培訓(xùn)管理
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隨著現(xiàn)代各行各業(yè)對(duì)辦公模式需求的不斷升級(jí)、系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化的設(shè)步伐加快,使得新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式得以取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公。無紙化辦公為各大組織和企業(yè)提供了更高效的辦公方式,使得OA系統(tǒng)在市場上的地位逐漸升高,在這同時(shí)無紙化辦公已經(jīng)逐漸應(yīng)用到教育培訓(xùn)行業(yè)中,通過培訓(xùn)管理軟件的應(yīng)用,把OA辦公模式帶入教培行業(yè),讓機(jī)構(gòu)協(xié)作更高效。
一、那么在OA辦公管理系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)學(xué)校之前,有哪些問題存在?
1、在教職工管理上,無論是機(jī)密文件、重要會(huì)議內(nèi)容、通知,培訓(xùn)學(xué)校都是把相關(guān)的內(nèi)容物化于紙上,形成文稿后進(jìn)行打印、復(fù)印,再送到各個(gè)部門。這樣在文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等方面不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間、人力和物力,各部門的信息也不能得到及時(shí)有效地溝通。
2、在對(duì)學(xué)員的管理上,通過傳統(tǒng)的方式創(chuàng)建學(xué)生檔案,排課、選課等等,只要學(xué)員一多起來線下就不不能快速協(xié)同辦公,而且由于是紙質(zhì)文件時(shí)間一久數(shù)據(jù)無從查證,并且紙質(zhì)文檔保存容易丟失,導(dǎo)致歷史數(shù)據(jù)查詢非常不便,除此之外還不能對(duì)有需求的學(xué)員進(jìn)行全過程跟蹤管理。
針對(duì)以上存在的問題,培訓(xùn)學(xué)校急需將日常工作活動(dòng)、管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)結(jié)合,以便加速工作流程運(yùn)轉(zhuǎn),減少重復(fù)工作,提高工作效率;同時(shí)還應(yīng)對(duì)學(xué)員管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革。OA辦公管理系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)學(xué)校現(xiàn)代化管理、優(yōu)化工作流程、規(guī)范工作等提供了重要手段,通過用戶組織管理、流程辦理、權(quán)限管理、通知管理等功能,讓各個(gè)部門的溝通更加便捷,同時(shí)也能對(duì)學(xué)員管理更加高效。
二、那么對(duì)于培訓(xùn)教育的OA辦公管理系統(tǒng)應(yīng)該從哪些方面進(jìn)行選擇呢?
正所謂好馬配好鞍,培訓(xùn)機(jī)構(gòu)選擇什么樣的管理系統(tǒng)才能真正幫助自己解決運(yùn)營中的問題呢?
1、OA管理系統(tǒng)是否滿足機(jī)構(gòu)的適用范圍
市場同質(zhì)化的競爭中,培訓(xùn)機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)也存在打著各類空口號(hào),實(shí)則功能殘缺不全的產(chǎn)品,因此機(jī)構(gòu)需要明確自己的功能需要,選擇匹配度最高的OA系統(tǒng)。
2、管理系統(tǒng)廠商的選擇要以經(jīng)濟(jì)適用為主
培訓(xùn)機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)的廠商很多,盡管大牌廠商的OA系統(tǒng)很好用,然而每個(gè)廠商研發(fā)的系統(tǒng)側(cè)重點(diǎn)有所不同,因此并不一定適合自己的機(jī)構(gòu)。需要我們在選擇的時(shí)候擦亮眼睛,清楚辨認(rèn)各系統(tǒng)之間的差別。
3、盡量先親自體驗(yàn)各類產(chǎn)品,然后做出決策
因?yàn)楦到y(tǒng)廠商之間存在信息差,盡管有的商家把自己的產(chǎn)品說的花里胡哨,功能齊全,也不一定就滿足你機(jī)構(gòu)的實(shí)際需求。一定要貨比多家,親自使用過后方知合不合適。
因此在選擇使用OA系統(tǒng)時(shí),可以試用一下看看是否能真正解決自己機(jī)構(gòu)的問題,然如果實(shí)在確定不了,那么可以先了解自己機(jī)構(gòu)的需求然后再進(jìn)行選擇,比如以下泛普軟件OA辦公系統(tǒng)對(duì)于培訓(xùn)教育機(jī)構(gòu)所提供的的解決方案,對(duì)比一下就能知道是否滿足培訓(xùn)機(jī)構(gòu)實(shí)際所需。
三、OA辦公管理軟件如何解決培訓(xùn)學(xué)校管理當(dāng)中存在的問題?
1、在教師職工管理方面的解決方案:
A、培訓(xùn)學(xué)校的教師職工可通過在泛普軟件的OA管理系統(tǒng)隨時(shí)隨地新建、分派任務(wù),指定具體的負(fù)責(zé)人,明確任務(wù)期限、任務(wù)描述,以及員工主動(dòng)新建任務(wù)做自我管理。
B、對(duì)于分派下去的任務(wù)遲遲沒有反饋不知道進(jìn)展如何的這個(gè)問題,在OA辦公系統(tǒng)板塊可實(shí)時(shí)查看任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度,對(duì)每個(gè)成員的工作量和工作效率做到心中有數(shù)。
C、當(dāng)然員工每天的工作有跡可循,制定每天的工作計(jì)劃、工作記錄、一天下來的總結(jié)工作,做好教職工自我管理。這樣不但團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人形成自我管理,也能夠方便管理者隨時(shí)跟進(jìn)各項(xiàng)教程的進(jìn)度,并給予支持。
2、在學(xué)員管理方面的所提供的解決方案:
A、同步學(xué)員檔案:和紙質(zhì)化的信息記錄方式不同,學(xué)員電子檔案不僅可以進(jìn)行登記,還能在流程的驅(qū)動(dòng)下智能追蹤每位學(xué)員的教學(xué)情況。
無論是繳費(fèi)情況、所報(bào)專業(yè)/課程、招生老師、課程進(jìn)度等都能通過一張電子表單關(guān)聯(lián)呈現(xiàn),查詢起來更方便。
B、課程分類招生,高速開課:和高校內(nèi)的學(xué)生分班類似,教育機(jī)構(gòu)的學(xué)員常常會(huì)根據(jù)所選課程進(jìn)行分班,不同課程開設(shè)周期多長,授課老師是誰,這些信息現(xiàn)在都可以直接通過一條電子流程上報(bào)審核。
為了更好的跟蹤每項(xiàng)課程的完成情況,泛普將“項(xiàng)目管理”融入其中,每個(gè)開設(shè)的課程都是一個(gè)待完成的項(xiàng)目,可以進(jìn)行全程跟蹤監(jiān)管。
C、快速協(xié)調(diào)排課資源,下達(dá)課表:排課”是學(xué)員、教師、教室等多項(xiàng)資源在時(shí)間上的協(xié)調(diào),高效的排課是教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)完成大規(guī)模培訓(xùn)教學(xué)服務(wù)的重要基礎(chǔ)。但是,線下的人工排課常常因?yàn)樾畔⒎忾],不能第一時(shí)間掌握教室和教師的空余時(shí)間錯(cuò)過有效排課時(shí)間,耽誤課程進(jìn)度。而通過泛普軟件OA的電子化系統(tǒng),可以讓各類資源狀態(tài)透明化,任何時(shí)間段都能智能協(xié)調(diào)高效排課。
D、線上高效安排考試,使考試和閱都很方便:在教育培訓(xùn)過程中,每項(xiàng)課程一結(jié)束都有詳細(xì)的考試測評(píng)。過去,這占據(jù)了授課教師的大量時(shí)間,不僅要出卷、閱卷還要統(tǒng)計(jì)每個(gè)學(xué)員的測試結(jié)果,過程非常麻煩。而線上、線下相結(jié)合的考試方式更有利于教育機(jī)構(gòu)提升考核效率。不僅可以在系統(tǒng)直接制定試題和正確答案,還能對(duì)學(xué)員答題進(jìn)行線上審批,快速核準(zhǔn)分?jǐn)?shù),無需人工。不僅減少教育機(jī)構(gòu)日常教務(wù)的瑣碎管理工作,還全面提升服務(wù)效率。
通過OA辦公管理系統(tǒng)的實(shí)施,不僅明確員工之間工作職責(zé),讓員工的時(shí)間真正利用起來,而且還增加了領(lǐng)導(dǎo)與員工的溝通工作,減少不必要的誤會(huì),以此增加整個(gè)團(tuán)隊(duì)的凝聚力;同時(shí)對(duì)于學(xué)員的管理上更加細(xì)致高效,有靈活的泛普軟件OA系統(tǒng)體系做支撐,無論是線上教育還是線下教育,都能圍繞各種教學(xué)業(yè)務(wù)特征為客戶搭建不同的應(yīng)用場景。最重要的是將學(xué)員、教師、機(jī)構(gòu)三大角色串聯(lián),以可控、透明、簡單的辦公環(huán)境幫助教育機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)教育問題,全面提升教育培訓(xùn)服務(wù)質(zhì)量。
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