中小企業(yè)電子辦公自定義oa軟件系統(tǒng)的模塊運(yùn)用說明

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 　　隨著中小企業(yè)對信息化了解的越來越多，其在OA選型上更趨于理性化。絕大多數(shù)中小企業(yè)除了考慮OA產(chǎn)品所蘊(yùn)含的技術(shù)，OA產(chǎn)品中所融入的管理思想也成為重點(diǎn)考慮的因素。如今，不少中小企業(yè)根據(jù)企業(yè)實際情況，在考慮企業(yè)多樣化、個性化的需求下，選擇了泛普軟件有限公司研發(fā)的定制化OA，從而建立起一個彈性、靈活、高效、安全的電子化協(xié)同辦公與知識管理環(huán)境。

　　一、中小企業(yè)對OA辦公系統(tǒng)的需求

　　在如今，中小企業(yè)的管理面臨著諸多的管理痛點(diǎn)，急需通過專業(yè)的OA辦公系統(tǒng)來規(guī)范管理工作。

　　1、辦公軟件眾多，操作麻煩

　　一個員工上班辦公，同時需要登陸多個軟件系統(tǒng)，需要記住多個賬號密碼，經(jīng)常出現(xiàn)混亂情況;而且有些數(shù)據(jù)需要共享使用時，還需手動從一個系統(tǒng)拷貝輸入到另一個系統(tǒng)，大大影響辦公效率。

　　2、工作日志上報管理難

　　很多中小企業(yè)通過群來上傳日報，當(dāng)多個部門或小組把日報發(fā)到群里面，并在群里面溝通，信息雜亂，促使重點(diǎn)問題、具有價值的信息容易被忽視。

　　3、打卡不規(guī)范，并且統(tǒng)計考勤費(fèi)時

　　許多中小企業(yè)上下班出現(xiàn)員工打卡不規(guī)范，同時出外勤的同事，回來還需補(bǔ)交外出申請，流程繁瑣，考勤統(tǒng)計人員面對雜亂無序的考勤表，統(tǒng)計費(fèi)時費(fèi)力。

　　4、信息數(shù)據(jù)孤島不能互通

　　中小企業(yè)內(nèi)部的各種知識文件不能及時得到匯總，個人經(jīng)驗沒有得到很好的保存，各部門之間的溝通困難，形成信息數(shù)據(jù)孤島。

　　二、泛普OA辦公系統(tǒng)有哪些模塊功能可以解決上述問題

　　泛普OA辦公系統(tǒng)是面向一個單位大多數(shù)人員的管理軟件，OA系統(tǒng)的模塊功能上涵蓋了溝通、審批、協(xié)作、文檔信息、人事、行政、考勤、客戶、銷售、采購、業(yè)務(wù)集成等內(nèi)容。通過OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)多人、多部門、跨地域的OA辦公模式，使日常許多通過手工完成的事情，被計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提供的功能所代替，基于移動OA系統(tǒng)的隨時、隨地辦公則進(jìn)一步提升了oa的應(yīng)用效果。

　　1、可視化表單管理

　　實現(xiàn)可視化表單自定義，用戶無需了解任何技術(shù)，即可通過簡單的幾個按鈕自定義出用戶想要的表單，并具備完善的表單統(tǒng)計功能，與工作流及權(quán)限管理的結(jié)合可定義出各種新的業(yè)務(wù)功能模塊。

　　2、自定義工作流管理

　　能自動完成各類任務(wù)和請求的提交及信息的反饋，方便用戶對出差、加班、請假、報銷等表單進(jìn)行有效的電子化管理;可自定義OA系統(tǒng)中各類任務(wù)和需要的屬性，在辦理過程中有權(quán)限的人可修改表單。

　　3、知識文檔管理

　　可根據(jù)企事業(yè)單位的組織規(guī)模和業(yè)務(wù)需要對各種類型的知識文檔資料進(jìn)行科學(xué)、有序的分類和整理并集中管理;它以網(wǎng)絡(luò)為平臺，按照嚴(yán)格的授權(quán)機(jī)制和嚴(yán)密的安全保障機(jī)制確保文檔資料的安全保密性。可分別授予用戶添加、查看、修改、刪除、打印等權(quán)限。

　　4、個人辦公

　　個人辦公主要包括即時通訊、個人日程、手機(jī)短信、通訊薄、個人文件夾、個人考勤、密碼修改等模塊。用戶通過這些模塊可完成與個人有關(guān)的辦公事務(wù)，提高處理公務(wù)的效率。

　　5、工作計劃

　　將公司目標(biāo)轉(zhuǎn)為部門工作計劃，將部門工作計劃轉(zhuǎn)為個人日程安排和工作日志。上級可查詢下級的日程安排和工作日志，隨時掌握各部門和人員的工作狀態(tài)、結(jié)果，為實現(xiàn)各項經(jīng)營指標(biāo)奠定有效的管理基礎(chǔ)。

　　6、人事管理

　　人事管理模塊為中小企業(yè)員工建立完整的檔案管理，記錄企事業(yè)單位的人員新進(jìn)、人員調(diào)出、人事變動的情況，員工工資、福利變動、獎懲情況、人事合同等資料。

　　7、系統(tǒng)集成

　　提供與現(xiàn)有管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成功能，實現(xiàn)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完美接合，企業(yè)的全體員工都可以在這種開放式的系統(tǒng)中通過工作計劃信息的發(fā)布、交流實現(xiàn)知識的獲得和積累，成為集成企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)和信息系統(tǒng)、進(jìn)行協(xié)同辦公的平臺，實現(xiàn)企業(yè)信息動態(tài)交流的內(nèi)部門戶。

　　8、移動辦公

　　支持手機(jī)、筆記本電腦、iPad隨時隨地登錄系統(tǒng)，進(jìn)行移動考勤、待辦事項處理、審批、報表查詢分析等，便于利用碎片化時間辦公。

　　三、泛普辦公OA軟件的運(yùn)用價值說明書

　　系統(tǒng)能解決中小企業(yè)的管理問題，對中小企業(yè)來說，具備這些價值：

　　1、使辦公效率更高效便捷

　　OA辦公系統(tǒng)平臺的搭建可有效幫助中小企業(yè)建立一個系統(tǒng)的辦公管理平臺。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)而規(guī)范員工的日常工作習(xí)慣，提高企業(yè)員工的執(zhí)行力，能夠讓員工主動的參與公司的業(yè)務(wù)流程管理，規(guī)范業(yè)務(wù)表轉(zhuǎn)化、模塊化并加快業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的速度，真正做到“流程統(tǒng)一、責(zé)權(quán)分明、管理高效”。

　　2、統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺

　　系統(tǒng)的電子公告、BBS論壇、電子郵件、聊天工具可以相互進(jìn)行信息傳遞，OA辦公系統(tǒng)使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播。

　　3、先進(jìn)的工作流模式

　　OA辦公系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的辦公模式，上傳下達(dá)都要靠人來進(jìn)行，讓流程審批變得便捷、高效。同時，通過OA辦公系統(tǒng)功能設(shè)置提醒，通過APP與智能手機(jī)聯(lián)系起來，可以更加快速的處理工作。

　　4、行政管理更加透明化

　　OA辦公系統(tǒng)可以把很多輔助性的工作以及日常行政管理的事務(wù)變得井井有條且非常簡單，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化，所有數(shù)據(jù)一目了然，只要劃定了權(quán)限，每個人都可以了解具體日常工作的進(jìn)展情況。

　　5、節(jié)省運(yùn)營成本

　　電子辦公手段大大節(jié)省了辦公時間;信息載體也由紙張改變?yōu)殡娮臃绞剑垙埖氖褂昧看蟠蠼档?通過系統(tǒng)有效地控制物資的流失，減少資源浪費(fèi)，使得中小企業(yè)的綜合運(yùn)營成本得以有效節(jié)省。

　　綜合來說， OA辦公系統(tǒng)需要能同時滿足性價比高、功能強(qiáng)大、個性化突出、工作流完善、安全穩(wěn)定的OA產(chǎn)品才是中小企業(yè)最好的選擇。