淺談辦公自動化系統在企業(yè)信息化建設中的應用

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　企業(yè)信息化管理是大數據時代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，辦公自動化是信息化管理的基礎。企業(yè)辦公室的合同管理、報銷管理、資金管理、人力資源管理、電子文檔等如果應用相應的自動化辦公軟件來管理它們，可以實現高速度、高效和高質量。隨著企業(yè)中辦公項目和業(yè)務量的增加，使用人工方式配合各種辦公流程和相關部門存在很多實際困難，比如辦公時間有限出差不在辦公室等等。如果應用自動化辦公，就可以對企業(yè)各部門的工作流程進行管理、工作進度等等，讓你可以合理安排自己的辦公時間，從而提高工作效率。

　　一、企業(yè)信息化的內涵

　　1、以知識經濟為內涵，通過信息技術的廣泛應用，可以加快企業(yè)產品的更新換代，增加產品的知識含量，提高市場競爭力。

　　2、繼續(xù)推廣計算機輔助設計和制造技術，提高生產過程的自動化程度，建立管理信息系統和決策支持系統，促進企業(yè)生產技術和管理的現代化，提高企業(yè)整體素質。

　　3、充分利用信息技術，依托電子商務、互聯網，提高管理水平和市場快速反應能力，調整產品結構，降低產品成本，提高生產效率。

　　4、加強信息資源的開發(fā)利用，利用先進的網絡、通訊和計算機手段提高企業(yè)在全球范圍內的快速傳播和收購、交流信息的能力。

　　5、高度重視高新技術產業(yè)的發(fā)展趨勢。特別是一場以數字化為核心的新技術變革，正在導致包括數據在內的深化、文字、圖像、聲音和影視將被數字化，這將帶來信息的交流、存儲、檢索、傳播、利用、后處理和管理的計算機化、網絡化使得經濟和社會發(fā)展對信息技術產生了巨大的影響、信息資源和信息產業(yè)的依賴性越來越強。從物質經濟向信息經濟的轉變中已經發(fā)生和將要發(fā)生的深刻變化將是人類歷史上最廣泛的、最深刻的變化，遠遠超過“工業(yè)革命”所產生的影響。

　　二、淺談辦公自動化系統在企業(yè)信息化建設中的應用

　　1、合同制度

　　合同是企業(yè)之間合作的重要文件，是企業(yè)維護自身合法權益的重要憑證。所以企業(yè)在所有的合作中都要簽合同，都要經過不同級別領導的審批，保證合同的準確性。由此看來，簽訂的合同數量很大。辦公自動化中合同制的缺點是閱讀權限的問題。雖然合同制可以提高合同簽訂的速度，合同相關內容的審批也不會受到空間和時間的限制，但是合同制文件的閱讀權限還有待提高。油氣企業(yè)業(yè)務量大，要簽訂的合同數量非常多不同金額的合同需要經過不同級別領導的審核和簽署。因此，合同管理系統的閱讀權限不能統一，需要向授權方向轉變。合同擬定后，發(fā)起人授權需要簽署和閱讀合同的領導和人員，實現合同系統管理的自動化，保證企業(yè)合同信息的安全。

　　2、電子文檔OA

　　雖然電子文檔OA在收發(fā)文件會議管理協作等方面發(fā)揮了優(yōu)勢，但仍有很多不足之處需要改進。第一，在電子公文系統中，在收發(fā)公文的過程中，公文保密在實踐中沒有得到很好的應用。OA是office的一部分，但不是所有OA系統中的文件都只能在中石油內網流轉由于項目工作環(huán)境的限制，并非所有員工都能使用中石油內網，導致一些需要全體員工閱讀的文件無法通過OA系統流轉。如果文件發(fā)出后不能及時閱讀，如果發(fā)送者需要給所有接收者打電話，辦公自動化就失去了意義。因此，電子文件的OA系統應設置內部和外部網絡的權限，并與接收人常用的通信設備相關聯。通過這種方式，可以在正式文檔發(fā)布后通知所有收件人。此外，收件人的閱讀情況要有反饋，不打開文件閱讀的情況要有標記。這樣，發(fā)件人可以及時了解公文的閱讀情況，并根據需要及時通知個別工作人員閱讀。二會議通知和合作通知的發(fā)布要設置信息反饋對話框。這樣可以在OA上及時溝通和反饋信息，有利于會議組織和協同工作部門及時調整安排。

　　3、人力資源管理系統

　　人力資源管理系統自動化是企業(yè)信息化管理的重要組成部分。在以人為本的發(fā)展理念下，人力資源管理是企業(yè)發(fā)展的關鍵。實現自動化人力資源系統管理后，可以統計企業(yè)各部門的人力資源，提高人才的工作能量、對潛在的職業(yè)能力和自我職業(yè)規(guī)劃有全面的了解。雖然人力資源管理系統已經顯示出許多優(yōu)勢，但仍有許多不足之處需要改進。首先，每個部門對人才工作的評價要通過自動化辦公軟件反饋給人力資源管理部門，有利于人力資源部門和各部門領導對人才背景的了解。第二，企業(yè)的所有員工都應該能夠參與人力資源管理系統。后企業(yè)職工的個人資格或專業(yè)技能得到了提高，他們可以登錄到他們的個人帳戶來修改他們的個人信息。這樣省去了人力資源統計的麻煩，也能促進員工的自我提升。因此，人力資源管理系統的自動化可以從眾多人才中快速篩選出與目標崗位相匹配的員工，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

　　4、集中報賬平臺

　　國企的財務管理非常嚴格，所有的進賬和出賬都需要嚴格按照既定的流程辦理。這樣的財務管理制度有利于企業(yè)賬目清晰，避免徇私舞弊。當集中報銷處理用于報銷單提交審批時，辦公效率大大提高。但是，在實際工作中，報銷平臺仍然存在一些不足之處需要改進。一是企業(yè)內各相關部門要申請財務報銷平臺賬戶，并將其納入管理預算。所有需要報銷的人員首先在平臺上填寫表格，選擇合適的預算項目，將表格提交給其領導審核，并根據財務部門的相關要求粘貼報銷單據。二是調整集中報銷平臺的使用，劃分內外網權限，讓不方便通過內網登錄集中報銷平臺處理報銷單的人員也能辦理審核報銷業(yè)務。這樣節(jié)省了財務報銷人員的時間，也減少了工作量，提高了工作效率。

　　為企業(yè)建立一個功能齊全的自動化信息系統不是一件簡單的事情辦公自動化信息系統是一項系統工程從建設初期就要走標準化建設的思路，從政策和業(yè)務上保證符合國家大政方針，從信息化建設的思路上符合電子政務等相關規(guī)劃。