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使用OA管理系統(tǒng)解決費(fèi)用報(bào)銷問(wèn)題
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在企業(yè)中，管理部門進(jìn)行審批工作，是一項(xiàng)既簡(jiǎn)單有困難的事情，我們?nèi)绾瓮ㄟ^(guò)系統(tǒng)將審批流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，保證流程的完整性，也同時(shí)避免不必要的步驟。
一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷存在的問(wèn)題
銷制度太機(jī)械，太依賴人工：雖然很多企業(yè)制定了費(fèi)用報(bào)銷的管理辦法，但是由于要報(bào)銷的費(fèi)用類型比較復(fù)雜，沒(méi)有明確的科目類型，也沒(méi)有為每一類費(fèi)用提供原始工具。每個(gè)人對(duì)同一事件都會(huì)有不同的看法，甚至同一個(gè)人在不同時(shí)間對(duì)同一事件也會(huì)有不同的判斷。因此，如果在報(bào)銷過(guò)程的某一環(huán)節(jié)發(fā)生人員調(diào)動(dòng)，會(huì)極大地影響報(bào)銷的一致性，甚至導(dǎo)致報(bào)銷前后數(shù)據(jù)不一致。
審計(jì)過(guò)程太長(zhǎng)，審計(jì)人員缺乏責(zé)任感：由于審批流程需要更多的審批人和審批流程，報(bào)銷人需要一段時(shí)間才能收到報(bào)銷項(xiàng)目。長(zhǎng)此以往，報(bào)銷人沒(méi)有很高的感知體驗(yàn)，逐漸失去工作熱情，大大降低了工作效率和質(zhì)量。當(dāng)公司遇到需要財(cái)務(wù)核算的重要時(shí)期，會(huì)計(jì)人員也會(huì)承受更大的工作壓力。隨著審核人員的增多，難免會(huì)出現(xiàn)回避、敷衍的情況。很多審計(jì)人員沒(méi)有真正履行審計(jì)職責(zé)，責(zé)任心不強(qiáng)，最終導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷的前期審計(jì)工作無(wú)法真正有效的執(zhí)行。
缺乏健全的管理機(jī)制：目前我國(guó)大部分企業(yè)都把財(cái)務(wù)報(bào)銷作為財(cái)務(wù)部門的職責(zé)之一，沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷的管理，意識(shí)不到其對(duì)整個(gè)企業(yè)發(fā)展的影響。他們只是制定了一些相關(guān)的管理規(guī)范和報(bào)銷制度，并沒(méi)有真正落實(shí)日常的監(jiān)督管理。所以很多員工會(huì)為了個(gè)人利益報(bào)銷一些虛列的費(fèi)用。此外，該企業(yè)部分財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷人提供的原始憑證未認(rèn)真核實(shí)，導(dǎo)致報(bào)銷嚴(yán)重失實(shí)，資金損失較大。
二、泛普OA管理系統(tǒng)解決企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷問(wèn)題
1.系統(tǒng)審核
預(yù)算內(nèi)支出經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同在系統(tǒng)內(nèi)審核后，可當(dāng)場(chǎng)報(bào)銷，無(wú)需繁瑣的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范審核流程。預(yù)算內(nèi)分解到各部門的費(fèi)用，可以在可控的前提下，由各部門直接簽字報(bào)銷。
2.規(guī)范流程
強(qiáng)化預(yù)算職能，需要各單位、各部門做好預(yù)算編制工作，預(yù)算報(bào)批，通過(guò)后嚴(yán)格執(zhí)行。如果需要增加預(yù)算或者預(yù)算發(fā)生變化，需要單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后才能進(jìn)行下一步。預(yù)算中的橫向和縱向經(jīng)費(fèi)可以由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接報(bào)銷。經(jīng)管理部門審批后是可以的，不需要單位領(lǐng)導(dǎo)再審批，會(huì)增加時(shí)間。
3.自動(dòng)化責(zé)任管理
對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷，信息不對(duì)稱，公司的制度難以落地執(zhí)行。對(duì)于有問(wèn)題的報(bào)銷，事后也不好查找追蹤，導(dǎo)致責(zé)帶關(guān)系不明，開源節(jié)流往往變成“紙”上談兵。通過(guò)自動(dòng)化的OA系統(tǒng)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，報(bào)銷節(jié)點(diǎn)清晰，相關(guān)信息多維呈現(xiàn)，有效避免責(zé)任帶不清晰的情況發(fā)生。若報(bào)銷發(fā)生問(wèn)題，也可以通過(guò)流程歸檔進(jìn)行便捷搜索與查詢，每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)權(quán)明確，很容易找出責(zé)任人。
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