng)必須能夠做到精準(zhǔn)預(yù)算、經(jīng)費管控、量化成本，實現(xiàn)科研經(jīng)費使用的事前計劃、事中控制、事后統(tǒng)計管理模式。

　　2、 經(jīng)費預(yù)算定制管理

　　經(jīng)費預(yù)算制定管理主要解決兩個關(guān)鍵問題：降低預(yù)算制定難度，增加預(yù)算制定的準(zhǔn)確度。首先，在搭建系統(tǒng)前，科研人員與財務(wù)一起根據(jù)近幾年的科研課題經(jīng)費使用的實際情況加以總結(jié)提煉，配合系統(tǒng)開發(fā)人員生成一套科研課題預(yù)算編制模板。在新建每個課題項目時，系統(tǒng)可自動化生成科研課題的項目經(jīng)費預(yù)算表，并且可以根據(jù)各類課題的類別選擇不同的預(yù)算模板進行預(yù)算編制的預(yù)定義，這樣就可以減少科研人員制定預(yù)算的難度。預(yù)算經(jīng)費模板可以分為：項目年度預(yù)算表、資本性投入預(yù)算表、國內(nèi)差旅費預(yù)算表、國際差旅費預(yù)算表、技術(shù)服務(wù)費預(yù)算表等。此外，系統(tǒng)可以生成科研課題經(jīng)費預(yù)算科目與財會科目的關(guān)系映射。國務(wù)院各部委下達的科研課題“預(yù)算收支科目”與財務(wù)部門執(zhí)行的《科學(xué)事業(yè)單位會計制度》中規(guī)定的“會計科目”的設(shè)置內(nèi)容存在著一定差距，導(dǎo)致財務(wù)部門按會計核算提供的信息與按科研項目經(jīng)費預(yù)算批復(fù)的可比性差[1]。所以，我們有必要去建立一個模型，即把各類課題的經(jīng)費預(yù)算科目與企業(yè)會計科目之間的邏輯分別加以映射，并建立數(shù)據(jù)間的一一對應(yīng)關(guān)系，這樣就可以增加預(yù)算制定的準(zhǔn)確度。例如：預(yù)算科目中的能源/動力費，對應(yīng)會計科目中的水費、電費;預(yù)算科目中的境外專家來華合作交流對應(yīng)于會計科目中的招待費等等。

　　3、 經(jīng)費支出管理

　　根據(jù)國內(nèi)企事業(yè)單位及科研院校的調(diào)研，一般經(jīng)費支出管理模式有四種：①從財務(wù)總賬系統(tǒng)(全面預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷)中取出項目經(jīng)費支出數(shù)據(jù);②由財務(wù)人員按月填報各單位項目經(jīng)費支出臺賬;③項目負責(zé)人按月或季度上報項目經(jīng)費支出報告;④科研人員填報項目經(jīng)費支出申請、科管、財務(wù)確認。從目前總院以及集團下屬各單位的實際情況來看，基本都使用第四種方案。根據(jù)本人對工程研究總院的需求調(diào)研得出科研經(jīng)費支出審批流程，目前實際涉及到整個經(jīng)費支出流程的人員角色有：經(jīng)辦人(課題經(jīng)費負責(zé)人)、綜合辦審核人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或課題負責(zé)人、總院科研經(jīng)費管理員、財務(wù)主管、總院領(lǐng)導(dǎo)、出納等。整個審批流程環(huán)節(jié)較多，設(shè)計人員較廣，流程效率低下，間接影響科研人員的研發(fā)效率。因此，科研課題經(jīng)費管理系統(tǒng)必須能夠改進整個經(jīng)費支出流程的流轉(zhuǎn)效率。例如，取消付款憑證的填寫工作，改為請款人從系統(tǒng)中填報相關(guān)信息后，系統(tǒng)直接生成簡明的付款憑證表格，提交后系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)到下一相關(guān)人員審核/審批。此外，系統(tǒng)有一個重要功能：系統(tǒng)自動提醒請款人目前該項科目的剩余金額并且可以方便查詢歷史支取經(jīng)費的金額，即請款人此次填報的金額不得高于剩余金額，這也省去了請款人、經(jīng)費管理員、財務(wù)人員反復(fù)核查該項科目經(jīng)費是否充裕。此外，系統(tǒng)還將提供經(jīng)費支出余額提示功能，該功能經(jīng)常在課題結(jié)題節(jié)點使用。

　　因此，系統(tǒng)必須實現(xiàn)基于科研預(yù)算的費用控制管理，通過網(wǎng)上報銷的手段，實現(xiàn)經(jīng)費支出的實時控制，在費用申請、報銷、分?jǐn)偔h(huán)節(jié)提供預(yù)算管控模型，確?？蒲薪?jīng)費按預(yù)算支出。在系統(tǒng)的費用申請頁面中，系統(tǒng)可以直接反映出當(dāng)前課題中某個項目的經(jīng)費使用情況，保證科研人員輸入的金額每次都是有效的，從而提現(xiàn)了預(yù)算編制的指導(dǎo)性。

　　系統(tǒng)可以嚴(yán)格跟蹤和匯報相關(guān)科研項目的經(jīng)費使用情況和支出情況，從項目立項開始就必須有監(jiān)管人員實時跟蹤記錄。對于項目實施程中的每一個環(huán)節(jié)和每一個隱形項目支出經(jīng)費都要保證手續(xù)齊全，并嚴(yán)格按照企業(yè)的流程和規(guī)范來進行，并通過建立監(jiān)督機制，確?？蒲许椖康慕?jīng)費處于可控制的狀態(tài)