生產(chǎn)erp實(shí)施工作一團(tuán)糟可視化WBS一目了然

前段時間公司委派張遠(yuǎn)達(dá)負(fù)責(zé)生產(chǎn)erp系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施工作，張遠(yuǎn)達(dá)意氣風(fēng)發(fā)的準(zhǔn)備大干一場。誰知因?yàn)闆]有做好項(xiàng)目任務(wù)的分解和控制，結(jié)果項(xiàng)目做得一塌糊涂。不但任務(wù)分解混亂不清，而且還丟三落四的。在生產(chǎn)erp系統(tǒng)項(xiàng)目階段性總結(jié)會議上，面對各方面的質(zhì)問張遠(yuǎn)達(dá)都無言以對，如項(xiàng)目到底已經(jīng)完成了什么任務(wù)，還有多少任務(wù)沒有完成都沒有一個清晰的說法。

　　說句老實(shí)話，面對時千頭萬緒的工作，張遠(yuǎn)達(dá)只感到眼前一遍漆黑，丈二金剛摸不著頭腦。這使到張遠(yuǎn)達(dá)的經(jīng)驗(yàn)、智慧、精力和能力都受到極大的挑戰(zhàn)。為此張遠(yuǎn)達(dá)專門請教資深的實(shí)施顧問，他們認(rèn)為張遠(yuǎn)達(dá)在接受任務(wù)后沒有認(rèn)真地把生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施工作進(jìn)行顯形化和可視化管理，就匆匆忙忙地進(jìn)行實(shí)施活動是最大的弊端，自然就會落入一籌莫展的窘境。因此，他們建議張遠(yuǎn)達(dá)應(yīng)該要利用項(xiàng)目管理工具和技術(shù)構(gòu)建一個可視化平臺，將復(fù)雜紛亂的生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施任務(wù)進(jìn)行圖象化和可視化管理，這也是生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施管理的核心要點(diǎn)之一。

　　一.什么是可視化WBS工具?

　　越來越多的人認(rèn)識到，生產(chǎn)erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施管理是一件讓人非常頭痛的事情。有資深生產(chǎn)erp系統(tǒng)顧問曾說過：好的實(shí)施管理必須做好一件事情，就是分配、執(zhí)行和追蹤任務(wù)都能用圖形化表示出來，而且必須一目了然。WBS工具就是其中的一種可視化管理工具。

　　(1)什么是可視化的WBS工具

　　WBS(Work Breakdown Structure)是指工作分解結(jié)構(gòu)，是根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)把工作分解成許多層次分明的可交付成果的工作任務(wù)，然后用邏輯圖形或樹形結(jié)構(gòu)表示出來。WBS是由3個關(guān)鍵元素構(gòu)成：W工作--可以產(chǎn)生有形結(jié)果的工作任務(wù);B分解--是一種逐步細(xì)分和分類的層級結(jié)構(gòu);S結(jié)構(gòu)--按照一定的模式組織各部分。

　　簡單的說，WBS表現(xiàn)為一種可視化、層次化的樹狀結(jié)構(gòu)，它定義了整個生產(chǎn)erp系統(tǒng)項(xiàng)目的工作范圍。WBS的層次結(jié)構(gòu)是以可交付任務(wù)成果為對象，包括內(nèi)部和外部可交付成果。一般來說，生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施的首要前提是對實(shí)施任務(wù)有一個清晰的界定，這也是談生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施高質(zhì)量的前提。其實(shí)這里還有一項(xiàng)非常重要的工作，就是對生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施任務(wù)進(jìn)行分解。而對于關(guān)鍵任務(wù)的交付標(biāo)志，就是生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施的階段性里程碑。

　　(2)為什么WBS具有可視化作用?

　　在原先的生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目中，張遠(yuǎn)達(dá)也曾應(yīng)用過多種項(xiàng)目管理工具，其中也有對項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行分配和跟蹤。但結(jié)果總是丟三落四，混亂不清，后來分析主要原因是不能直觀的看到任務(wù)的分配和完成情況。那么，為什么WBS具有直觀的可視化功能呢?

　　WBS是一個描述生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施任務(wù)分解的可視化工具，它能直觀的展現(xiàn)一個項(xiàng)目的全貌，能清晰的用樹形圖表(或其它邏輯圖形)來表示各工作任務(wù)之間的相互聯(lián)系，并能詳細(xì)說明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)任務(wù)的計(jì)劃工具。同時，它會在圖表上直觀的標(biāo)注和定義里程碑事件，這還可以作為向高層報告項(xiàng)目完成情況的可視化工具。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束時，也可以是項(xiàng)目績效衡量的量化依據(jù)。因此，WBS不但能幫助項(xiàng)目經(jīng)理把工作任務(wù)圖形化和顯影化，也能更直觀的管理和評價開發(fā)工作的績效。

　　例如，在制定生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃的時候，WBS能幫助改進(jìn)時間進(jìn)度、成本和資源估計(jì)的準(zhǔn)確度。一般來說，生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施都會是一個龐大的項(xiàng)目，其中過程控制主要是指進(jìn)度控制，而WBS能清楚的顯示實(shí)施過程中各階段的投入資源和所用時間。這不但能讓項(xiàng)目經(jīng)理更加精確的估算工作量和分配工作，并且還能更加細(xì)密的跟蹤項(xiàng)目完成狀況，非常有利于按質(zhì)按量的在規(guī)定時間內(nèi)完成任務(wù)。因此，“做正確的事，和正確的做事”是我們在生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施時的一句格言。WBS解決的是“做正確的事”的問題，因?yàn)橹挥忻鞔_了要做的事，正確地做事才有基礎(chǔ)。

　　二. 如何在生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施中進(jìn)行可視化WBS管理?

　　有許多生產(chǎn)erp系統(tǒng)資深顧問認(rèn)為“沒有WBS，就沒有生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施管理”。因此，如何制定正確的WBS就成為生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施管理的核心過程。在生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施過程中構(gòu)建WBS有很多不同的方法，每個生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施管理比較成熟的顧問公司，針對不同類型的項(xiàng)目都有不同的WBS模版供項(xiàng)目經(jīng)理參考。這里與大家分享在生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施中制定可視化WBS的一般過程和步驟。

　　(1)列出生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施的工作任務(wù)清單

　　工作任務(wù)清單(Working List)是生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施活動需要完成的工作結(jié)果，可以是實(shí)施最終交付成果的組成部分，也可以是實(shí)施中間過程的階段性結(jié)果。任務(wù)清單有大有小，有的相互關(guān)聯(lián)，有的隸屬關(guān)系。列出實(shí)施任務(wù)清單的過程，可由項(xiàng)目組成員和實(shí)施顧問共同完成。在分解和列出任務(wù)清單時，如果有現(xiàn)成的模板應(yīng)該要盡量利用，以大大提高效率。

　　(2)畫出可視化的任務(wù)分解結(jié)構(gòu)圖

　　針對生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行任務(wù)分解得到WBS，然后最核心的一步就是要畫出可視化的WBS層次結(jié)構(gòu)圖。簡單的說，除了是將生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施任務(wù)分解成更小的、更易于管理的工作包外，還必須要畫出一個可視化的圖形，該圖形應(yīng)包括項(xiàng)目估算(成本估算和歷時估算)、進(jìn)度安排、預(yù)算分配以及負(fù)責(zé)人員或部門。如果有必要，還應(yīng)該要建立一個編碼系統(tǒng)以方便查找。最后，還需要不斷地對WBS進(jìn)行更新或修正，直到覆蓋所有工作為止。

　　(3)明確劃分和落實(shí)人員職責(zé)

　　一般來說，WBS中的任務(wù)確定了，完成任務(wù)的責(zé)任人也就可以明確了。因此，在分解WBS時也應(yīng)同時對整個項(xiàng)目的人員職責(zé)進(jìn)行分解和落實(shí)。責(zé)任到人是生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施管理的核心，因?yàn)樯a(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施最怕的就是“應(yīng)做的事情沒人認(rèn)賬，做了的事情沒有人負(fù)責(zé)”。所以，要避免這個問題的出現(xiàn)，就要在每一層次的WBS分解過程中都考慮到人員責(zé)任的劃分和歸屬，盡可能使每一個任務(wù)都有唯一的責(zé)任人(或部門)相對應(yīng)。

　　總的來說，可視化的WBS工具能把一個比較復(fù)雜的生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目逐步分解為比較簡單的過程，能讓原來看起來不可控的一件事情變得清晰和可控。如果在任務(wù)分解時再結(jié)合責(zé)任體系，就能做到責(zé)任清晰和明確了。因此，可視化的WBS工具能使生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施工作不再是一團(tuán)亂糟糟的“意大利式面條”的任務(wù)，而是一目了然和條理分明的任務(wù)。

發(fā)布：2007-03-23 10:33 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

相關(guān)欄目：