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　　相信做過檔案資料的管理員都有這樣的體驗(yàn)，每天需要整理大量的企業(yè)檔案資料，編號(hào)、登記、歸檔、整理。這些看似簡(jiǎn)單的工作實(shí)際需要用大量的時(shí)間來完成，可能經(jīng)常一抬頭就發(fā)現(xiàn)隔壁桌的同事已經(jīng)下班走了。而且企業(yè)的檔案資料需要確保其完整性和安全性，在管理的過程稍有不小心可能會(huì)資料丟失，比如隨時(shí)都有可能出現(xiàn)“用的時(shí)候找不到、用完不還、機(jī)密文件丟失”等現(xiàn)象，這樣造成無法彌補(bǔ)的損失。同時(shí)檔案資料工作的繁瑣，需要大量人力來完成。

　　一、那么如何才能實(shí)現(xiàn)更為簡(jiǎn)單的檔案資料管理，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本呢

　　隨著信息化的發(fā)展，很多企業(yè)通過利用OA辦公系統(tǒng)電子化的分類存儲(chǔ)、無紙化的借閱操作，降低檔案管理的“繁瑣”度，提高效率。具體如泛普OA系統(tǒng)提供方案所示：

　　1、檔案資料信息化存儲(chǔ)：在OA系統(tǒng)的檔案資料管理當(dāng)中，可以實(shí)現(xiàn)文件管理的全程信息化。通過在系統(tǒng)的信息錄入，可以隨時(shí)進(jìn)行文件的線上上傳、編輯、查看、刪除，同時(shí)不受時(shí)間和地域限制，并且該操作支持批量完成。在進(jìn)行新建時(shí)，可詳細(xì)列明名稱、編號(hào)、保管期限、所屬案卷/卷庫、組卷年度，并且可以通過附件上傳封面及相關(guān)資料。

　　2、對(duì)文檔資料的權(quán)限進(jìn)行管控：企業(yè)的檔案基本上都存儲(chǔ)著需要保密的文件，為了保證其安全性，需要對(duì)其進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置。在系統(tǒng)內(nèi)，針對(duì)特定的文件都可進(jìn)行借閱范圍的設(shè)置，權(quán)限可詳細(xì)到個(gè)人，防止隱私泄露，進(jìn)一步提升檔案的安全性。

　　3、輕松管理資料文檔，對(duì)歷史管理痕跡保存：隨著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)的檔案可能會(huì)失去價(jià)值，需要進(jìn)行銷毀，然而，在銷毀中總是會(huì)遇到銷毀痕跡無跡可尋的問題，還可能會(huì)遇到誤銷文檔無法恢復(fù)的問題，給檔案工作帶來極大的麻煩。

　　在泛普OA系統(tǒng)的檔案管理內(nèi)，就可以輕松解決這一問題，檔案的所有操作日志都可以在系統(tǒng)中查詢到，責(zé)任可以落實(shí)到人;如果檔案被誤銷毀還可以恢復(fù)。在鑒定案卷時(shí)，可查看該案卷基本情況，并進(jìn)行鑒定意見的書寫，系統(tǒng)自動(dòng)匯成鑒定日志。確保重要案卷不丟失、不損害，管理方便。

　　4、 電子信息化借閱流程：電子化的借閱管理過程更加規(guī)范，不僅使用必須經(jīng)審批，整個(gè)借閱過程都有嚴(yán)格監(jiān)控，借多久、還沒還一目了然。通過OA系統(tǒng)的流程化運(yùn)轉(zhuǎn)，有借閱需求可直接進(jìn)行線上申請(qǐng)，寫明借閱的時(shí)間及歸還時(shí)間，相關(guān)負(fù)責(zé)人可通過“借閱審批”列表進(jìn)行審批。通過“我的借閱”可查看審批情況及過往借閱記錄;通過借閱記錄則可以查看全部人員的借閱情況及歸還情況。

　　5、紙質(zhì)檔案借、還流程化：檔案室的每份紙質(zhì)檔案無論借還是還，必須從經(jīng)過OA的電子流程審批，誰借的、借的什么檔案、什么時(shí)候還的等信息，都會(huì)一一記入系統(tǒng)，隨時(shí)核查。同時(shí)還可以通過電子表單根據(jù)關(guān)鍵字篩選文件，實(shí)現(xiàn)一鍵“批量借閱”幾十份文件資料。

　　繁瑣，不應(yīng)該是檔案工作的代名詞。OA系統(tǒng)檔案管理的全方位“日志”跟蹤、便捷權(quán)限管理、無紙化借閱申請(qǐng)，將繁瑣化為精細(xì)，讓檔案管理更簡(jiǎn)單。

　　6、歸還全程記錄：OA全程電子化的流程管控，可以智能掌控檔案的整個(gè)借閱過程。每份被借出去的檔案，管理員直接通過系統(tǒng)的臺(tái)賬頁面就能監(jiān)控返還情況，即將到期或已經(jīng)超期的文件，會(huì)直接通過色塊標(biāo)記出來

　　隨時(shí)可查閱文檔借閱管理記錄：借助智能報(bào)表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、上層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)在OA報(bào)表門戶了解不同時(shí)期，組織內(nèi)部各類檔案的管理情況。可以查檔案詳情、可以了解具體數(shù)據(jù)分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數(shù)量占比等情況。

　　管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報(bào)告而耗費(fèi)大量時(shí)間，全面提升管理質(zhì)量。

　　通過泛普軟件的OA檔案信息管理系統(tǒng)規(guī)劃方案的實(shí)施，以電子化的形式在對(duì)系統(tǒng)文件可進(jìn)行收集、整理、同步歸檔的同時(shí)，極大節(jié)省了人員審核時(shí)間，改變了傳統(tǒng)檔案僅靠手工收集、整理的繁瑣。不僅有助于為企業(yè)建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫，實(shí)現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，還有助于提升企業(yè)重要產(chǎn)品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。

　　并且，在安全管理方面，檔案數(shù)據(jù)庫對(duì)文件、電子化內(nèi)容的保管，安全級(jí)別更高，實(shí)行全庫歸檔模式運(yùn)行，即使在遇到自然災(zāi)害的情況下，仍能抵御外力。從而為企業(yè)建立全面的檔案管理體系，推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)。