oa系統(tǒng)檔案管理流程

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 　　辦公自動(dòng)化(OA)是面向組織的日常運(yùn)作和管理， 員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)，自 1985年國(guó)內(nèi)召開第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來， OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、 IT 技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。 主要推行一種無紙化辦公模式。 它的基本特征是采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)、存儲(chǔ)各種文檔， 使用復(fù)印機(jī)、 傳真機(jī)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等其他先進(jìn)設(shè)備復(fù)制、傳遞文檔。一般來說，一個(gè)較完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包信息采集、信息加工、信息轉(zhuǎn)輸、信息保存四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一、發(fā)展歷程

　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展， 特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展， 辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延也不斷變化，我國(guó)辦公自動(dòng)化應(yīng)用和發(fā)展大體上可以分為四個(gè)階段。

　　起步階段：(1985年―1993 年)是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心， 基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運(yùn)用 IT 技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理(如文件管理、檔案管理等) ，但普遍缺乏辦公過程中最需要的協(xié)作支持、 文檔資料的綜合處理等， 導(dǎo)致應(yīng)用效果不佳。

　　應(yīng)用階段：(1993年-2002 年)隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大， 組織越來越希望能夠打破時(shí)間、地域的限制， 提高整個(gè)組織的運(yùn)營(yíng)效率， 同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為 OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個(gè)階段 OA的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能。

　　發(fā)展階段： OA應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)， 逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)， 成為組織運(yùn)營(yíng)信息化的一個(gè)重要組織部分。

　　晉升階段：移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展， 越來越多的應(yīng)用都轉(zhuǎn)移到移動(dòng)智能終端中，人們也漸漸習(xí)慣在智能終端上工作， 企業(yè)迫切需要一套隨時(shí)、 隨地隨手使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使得企業(yè)的管理員、 業(yè)務(wù)人員不管置身何地， 都可以隨心隨意地協(xié)同辦公。于是移動(dòng) OA出現(xiàn)也成為了必然，成為 OA應(yīng)用軟件的發(fā)展的方向。

　　二 、發(fā)展現(xiàn)狀

　　辦公自動(dòng)化的發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)不是簡(jiǎn)單地以文檔數(shù)據(jù)為其處理中心的傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化。傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最大特點(diǎn)是，應(yīng)用基于文件系統(tǒng)或 / 和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以文檔數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象， 強(qiáng)調(diào)對(duì)文檔數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。

　　但是，缺乏對(duì)于協(xié)作型工作的處理能力，而辦公過程主要是群組協(xié)作過程，如收發(fā)文、日常報(bào)銷流程等。因此，此種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的 "自動(dòng)化 "程度是有限的。

　　當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將逐步過渡到以知識(shí)管理為核心的新一代辦公自動(dòng)化。 在實(shí)踐中，由于網(wǎng)絡(luò)的便捷帶來的人們對(duì)信息共享的需求， 使得企業(yè)更需要越來越多的外界信息和企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的積累， 并在它們之間不斷地交互與碰撞中使知識(shí)獲得再生和增值。 辦公自動(dòng)化不應(yīng)只是人際辦公的計(jì)算機(jī)化， 而是要融入新的管理方式，要融知識(shí)管理于辦公自動(dòng)化中。通過新系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化為領(lǐng)導(dǎo)層，辦公室，人力資源部門，業(yè)務(wù)部門等提供全新高效的工作模式。事實(shí)上，現(xiàn)在的辦公已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的文檔處理， 不再是單純的行政事務(wù)了。 現(xiàn)代辦公的任務(wù)是提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作效率，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

　　三、發(fā)展趨勢(shì)

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)概括為三化，即：網(wǎng)絡(luò)化、平臺(tái)化和智能化。

　　網(wǎng)絡(luò)化：對(duì)于現(xiàn)代人來說，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為生活、學(xué)習(xí)和工作中不可或缺的一個(gè)部分，隨著網(wǎng)絡(luò)接入技術(shù)的不斷發(fā)展， 與網(wǎng)絡(luò)相連也就越來越簡(jiǎn)單， 很多傳統(tǒng)的行業(yè)也開始依賴于互聯(lián)網(wǎng)， 伴隨著 4G和 CMMB的推出，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代正式來臨。因此， OA系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的銜接是其必走之路。

　　平臺(tái)化：近年來大部分企業(yè)都建立了自己的管理信息系統(tǒng)， 財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和產(chǎn)品銷售管理系統(tǒng)等。 這些系統(tǒng)在提供企業(yè)效率和管理的同時(shí)， 也形成了信息孤島。因此需要 OA系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)來整合整個(gè)系統(tǒng)，協(xié)同這些系統(tǒng)共同運(yùn)作的集成軟件是其發(fā)展的必然趨勢(shì)，未來的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是“擴(kuò)大的 OA”系統(tǒng)，將信息管理系統(tǒng)， 財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、 產(chǎn)品銷售管理系統(tǒng)等存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)納入到 OA系統(tǒng)中，形成一個(gè)界面統(tǒng)一，賬戶統(tǒng)一的協(xié)同 辦公平臺(tái)。

　　智能化：用戶在進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理時(shí)，面對(duì)海量的數(shù)據(jù)往往無從下手， 不知如何處理，這就要求 OA系統(tǒng)中能具有一些基本的智能分析工作，快速的從這些數(shù)據(jù)中挖掘出潛在的知識(shí)信息，為用戶提供決策支持和商業(yè)智能分析。