采購合同

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　在企業(yè)日常辦公管理當(dāng)中，采購也越來越重要。隨著企業(yè)的需求的與企業(yè)的發(fā)展壯大，采購管理在企業(yè)管理中日益重要。采購涉及到供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)以大量金錢交易，企業(yè)極需準(zhǔn)確實(shí)時(shí)的信息化平臺(tái)對(duì)采購進(jìn)行科學(xué)、透明化的管理。一般情況下，企業(yè)成品的采購占了很大的比例，除去一些企業(yè)的材料采購，還有對(duì)辦公用品的采購。因此采購的成功在某一程度上也影響了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)大小。

　　一、在企業(yè)管理的運(yùn)營當(dāng)中，采購管理主要存在以下的問題：

　　1、信息不能共享：由于組織之間信息私有化、未經(jīng)集成，采購信息沒有實(shí)現(xiàn)有效共享，包括采購方與供應(yīng)方之間、企業(yè)采購部門與相關(guān)部門之間以及管理者與實(shí)施者之間。

　　2、與預(yù)測(cè)和物料需求計(jì)劃結(jié)合不緊：即不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購，實(shí)現(xiàn)物料的供應(yīng)計(jì)劃與當(dāng)前需求的平衡，并與企業(yè)的庫存投資和策略相一-致。

　　3、無法跟蹤采購情況：包括請(qǐng)購單處理、采購單處理、詢價(jià)單報(bào)價(jià)單處理;運(yùn)輸處理、收貨處理、質(zhì)量控制等。

　　4、缺乏流程的監(jiān)控制約：在采購開始到結(jié)束，沒有透明的流程監(jiān)控，比如授權(quán)、批準(zhǔn)、后期的采購情況和記錄都沒有，這樣就容易導(dǎo)致暗箱操作。

　　除了以上的情況，當(dāng)然還有其他的問題出現(xiàn)，總之，由于信息鼓勵(lì)，不能及時(shí)通信的采購模式，在市場(chǎng)需求發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)在響應(yīng)需求也會(huì)變得相應(yīng)的遲鈍。

　　二、通過OA辦公管理軟件在采購管理當(dāng)中可以實(shí)現(xiàn)哪些效果?

　　1、陽光采購：按照“公開、透明、科學(xué)”和“采購、執(zhí)行、監(jiān)管分立”的原則，依靠科學(xué)化、合理化的采購制度和監(jiān)管制度，有效避免采購過程中的暗箱操作。 

　　2、統(tǒng)一管理：集團(tuán)與供應(yīng)商統(tǒng)一平臺(tái)，統(tǒng)一授權(quán)，協(xié)作對(duì)接，可以使與供應(yīng)商對(duì)接的業(yè)務(wù)更加規(guī)范，確保供應(yīng)商質(zhì)量，逐步提高供應(yīng)商整體水平。

　　3、采購流程一目了然：通過信息化的的手段規(guī)范采購流程，完善合法、合規(guī)的招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)審批流程控制和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，強(qiáng)化對(duì)采購業(yè)務(wù)的管控與監(jiān)督物資從計(jì)劃、采購、進(jìn)貨、付款等都可以實(shí)現(xiàn)全程跟蹤，信息可追溯，并與ERP集成形成完整的采購管理體系。

　　4、提高效率：優(yōu)化采購流程，實(shí)現(xiàn)采購部門與供應(yīng)商在線協(xié)同，保證溝通的高效、準(zhǔn)確減少事務(wù)性工作，減少人為差錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

　　三、那么OA辦公管理系統(tǒng)是如何解決采購管理當(dāng)中所遇到的問題呢?

　　1、采購部管理門戶

　　采購管理人員登錄到企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公平臺(tái)擁有專屬的采購管理門戶，該門戶包含了與采購相關(guān)的流程、待辦、通知公告、報(bào)表與文檔，管理人員也是通過該門戶與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)同交流，也可通過報(bào)表門戶查看圖形化的數(shù)據(jù)分析，便于全面、宏觀、整體的了解企業(yè)采購管理運(yùn)營情況，為決策提供依據(jù)。

　　2、移動(dòng)辦公門戶

　　采購管理平臺(tái)除了支持PC端的以外同時(shí)支持移動(dòng)辦公形式，無論內(nèi)部員工還是供應(yīng)商都可以通過手機(jī)移動(dòng)端或者微信獲取最新的采購事宜辦理，采購咨詢的查看，利用碎片時(shí)間處理工作。

　　除了門戶以外，泛普OA系統(tǒng)通過工作流將采購立項(xiàng)、采購計(jì)劃、采購訂單等業(yè)務(wù)場(chǎng)景落實(shí)到具體流程中，讓采購每個(gè)環(huán)節(jié)都可跟蹤、可追溯。

　　3、采購立項(xiàng)

　　比如業(yè)務(wù)部門需要要訂購一批筆記本電腦和其他辦公所需物料，在協(xié)同OA系統(tǒng)中提交“采購申請(qǐng)單”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)已經(jīng)設(shè)置好的審批流程分別由相關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購的物品以及預(yù)算進(jìn)行審批，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的重要程度，所需采購物料的必要性、緊急程度，以及所需預(yù)算進(jìn)行逐級(jí)審批。

　　4、采購計(jì)劃

　　采購執(zhí)行時(shí)所有的物料數(shù)量、價(jià)格全部由預(yù)先設(shè)置的預(yù)算進(jìn)行費(fèi)用控制，為管理者審批提供依據(jù)。OA系統(tǒng)同步集中供貨平臺(tái)中的物料數(shù)據(jù)，采購時(shí)只需要選擇物料編碼，其余信息均可自動(dòng)帶出。采購計(jì)劃審批后，可自動(dòng)生成采購訂單憑證。

　　5、采購訂單

　　采購?fù)瓿珊螅到y(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的采購訂單審批流程，供貨平臺(tái)訂單自動(dòng)進(jìn)入待審核狀態(tài)，待管理者審批同意后，訂單立即自動(dòng)生效，進(jìn)入備貨、發(fā)貨狀態(tài)。申請(qǐng)人收貨后，系統(tǒng)自動(dòng)生成對(duì)賬明細(xì)，顯示貨物的當(dāng)前狀態(tài)及是否同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

　　綜上所述，通過泛普軟件的協(xié)同OA系統(tǒng)對(duì)各類組織的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行全流程精細(xì)化管理，既可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)ERP對(duì)業(yè)務(wù)流程、各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)崗位權(quán)責(zé)上的功能缺失，又可以通過從需求申請(qǐng)、立項(xiàng)審批、采購計(jì)劃、采購訂單的業(yè)務(wù)閉環(huán)管理，最大限度地提高了采購流程各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的透明度，讓組織內(nèi)部與外部各個(gè)相關(guān)方的決策和行為都有據(jù)可循。