協(xié)同辦公需防“家賊”

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  當(dāng)今的市場(chǎng)上，每個(gè)企業(yè)都在不斷的擴(kuò)張業(yè)務(wù)、跨地域發(fā)展、成立各省的分公司，充滿了兼并、收購(gòu)與擴(kuò)張。企業(yè)很多的業(yè)務(wù)都是面向全國(guó)的，有些更是會(huì)面向全球。一個(gè)項(xiàng)目很少會(huì)在同一個(gè)辦公室內(nèi)完成，經(jīng)常是要分散到各個(gè)不同辦公室，不同部門的員工一起完成。較大的公司，需要分散在全國(guó)乃至全球不同辦公室、不同組織及不同時(shí)區(qū)的員工同心協(xié)力一起完成。若要使分散在全球各地的團(tuán)隊(duì)都能實(shí)現(xiàn)最高的生產(chǎn)效率，企業(yè)則需擁有一套協(xié)同作業(yè)的環(huán)境，讓重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容跨越地域的界限，以最安全最經(jīng)濟(jì)的方式實(shí)現(xiàn)妥善管理及協(xié)同辦公。

  回憶一下，以往我們涉及到協(xié)同辦公時(shí)我們是怎么做的。把整個(gè)項(xiàng)目的資料共享給每個(gè)人、利用郵件等傳送相關(guān)文檔、拿著u盤移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)工具流竄于各個(gè)項(xiàng)目組中間。涉及外出工作時(shí)則拿著儲(chǔ)存了自己工作記錄的筆記本電腦，自己工作信息的ipad，一摞摞裝滿了業(yè)務(wù)資料的文件夾。大包小包一堆，風(fēng)風(fēng)火火的出差。

  這種情況大家應(yīng)該都不陌生，每個(gè)企業(yè)都會(huì)遇到。有過(guò)親身經(jīng)歷的人，都知道這樣出差很累，而且安全系數(shù)較低。協(xié)同辦公時(shí)，涉及部門多，人員廣。資料一旦發(fā)送，共享出去。無(wú)法得知有多少人看過(guò)。被多少人拷走過(guò)。無(wú)法給每個(gè)人設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。這樣容易造成企業(yè)資料外漏，企業(yè)信息外泄。一談到企業(yè)信息安全，人們?nèi)钥倳?huì)想到著名的殺毒、防黑客軟件。但調(diào)查數(shù)據(jù)表明，最大的網(wǎng)絡(luò)信息安全威脅并非來(lái)自企業(yè)外部，79%的企業(yè)信息丟失，來(lái)自企業(yè)內(nèi)部。

  造成這種現(xiàn)象的原因很多。一方面，防火墻、殺毒軟件、入侵檢測(cè)等安全技術(shù)經(jīng)過(guò)多年發(fā)展已經(jīng)相對(duì)成熟。來(lái)自外部的安全問(wèn)題已經(jīng)基本得到解決;另一方面，信息技術(shù)與商業(yè)行為的結(jié)合，使得很多不正當(dāng)商業(yè)行為以信息技術(shù)的形式體現(xiàn)。最近的一份調(diào)查顯示，幾乎有一半的員工在離職時(shí)會(huì)帶走原公司的資料。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松地下載這些具有“競(jìng)爭(zhēng)力”的資料和信息。不僅如此，在環(huán)境的逼迫下，有的員工經(jīng)不住利益的誘惑，將公司商業(yè)機(jī)密出賣給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手;更有甚者，為了對(duì)企業(yè)進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)，將客戶信息、技術(shù)文檔、設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表等惡意刪除破壞。不光員工如此，各大企業(yè)也使出了渾身解數(shù)來(lái)?yè)屨际袌?chǎng)份額，惡意挖人、商業(yè)竊密等事件時(shí)有發(fā)生。日防夜防，家賊難防。我們可以擋住外來(lái)的攻擊，但是無(wú)法阻止內(nèi)部的侵襲。企業(yè)“家賊”頻繁出現(xiàn)，屢禁不止。

  國(guó)外為了應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，早已開始研究如何安全保護(hù)企業(yè)的文檔資料。例如美國(guó)Airzip公司的FileSECURE，韓國(guó)Markany 公司的DocmentSAFER，。而我國(guó)開始與國(guó)際接軌后，也應(yīng)運(yùn)而生了許多企業(yè)文檔管理軟件，如泛普軟件公司的文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)等等。

  為了解文檔管理軟件是否確實(shí)有效。我們對(duì)正在使用泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)的中國(guó)石化進(jìn)行了解。中國(guó)石化是一家上中下游一體化、石油石化主業(yè)突出、擁有比較完備銷售網(wǎng)絡(luò)、境內(nèi)外上市的股份制企業(yè)。中國(guó)石化是典型的快速增長(zhǎng)的企業(yè)。中國(guó)石化公司的分支機(jī)構(gòu)多達(dá)數(shù)萬(wàn)家，屬于國(guó)有企業(yè)。

  泛普文件管理系統(tǒng)的投入使用，整合已有的信息化資源，將信息通過(guò)系統(tǒng)整合到一個(gè)協(xié)同工作平臺(tái)，搭建海量文檔集中存儲(chǔ)的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享。有效消除信息孤島，提高信息資源的共享度。而且采用B/S架構(gòu)，為企業(yè)搭建一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，信息可以輕松、安全地實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部共享。支持局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)，跨時(shí)間、地域地辦公。

  權(quán)限管理功能在統(tǒng)一管理平臺(tái)中，可以為不同人員設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除等等。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將權(quán)限功能統(tǒng)一分配到各部門的負(fù)責(zé)人，由各部門負(fù)責(zé)人來(lái)根據(jù)部門人員的等級(jí)為其分配目錄的相關(guān)訪問(wèn)權(quán)限。降低機(jī)密文件在公司內(nèi)部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔的安全管理。

  系統(tǒng)支持將公共文檔和個(gè)人文檔進(jìn)行借閱管理，借出過(guò)程中可控制用戶訪問(wèn)權(quán)限。被借閱用戶會(huì)收到系統(tǒng)發(fā)送的即時(shí)消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時(shí)間對(duì)借出的文檔自動(dòng)進(jìn)行收回處理。并且用戶可以對(duì)目錄進(jìn)行訂閱。當(dāng)目錄下文檔發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送即時(shí)消息通知訂閱用戶。文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)的跨部門、地域特性實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程移動(dòng)辦公，分公司員工可以及時(shí)了解公司內(nèi)部最新信息，共同作業(yè)于一個(gè)項(xiàng)目得以輕松實(shí)現(xiàn)，一個(gè)文件在系統(tǒng)中可以多個(gè)用戶同時(shí)查看，節(jié)省了大量時(shí)間和復(fù)印成本。

  文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用在為中國(guó)石化提高信息化管理水平的同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)的整體安全性提供了一定的保障。泛普文件管理系統(tǒng)提供了權(quán)限控制、鎖定解鎖、IP登陸限制等多重安全保障措施，有效降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)的成本費(fèi)用，提升了企業(yè)管理層的管理精度，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)；通過(guò)信息化的管理手段，有效固化了企業(yè)流程、制度等，幫助企業(yè)規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了管理效率的提升。中國(guó)石化感言。“泛普文檔管理軟件，企業(yè)文檔高效管理的好管家！”

  由此看出。選擇一個(gè)好的文檔管理系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)十分重要。一個(gè)好的管理系統(tǒng)，不光能管理好文件、防止丟失、泄露、讓員工進(jìn)行有效率的信息分享與協(xié)同作業(yè)，更能讓辦公自動(dòng)化，智能化。這是一次企業(yè)管理的時(shí)代變遷，一個(gè)全新的文檔管理時(shí)代開始。