erp系統(tǒng)免費(fèi)下載與CRM集成從統(tǒng)一核算口徑開(kāi)始

erp系統(tǒng)免費(fèi)下載與CRM系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)是企業(yè)信息化管理不可或缺的兩大管理工具。不過(guò)大部分企業(yè)存在一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題，就是這兩個(gè)系統(tǒng)相互獨(dú)立，無(wú)法協(xié)同工作。這就好象兩個(gè)部門(mén)之間存在一條難以跨越的鴻溝一樣，給日常工作帶來(lái)了很大的不便。那么該如何做好他們之間的集成工作呢，讓erp系統(tǒng)下載與CRM系統(tǒng)之間的信息流能夠暢通無(wú)阻的流動(dòng)?對(duì)此筆者認(rèn)為，如果要做好兩者的集成，那么要從統(tǒng)一核算口徑開(kāi)始。

一、統(tǒng)一計(jì)稅口徑。

眾所周知，銷售價(jià)格中其實(shí)包括兩個(gè)部分，一是銷售商品的實(shí)際價(jià)格，二是銷售商品的增值稅。雖然銷售報(bào)價(jià)的時(shí)候，可以將兩部分的價(jià)格合在一起報(bào)。但是在erp系統(tǒng)下載中進(jìn)行最后核算的時(shí)候，如開(kāi)發(fā)票或者核算銷售利潤(rùn)的時(shí)候，是要將兩者分開(kāi)來(lái)考慮的。為此如果要將兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行集成，那么在這個(gè)計(jì)稅的口徑上就要統(tǒng)一。在實(shí)際工作中，這個(gè)統(tǒng)一主要有兩個(gè)方法。

一是直接統(tǒng)一。如果CRM系統(tǒng)中給客戶報(bào)價(jià)采用的是含稅價(jià)(即將兩部分價(jià)格合并起來(lái)報(bào)給客戶)，那么在erp系統(tǒng)下載相關(guān)核算中最好也能夠采用這個(gè)含稅價(jià)。如在應(yīng)收帳款核算中，也設(shè)置為含稅價(jià)。然后讓系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)票的時(shí)候，能夠自動(dòng)根據(jù)稅收比例來(lái)實(shí)現(xiàn)價(jià)稅分離。這是一個(gè)比較理想的方法，可以避免過(guò)多轉(zhuǎn)換而帶來(lái)的誤差問(wèn)題。

二是間接的方法。間接的方法就是指在兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行同步的時(shí)候，讓系統(tǒng)采用公式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。如在CRM系統(tǒng)中采用的是含稅價(jià)格，而在erp系統(tǒng)下載中采用的是不含稅價(jià)格。那么可以在數(shù)據(jù)同步的時(shí)候，在原有價(jià)格的基礎(chǔ)上處以17%來(lái)實(shí)現(xiàn)價(jià)稅分離。不過(guò)這個(gè)方法并不是很好的處理方法。因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)中，基本上除以17%都是除不通的，會(huì)有小數(shù)的產(chǎn)生。此時(shí)就需要考慮要保留幾位小數(shù)為好。為了盡量的減少誤差，這個(gè)小數(shù)位數(shù)比較有講究。如果采用直接統(tǒng)一的方式，那么系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)采用erp系統(tǒng)下載中定義的精度。故采用這個(gè)間接的方式時(shí)，一般需要先考慮一下erp系統(tǒng)下載設(shè)置的精度，或者說(shuō)將小數(shù)位數(shù)后面留的多一點(diǎn)。然后讓系統(tǒng)在根據(jù)實(shí)際情況來(lái)自動(dòng)截取需要的精度。

在統(tǒng)一計(jì)稅口徑的時(shí)候，還需要注意一個(gè)問(wèn)題。即在計(jì)算稅額的時(shí)候，是以整張訂單的銷售額為基礎(chǔ)，還是按單項(xiàng)來(lái)計(jì)稅。如現(xiàn)在有一張銷售訂單其銷售金額為500萬(wàn)，一共有30個(gè)產(chǎn)品，每個(gè)產(chǎn)品的價(jià)格都不一樣。此時(shí)計(jì)算增值稅的時(shí)候，有兩個(gè)方法。一是以整個(gè)銷售訂單的金額來(lái)計(jì)算增值稅，即直接以500 萬(wàn)乘以稅率。二是單項(xiàng)計(jì)稅，即將每個(gè)產(chǎn)品的銷售價(jià)格乘以稅率，然后進(jìn)行累加。由于兩種計(jì)稅方法不同，在實(shí)際工作中兩者的結(jié)果往往是不同的。為了減少CRM 系統(tǒng)與erp系統(tǒng)下載之間誤差，最好能夠統(tǒng)一這個(gè)計(jì)稅的口徑。

這個(gè)計(jì)稅的口徑對(duì)于CRM系統(tǒng)與erp系統(tǒng)下載中的財(cái)務(wù)模塊集成非常的關(guān)鍵。有時(shí)候只差一分錢對(duì)于銷售金額等統(tǒng)計(jì)可能不怎么重要。但是對(duì)于財(cái)務(wù)模塊的報(bào)表、發(fā)票等等就非常的關(guān)鍵。即使只相差一分錢，就可能需要通過(guò)成本調(diào)整等作業(yè)來(lái)調(diào)整。這明顯就會(huì)增加工作量。所以計(jì)稅口徑的統(tǒng)一對(duì)于兩個(gè)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫的連接，非常的關(guān)鍵。

二、統(tǒng)一客戶信用額度的管理方式。

客戶信用額度管控不僅僅在CRM系統(tǒng)中有所體現(xiàn)，在erp系統(tǒng)下載中也會(huì)有所控制。如對(duì)于CRM系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，如果客戶的信用額度不夠，那么就可能不能夠接受客戶的訂單。而對(duì)于erp系統(tǒng)下載來(lái)說(shuō)，如果客戶信用額度余額不足，那么可能允許接受用戶的訂單，但是不允許將用戶的訂單轉(zhuǎn)為生產(chǎn)或者采購(gòu)，或者說(shuō)最終不能夠出貨。直到客戶付款保證有足夠多的信用額度余額后才能夠安排采購(gòu)生產(chǎn)或者出貨等等。為此這個(gè)信用額度的統(tǒng)一也非常的重要。這主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

一是金額要統(tǒng)一，這也是最基本的。在實(shí)際工作中，往往會(huì)為不同的客戶設(shè)置不同的信用額度。如果客戶比較多的話，要保證這個(gè)金額的統(tǒng)一也比較困難。筆者這里建立企業(yè)可以采用如下兩個(gè)方式。一是更改應(yīng)用程序的后臺(tái)代碼，讓他們同時(shí)調(diào)用相同的表格。二是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)觸發(fā)器等代碼，實(shí)現(xiàn)在某個(gè)系統(tǒng)下更改信用額度后自動(dòng)更改另外一個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步更新。

二是控制的方法要統(tǒng)一。當(dāng)客戶的信用額度不夠時(shí)，該如何處理呢?在現(xiàn)實(shí)工作中有很多種處理方式。如是否允許超過(guò)一定的信用額度;如當(dāng)信用額度不足的時(shí)候，是否可以接受客戶的訂單，而只是不做后續(xù)的處理;或者說(shuō)可以安排進(jìn)行正常的采購(gòu)生產(chǎn)而只是出貨的時(shí)候不允許而已，等等。采取的控制方法不同，往往會(huì)導(dǎo)致截然不同的后果。針對(duì)這種情況，就有必要讓兩個(gè)系統(tǒng)之間的控制方法保證統(tǒng)一。否則的話，就很容易出現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)相互打架的情況。

除了信用額度之外，付款條件也是類似的道理。在CRM系統(tǒng)中下客戶訂單或者建立客戶信息的時(shí)候，需要同時(shí)指定客戶的付款條件。而在erp系統(tǒng)下載中根據(jù)出貨單來(lái)統(tǒng)計(jì)應(yīng)付帳款等內(nèi)容的時(shí)候，也有這方面的要求。如果想讓兩個(gè)系統(tǒng)中推算出來(lái)的應(yīng)收帳款日期與金額一直，那么必須確保兩套系統(tǒng)之間有相同的付款條件。

三、統(tǒng)一兩套系統(tǒng)核算的日期。

正常情況下企業(yè)是按自然月來(lái)進(jìn)行核算。但是也有企業(yè)有特殊的要求。如有些企業(yè)業(yè)務(wù)比較多，如果按每月的30日作為結(jié)帳日期，那么企業(yè)發(fā)票驗(yàn)證等等都會(huì)比較趕。為此有不少的企業(yè)，他們會(huì)將結(jié)帳日期提前，如將結(jié)帳日期設(shè)置為25日等等。有時(shí)候客戶也會(huì)有類似的要求。如他們要求如果25日以后出的貨，都要算下個(gè)月等等。這主要是為了核算方便的需要。但是這在系統(tǒng)核算上會(huì)遇到不少的麻煩。如有些用戶會(huì)不小心的將11月26日的出貨錄入到11月份。而本來(lái)應(yīng)該統(tǒng)計(jì)到12月份中去。

為此企業(yè)如果在業(yè)務(wù)核算上不是按自然月來(lái)的，那么在兩套系統(tǒng)集成的時(shí)候，要確保他們的核算日期是一致的。如CRM系統(tǒng)中設(shè)置的結(jié)帳日期是28日 (往往是客戶要求的)。那么在erp系統(tǒng)下載中關(guān)于這筆業(yè)務(wù)的相關(guān)核算口徑，其結(jié)帳日期也要設(shè)置在28日。不然的話，兩套系統(tǒng)在出報(bào)表等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。

四、用戶信息要保持一致。

無(wú)論是在erp系統(tǒng)下載還是在CRM系統(tǒng)中，很多時(shí)候需要根據(jù)用戶信息來(lái)統(tǒng)計(jì)相關(guān)的信息。如需要統(tǒng)計(jì)某個(gè)業(yè)務(wù)員的接單情況，如需要統(tǒng)計(jì)某個(gè)業(yè)務(wù)員的應(yīng)收帳款情況等等。這些信息可以在CRM系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)，也可以在erp系統(tǒng)下載中統(tǒng)計(jì)。不過(guò)筆者建議是在erp系統(tǒng)下載中統(tǒng)計(jì)。因?yàn)閑rp系統(tǒng)下載中可能會(huì)有人事考勤等模塊。而這些模塊中也需要用到這個(gè)結(jié)果。所以在erp系統(tǒng)免費(fèi)下載中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析可以免去不少的后續(xù)工作。

不過(guò)無(wú)論是在哪個(gè)系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)，有一個(gè)前提就是用戶信息要保持一致。如當(dāng)某個(gè)業(yè)務(wù)員走了，那么需要在兩個(gè)系統(tǒng)中都及時(shí)更新相關(guān)的數(shù)據(jù)。而且同一個(gè)業(yè)務(wù)員其代碼大小寫(xiě)等等都要完全相同。因?yàn)槟J(rèn)情況下系統(tǒng)在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)候都是區(qū)分大小寫(xiě)的。當(dāng)然最理想的情況就是在系統(tǒng)集成的時(shí)候，能夠讓兩個(gè)系統(tǒng)共用一張用戶信息表。如此就不會(huì)存在用戶信息不一致而導(dǎo)致的報(bào)表結(jié)果出現(xiàn)誤差的情況。

總之在系統(tǒng)集成的時(shí)候，關(guān)鍵就是要保證核算口徑的統(tǒng)一。否則的話，可能在兩個(gè)系統(tǒng)中出的結(jié)果會(huì)有相互打架的情況。雖然這只是誤差，而不是錯(cuò)誤。但是在實(shí)際工作中，這仍然是不允許的。